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働き方改革を成功に導く“Web電話帳”

企業が抱える課題を解決するために、今どの企業も「働き方改革」に取り組もうとしている。そこで重要になってくるのが仕事相手とのコミュニケーションである。Phone Appliが提供する「Web電話帳」は様々なコミュニケーションの連絡先を集約するソリューション製品だ。社内外の連絡先情報の一元管理という、コミュニケーションのポータルを提供することで、仕事の効率・生産性を向上させてくれる。

 企業は様々な課題に直面している。「営業力が足りない」「残業を減らしたい」「商品に魅力がない」「消費者ニーズの変化がつかめない」「生産性を向上させたい」「技術が陳腐化した」「経費が掛かり過ぎる」「為替の変動に影響されやすい」など――。これらの課題は、それぞれの企業にとってすでに解決策が見えていて、目標に向けて企業努力が続けられているはずだ。

 これら企業が抱える課題の中でも、特に「仕事の効率や生産性をもっとアップできないか」という問題意識に関しては、近年「働き方改革」が提唱され、多くの企業で取り組みが始まっている。また、政府の主導もあり、今や経営ブームというより社会的な広がりを見せている。

 働き方改革を進めるには、時と場所を選ばず仕事ができるスマートフォン等の利用と、仕事相手とのコミュニケーションをどのように取るかにかかっている。朝のチームミーティングをビジネスチャットで済ませる。遠隔地の相手とビデオ会議でじっくり話す。もちろん、メールや電話あるいは直接会うといった連絡手段も時と場合によって使い分ける。

 いざ、仕事相手と連絡を取ろうとするとき、どうするだろう。「あの人なら今忙しいからメールにしておこう」「まずはチャットを送っておこう」などと相手に応じて連絡手段を選び、そのコミュニケーションツールに保存されている連絡先から相手を選ぶことになる。例えば、電子メールソフトのアドレス帳、携帯電話の中の電話帳、机の前に貼ってある内線電話一覧。相手によってメールアドレスが分かっているが電話番号が分からなかったり、その逆があったりと、コミュニケーションツールと連絡先の対応が一筋縄で行かないこともある。

 相手の状況を把握、相手の顔を思い浮かべながら、ツールを選び、そのあと連絡先を探すという流れではなく、すべてのコミュニケーションが「連絡先」を起点として進めていけばスムーズにいくのではないだろうか。

 働き方改革の基本に「コミュニケーション」を据えたアプローチで、サービスを提供する企業がある。それがPhone Appliだ。同社はWeb統合電話帳アプリケーション「Web電話帳」を提供しており、Web統合電話帳アプリケーション市場でシェア75.2%を獲得し、国内第1位である(MM総研、2015年12月調べ)。

 同社 代表取締役社長の石原洋介氏は、「企業にとって、スマートフォンやITを駆使して、最適なコミュニケーション環境を整備することが、新しい働き方の提供につながる。使いやすいWeb電話帳はその“ポータル”になる」と語る(図1)。

図1●見やすさ、検索しやすさに徹底的にこだわった「Web電話帳」のPC画面とスマホ画面
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連絡先を一括管理する「Web電話帳」、端末にデータを残さずセキュリティを確保

 Phone Appliが提供する「Web電話帳」は、文字通りWebベースの電話帳アプリケーション。ユーザは連絡を取りたい人を検索し相手を選んで、そこからコミュニケーション手段を起動できる。社内外の電話帳情報がセキュアなWebに集約されていて、利便性を損なわずアクセスできる。Web電話帳は、スマートフォン用のアプリも提供されており、アプリを利用すれば端末上にデータを残さないので、企業にとっては安全に情報を管理でき、従業員にとっては自由な場所で働ける環境を手に入れられる。

 また、インターネットにアクセスさえできればハードウェアを選ばない。パソコン、iPhoneやAndroid、Windows 10 Mobileなどのスマートフォン、IP電話などとマルチデバイスに対応している。

 連絡手段は、各種のユニファイドコミュニケーション(UC)ツールとの連携を実現した。「固定電話」「携帯電話」「メール、カレンダー」「チャット」「Web会議」「ビデオ会議」といった各種のコミュニケーションツールへその場で選択してアクションを起こすことができる(図2)。

図2●Phone Appliが実現するコミュニケーションのハブ機能
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 Web電話帳が人気の理由は、グループウェアとして進化してきたのではなく、あくまで使いやすい電話帳としてこだわりを持って作り込んだ成果である。  Web電話帳では、連絡を取る前に相手の状態を確認できるいわゆるプレゼンス情報も同時に表示する。相手が今、自席で通話中なら、メールやチャットで連絡を取ればいいし、外出中なら内線ではなく携帯電話にかけることを選べる。社内などでは相手の位置情報を確認することも可能なので、近くにいるならばフェースツーフェースで実際に話をしてしまう選択もある。Web電話帳というツールがポータルになり、必要なときに最適な手段でコミュニケーションできるようになる。これだけでも、社内の内線番号表を印刷してデスクに貼り付けている状態から比べると、コミュニケーションの仕方に大きな変化をもたらす。

 

名刺登録が簡単、人物も属性情報から自在に検索

 社外の顧客や取引先の情報も、名刺をOCR処理で読み取り、アップロードすることで一元管理する機能もある。これらは社内で共有することで社内外の適切なコミュニケーションが人と人とのつながりを生み出し、新しいイノベーションを起こす可能性も拡大する(図3)。

図3●名刺登録はアプリ上で写真を撮ったり、スキャンしたりしてOCR処理後登録される
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 さらに、Web電話帳が備えるユニークな機能に「Know Who」がある。これは、社員の属性情報を登録しておくことで、社内にいる専門家を手軽に探し出せる機能だ。「人工知能の専門家に意見を聞きたい」と思ったとき、社内でKnow Whoによる検索をすれば、複数の専門家を探し出すことができる。そのときのプレゼンス情報などから最も連絡が付きやすい専門家を選び、すぐにコミュニケーションにつなげられる。

 石原氏は、「社内コミュニケーションでは、1日に数回は人を探しているのではないか。Web電話帳ならば、知っている人とつながるだけでなく、コミュニケーションを取りたい目的からも連絡相手を探すことができる。こうしてコミュニケーションをサポートするため、Web電話帳は社内で最もアクセス数の多いWebサイトになることも多い」と語る。

 

オンプレ、クラウド、Salesforceなど利用形態に応じて提供方式を用意

 Web電話帳は、利用形態に応じた3つの提供方式がある。1つは、主に大企業の利用を想定し、オンプレミスでシテム導入する「Phone Appli Collaboration Directory(PACD)」。ユーザ企業所有のサーバーなどをプラットフォームとして、電話交換機のPBXとの連携なども含んだコミュニケーション環境を実現できる。同じく大企業で商用クラウドをプラットフォームに利用する場合は、2つ目の提供形態となる「PA CLOUD Enterprise」がある。

 3つ目は、セールスフォース・ドットコムをパートナーとして提供し、Salesforceのプラットフォーム上で利用する連絡先管理アプリ「PhoneAppli」である。Salesforceの導入の有無にかかわらず利用可能だ。

 Web電話帳は、個人所有のスマートフォンを業務に活用するBYODの実現にも役立つ。Web電話帳を介した通話やチャットなどのコミュニケーションは業務利用とし、スマートフォンに情報を残さないセキュアな利用が可能だ。「スマートフォンの会社支給といったコストをかけずに、コミュニケーションの在り方を変えて、変革を始められる」と石原氏は説明する。

 相手の状態を確認し、最も適したコミュニケーションツールを自在に選択できるWeb電話帳。コミュニケーションのポータルとしての機能は、人と人のつながりを促進し、働き方の変革にも影響する。石原氏は「今後は、状態を確認できる機能にIoTを活用していきたい」と構想が広げ、「コラボレーティブIoT」のコンセプトを今年発表した。「コラボレーティブIoT」とは、装着したメガネやヘルメットなど(モノ)から取得したデータから利用者の状況をWeb電話帳に表示することができるソリューション。表示する状態によって、アラートをあげたり、即座にコミュニケーションを取れる。例えば、メガネやヘルメットなどに装着したセンサーが利用者の状況を判断して、業務に集中しているときには、チャットや電話などのリアルタイムコミュニケーションを中止したり、工場作業員の状態をヘルメットのセンサーから検知してコミュニケーションを取ったりというような、新しいコミュニケーションにつなげられる(図4)。

図4●コラボレーティブIoTのコンセプト図
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 Web電話帳の根本は、「人のデータベース」を上手に活用することであり、Phone Appliには多くのノウハウの蓄積がある。「人のデータベース」に蓄積された情報を活用して、最適なコミュニケーションを提供するポータルとしての役割を果たすWeb電話帳は、働き方改革を支えるプラットフォームとして今後一段と効果を発揮することになりそうだ。

お問い合わせ
  • 株式会社Phone Appli

    〒105-0001東京都港区虎ノ門1-1-3 磯村ビル3F

    TEL:03-5488-7001

    URL:http://www.phoneappli.net/