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グループウエアの活用で残業代を96%削減

ディサークル

完全ぺーパーレスを実現
残業代96%削減したグループウエア

石川県金沢市に本店を置く地方銀行の北國銀行は、8年前に働き方改革に取り組み始め、無線LANとグループウエアを活用して完全ペーパーレスを実現。2017年3月には年間の残業代を3~4年前の4%前後にまで削減できる見込みだという。“地方銀行業界のイノベーター”として有名な北國銀行のこの改革を支えたのは、ディサークルの統合ITソリューション「POWER EGG」だった。

働き方改革の推進エンジンは
無線LANとグループウエア

株式会社北國銀行
代表取締役 専務
杖村 修司

 北國銀行の改革前と現在のデスク周りを見比べると、違いは歴然。デスクの上や足元はすっきりとしている。2年前に移転したという本部のデスクには、シンクライアントの小型ノートPCと、携帯IPフォンだけが設置され、紙の書類やファイリングの類いは一切見受けられない。

 「当行は『 なんちゃって』ではなく、本当の完全ペーパーレスを実現しています。行員は常にPCを持ち歩き、会議で使用する紙はゼロです」と、北國銀行の杖村修司氏は断言する。ごみ箱は200人いる1フロアに対して2カ所のみ。シュレッダーは1台も設置されていない。これらの環境は本部だけではなく、国内外にある105店舗の支店でも共通しているという。

 こうしたペーパーレス環境を支えているのが、行内の無線LANとグループウエアである。「私をはじめ本部勤務の行員は、業務の8割がたをグループウエア上で完結しています。当行にとって、なくてはならないツールだといえます」(杖村氏)。

プッシュ配信機能と検索機能が
行員の働き方を劇的に変えた

 8年前、グループウエアの乗り換えを検討し始めた当初は、大手ベンダーばかりをベンチマークしていたという北國銀行だが、4年にわたる比較検討の末、白羽の矢を立てたのは、ディサークルの「POWER EGG」だった。「導入の決め手となったのはプッシュ配信機能でした」と杖村氏は語る。

 そのプッシュ配信を実現しているのが、下図のPOWER EGGポータル画面(気づきのポータル)だ。4分割された画面には、優先度を判断してすぐに行動を起こせるよう、今日すべき仕事の情報、判断・処理すべき案件、見るべき組織からの連絡事項、規程集や提案書など社内共有すべき情報が整理されている。同行では、頭取からパートまでの全行員が、部門や役職、役割ごとに異なる見るべき情報にこのプッシュ型ポータルで“気づき”、見落としや対応忘れを防止することで、生産性の向上につなげている。

「気づきのポータル」の画面例
各人ごとに見るべき情報や処理すべき案件がプッシュ配信される。
[画像のクリックで拡大表示]
ディサークル株式会社
代表取締役社長
西岡 毅

 また、同行で最も活用されている機能はWebDB機能である。従来Excelなどで行っていた属人的な業務から、DBが更新されると自動的にメッセージがポータルにプッシュ配信される仕組みに切り替えたことで、必要な情報をいちいち取りに行かなくても組織でモニタリングできる。

 「例えば契約書をExcelで管理している場合、ファイルを開かないと更新期日を確認できませんが、POWER EGGで契約書DBを作成しておけば、期日前通知により抜け漏れのない管理を行えます」とディサークルの西岡毅氏は説明する。このWebDBは、専門知識がなくても簡単に作成できることがポイントだ。

 さらに、グループウエアやワークフロー、ファイル管理、WebDBなど、POWER EGG上で稼働している複数の機能を1回の検索で横断して全ての情報をサーチできる。「1回の検索でどれくらい欲しいものが出てくるかという精度が高くないと、結局ペーパーレスを実現できません」と、杖村氏は実体験から得た教訓を語る。

 この自由度の高いオールインワン構造であることにより、カスタマイズが不要で、導入期間とコストを削減できるという側面も持っている。

 「3~4年前まで行員約2400人の残業代は年間10億円に上っていましたが、2017年3月には4000万円程度にまで削減できる予定です」と杖村氏。働き方改革によって残業代を約96%削減することで利益を確保し、次の戦略的な投資につなげることができるという。「人口が間違いなく減少していく中で、本来やらなければいけないのは、生産性を上げることです。それ以外に成長を支える方法はありません」と杖村氏は語る。

効果を生むための
サポートとユーザー会

 西岡氏によれば、業務の生産性低下を招く原因は「紙による申請・決裁業務」「Excelによる属人的業務」「メールによる情報洪水」にあるという。「紙をなくし、必要な情報を必要な人にプッシュ配信し、ポータル画面で情報を見える化することで、業務の生産性とスピードは大幅に向上し、働き方を変えることができます。そのイノベーションを起こすためにPOWER EGGを使い倒していただきたい」と西岡氏は語る。

業務生産性低下を招く「3大課題」を解決
POWER EGGにより企業の生産性が大きく向上する
[画像のクリックで拡大表示]

 また、さらに高い効果を生み出すために、ディサークルではパートナーSEによる確実に効果を出すためのサポートに加え、ユーザー会を組織している。顧客の意見を聞きながら継続的に機能強化していくのが狙いだ。

 「良い製品を作るのは当たり前のことですが、進化させた製品を使いこなしていただき、お客様の競争力や企業価値の向上という効果を創出することが、我々のゴールなのです」と西岡氏。迅速かつ正確に業務を遂行するために、ITツールによって属人性を排するのは当然のことだ。しかしそこに、ユーザー企業と対話し続けるメーカーの、ひいては人の想いがなければ、優れたITツールとはいえないだろう。

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