働き方革命を実現し、経理部門も戦略部門に変われ! IT活用で約80%もの業務工数を削減

厳しい経営環境で成長し続けるためには「働き方改革」は欠かせない

少子高齢化社会に移行し、今後、日本の労働人口は減少の一途をたどると見込まれている。厳しい社会情勢の中で成長企業として輝き続けるためには、「働き方改革」は避けて通れない。喫緊の課題とされている長時間労働の是正なども、もちろんその一つだ。企業のどの部門においても業務の効率化を進め、その分の時間をよりコア業務に注力する「選択と集中」が必要とされる。

中でも経理部門は、国が「e-文書法」や「電子帳簿保存法」で文書の電子化を推進するなど、ITを駆使した働き方改革の実現が期待されている。ビジネスパーソン1000人を対象とした「仕事の効率に関する調査」(クラビス)によれば、
「会社の業務のうち、『面倒』だと思うものは?」
という質問への回答の1位・2位を占めたのが、
「経費精算」51.8%
「購買・出張申請書など」35.2%

と、経費精算業務に関するものだった。

また、「経理担当者が大変だと感じていること」が「ミスが許されない」ことだということも判明した。

図版

経理部もそれ以外の従業員も、経費精算が大きな負担になっていることがわかる。

この調査から見えてくるのは、人の手で行うとすると「効率的でない定型業務は心理的負担が大きい」「完全にミスを防ぐことは難しい」という問題点だ。裏を返せば、これらは「人が行う作業」を省けば解消される問題である。つまり、「ITによる自動化で簡単・正確に行うことができる」のだ。

しかし、こと経理部門においては旧態依然としたアナログなシステムのまま、改善策に一歩踏み出せない企業も多いようだ。そこで、ここではIT化を活用した経理業務の効率化について考えたい。

IT活用でムダを省き経理部門の効率化に成功

業務の効率化に向けたITの活用には、主に次の3種類の取り組み方がある。

1.定型業務を自動化

経費精算などの定型業務の自動化で、簡単かつ正確に処理することができるようになり、業務効率化を実現する。

2.業務プロセスの見直し

電子帳簿保存法の要件緩和などをうまく利用し、ペーパーレス化を推し進めるなど、現在の業務を見直すことで効率化を図る。

3.労働環境の改善

業務にあたる時間や場所の自由度をあげることで、業務効率化を図る。

ITを活用した業務効率化により、以下のようなさまざまな効果が期待できる。

・コア業務に注力できることによる生産性向上
・従業員のワークライフバランス向上
・優秀な人材の確保
・企業全体のイメージアップ
・オフィスの省スペース化
・災害対策 等

経理業務の中でも、とりわけ定型業務の割合が大きな経費精算業務。これをIT化するとどのような効果があるのだろうか。下の図を見てほしい。ある経費精算システムを導入した企業では、約80%もの業務工数の削減に成功した。

楽楽精算導入による業務工数削減の例

企業の規模や従業員数の多少にかかわらず、経理業務が効率化されたことがわかる。

特に、経理業務の集中しがちな経理部の工数を大きく減らせたことで、経営企画にかかわる、よりコアな業務に注力できるようになったという。

いったい、どんなシステムを導入したのだろうか?

いまだ7割の企業が見逃しているといわれる業務の効率化のカギとは…?

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