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「仕組み化」で生産性向上&働き方改革を!

急速に変化する市場環境に対応したビジネス競争力を獲得するため、また今や社会的要請ともなっている働き方改革を実践していくうえにおいても、業務の生産性向上が重要となる。こうした中、多くの企業において取り組みが進んでいるのが「仕組み化」だ。そこでは、社内の現状をしっかりと把握し、仕組み化に適した業務であるか否かを見極めたうえで取り組みを進めていくことが肝要である。

スタディスト 取締役COO
営業部 部長
庄司啓太郎 氏

 今日では、ビジネス競争力の強化や働き方改革のため、業務の生産性向上に取り組む企業が増えている。そのために有効なのは、人と機械のベストミックスである「半自動化」であると庄司啓太郎氏は分析する。

 そのうえで庄司氏は、「『仕組み化』を進めるプロセスは、まず業務の棚卸しによる『見える化』を行い、『標準化』『マニュアル化』を進めて、システムでまかなえるところはシステムに任せるという『ツール化』を行います。このとき重要なのは、どの業務を仕組み化していくかということです」と指摘する。

「王道はあるが近道はない」が
「仕組み化」の実践における要諦

 企業内に存在するあらゆる業務は、三つに大別できる。すなわち、高度な判断が必要とされるAタイプ(感覚型)、手続きに従えば、誰もが同じ結果を導き出せるCタイプ(単純型)。そして両者の中間である、パターンから選択するBタイプ(選択型)である。これを分類することで「見える化」を行う。「不確実性の高いAタイプは仕組み化が難しく、BタイプやCタイプは仕組み化が容易で、効果も得やすい」と庄司氏は述べる。

 次に「標準化」「マニュアル化」と進めるが、軽視されがちなのがマニュアル化である。「口頭による情報伝達は、いわゆる『伝言ゲーム』の状態に陥ることがあります。これに対し、情報を明文化して再現性が担保できる『マニュアル化』は有効です」(庄司氏)。

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 スタディストが提供する「Teachme Biz」は、スマートフォンだけでマニュアルが作成できるツールだ。具体的には、①画像や動画を選択、②動画や画像の上に強調や注意喚起のための矢印や文言などの「マーク」を付与、③説明文を記述、④公開という4ステップでマニュアルが完成する。この簡便さが評価され、金融業、製造業、流通業、サービス業、そして医業といった幅広い業種において約1600社に採用されている。

 おしまいに庄司氏は「生産性向上の観点からは、時間、場所、人にかかわる業務上の制約をいかに取り払うかが重要です。場所や時間の制約は、モバイルデバイスやクラウドの活用により、すでに解消されてきていますが、最後に残った『人』にかかわる制約を取り払うためには、Teachme Bizのようなツールも活用しながら、仕組み化を推進することが肝要です」と述べ、講演を終えた。

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