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間接業務の効率化で従業員の実力を最大化する

管理会計に取り組み、“経営の前を走る経理部”へ

ほぼすべての従業員が関わる業務には、経費精算や各種申請業務がある。これらは、各従業員にとっては、やらなければならない業務ではあるものの、本来の業務ではないため、ついつい後回しになりがちだ。

例えば経費精算。かなり多くの人が、月末にまとめて手帳のスケジュールなどを見て1カ月の活動を思い出しながら行っているのではないか。また、取っておいたはずの領収書が見つからず、何時間も捜し続ける羽目になるなど、毎月経費精算申請だけで数時間かかるケースもあるかもしれない。特に有能でアクティブな社員ほど、その作業に拘束されることになりがちで、会社としての損失も大きい。もちろん、本人にとってもストレスだろう。

また、コンプライアンスが重視される昨今、残業にも申請承認プロセスは欠かせない。しかし、その規定があっても紙の申請だったり、社に戻ってから会社のPCでしか申請できないようだと、面倒なためつい後回しになって後日の申請になってしまうことも。きちんとした承認プロセスを経ない残業を全社で続けていると、何かトラブルが起きたとき、会社の信用にかかわる問題に発展する可能性も残る。

各従業員の経費を集計して処理する経理部門も、提出される情報がアナログだと、再入力やミス防止のための厳格なチェック、記入ミスによる差し戻しなど、時間と手間ばかりかかってしまう。また、提出が月末に集中するため、それでなくても忙しい月末の作業量がますます増大する。これらに時間がかかりすぎると、経営から求められるデータの作成といった、競争力強化に欠かせない業務がおろそかになったり、両方をこなすためにワークライフバランスが崩れることにもなりかねない。働き方改革が急務となる今、このような働き方を続けていると、新しい有能な戦力を獲得できなくなるといった弊害も起こり得る。

従業員がこのような間接業務に煩わされることなく、本来業務に注力するためには、どうすればいいのだろうか。

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