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出張経費削減と利用者の利便性向上を実現

楽天トラベルは、国内登録施設が約29,000件※1という国内最大級のオンライン旅行予約サービスである。そのうち24,000件※1が会社請求対応施設であり、法人向けサービスも充実している。そのなかで法人向けに出張予約・管理サービスを提供するRaccoは、現在導入企業数が約10,600社※2。ユーザー企業が急増している。

Raccoは予約データを一括で確認でき、CSV形式でダウンロードできるので、出張の可視化が可能。法人会員限定のおトクなシークレットプランも用意されており、コスト削減にも役立つ。さらに、企業の出張規程にあわせて、条件に適合しないプランに警告を表示したり、プランそのものを表示させないといったこともできる。たとえば、エリアや役職ごとの宿泊料金に上限を設けて、上限以上の金額のプランは表示させないといった使い方だ。

楽天トラベル同様、導入費用がかからず、利用料も不要。会社一括請求のTypeAと、個人精算のTypeBがあり、前者は社員への精算にかかる間接コストの削減が可能になり、後者はワークフローを変更せず導入できるというメリットがある。

MHPSで2016年4月から全社員が利用を開始した新たな出張旅費精算システムでは、交通機関やホテルの手配が必要な場合、出張伺出からHTBが提供するチケット受発注システム(HTBオンライン)へアクセスするが、HTBオンラインにはRaccoへのリンクが搭載されており、そこからホテル予約ができるしくみだ。木村氏は、「予約から精算まで一気通貫でできるので、非常に便利です。本人の立て替えが不要で、ホテルのチェックイン・アウトの際、支払のやりとりが発生しないので、スピーディーに出発できるのも利用者に好評です。また、出張後の精算時に領収書の提出等、面倒な作業をする必要もありません」と高く評価している。使い勝手に関しても、利用開始からほとんど問い合わせはなく、問題なく使えているようだという。

※1 2017年6月現在
※2 システム経由の契約企業を含む

会社にとってもメリットは大きい。MHPSは、旅費精算の事務処理を外部業者に委託しているが、旅費精算システム上の申請内容と提出された領収書との照合処理に目に見えるコストがかかっている。「Raccoを使えば、その分のコストが削減できます。また、最近は、クオカード等の金券付宿泊プランなどもありますが、不適正な旅費精算処理に繋がるリスクがあるので、金券付プランは選択肢として出さないという指定ができるのも助かります」(木村氏)。

MHPSは、新たな出張旅費精算システムの稼働前に、各拠点で従業員説明会を開催してRaccoの使い方や利用メリットの説明、社内ポータルサイトへのマニュアル公開を行い利用に向けた案内を行ったが、Raccoでのホテル予約を強制まではしていない。「Raccoは非常に便利で本人・会社双方にメリットがあるので、社内PRを行い、更なる利用率の向上を目指します」と木村氏。

最後に木村氏は、「利用データの集計により、社員の利用ホテルが可視化されました。利用実績が高い特定のホテルを法人限定プランに組み込み、より安価に利用できるようにするなど、Raccoをさらにうまく活用して、社員の利便性を高めるとともに、コスト削減にもつなげていきたいと思います」と期待を語った。

資料ダウンロードはこちら

楽天トラベル Racco
https://travel.rakuten.co.jp/corporation/

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