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煩雑な経費精算業務を大幅に効率化

 柿沼 勇歩 氏
株式会社Donuts
ソリューション事業部  ジョブカンWF/経費精算グループ グループリーダー
柿沼 勇歩 氏

 日々のオフィス業務の中でも、企業が意外に手間を要しているのが、交通費や消耗品などの購入費、交際費といった経費の精算にかかわる作業だ。毎日行われている、従業員各人による申請書の作成から、上長による承認、さらには経理担当者による精算処理までを積算すれば、企業は実に膨大な工数を経費精算業務に費やしており、仮にどこかで入力ミスや計算ミスなどが発生すれば、その工数はさらにふくらんでいくことになる。

交通費精算などを劇的なシンプルさで済ませる

 このような経費精算業務にかかわる課題を解消するのが、Donutsがその提供するクラウド型業務支援サービス「ジョブカン」シリーズにラインナップする「ジョブカン経費精算」である。Donutsの柿沼勇歩氏によると、ジョブカン経費精算の特長は「誰もが直感的に利用できる簡単・シンプルなユーザーインタフェース」と「経費精算業務に求められる豊富な機能」(図1)。「2つの特長が支持されて、大企業から中小企業に至る幅広いお客様に採用いただいています」(柿沼氏)と語る。

図1●ジョブカン経費精算の設定一覧画面。経費精算に関する様々な機能がある。
図1●ジョブカン経費精算の設定一覧画面。経費精算に関する様々な機能がある。
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 なかでも、現場従業員による申請からマネジメント層による承認、さらには経理業務に至るトータルなプロセスの自動化を支援している点が、最大の特長となっている。まず、交通費精算の申請に際しては、Suicaなど交通系ICカードの乗車履歴情報を読み込んで利用したり、「乗換案内」のサービスと連携して運賃の算出を行ったりといったことが可能。スムーズな申請作業とミスの防止をあわせて支援している(図2)。また、申請・承認については、ワークフロー機能が用意されており、効率的で確実なプロセスの実践を支援。さらに経理業務についても、申請情報から仕訳情報を作成したり、オンラインバンキング用の振込データを作成したりなど、生産性向上に寄与する仕組みが装備されている。

図2●交通費精算では、交通系ICカードを読み取り専用機にかざせば、利用履歴がパソコンに取り込まれて、交通費明細に追加できる。
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経費精算にかかる時間を約1/10に短縮

 「自社の事例ですが、これまで経理部門で発生していた経費精算業務が、ジョブカン経費精算の活用により約1/10に短縮されています。もちろん、経理業務だけでなく、日々の申請や承認にかかわる工数も勘案すれば、その効果はさらに膨大なものとなります」と柿沼氏は語る。

 一方でジョブカン経費精算では、ユーザーの最新のニーズを満たすために、日々、新機能をリリースするなど、常に進化を遂げている点も注目される。これに関し提供元のDonutsでは、営業やサポートといった顧客接点にある担当者が、ユーザーの生の声を速やかにツールの開発部隊へとフィードバックしていけるような体制も整えている。

 「ジョブカン経費精算では、30日間無償でご利用いただけるトライアルサービスもご用意しています。ぜひ、ジョブカン経費精算のもたらすメリットを実際に体験いただければと思います」と柿沼氏は強調する。

お問い合わせ
  • 株式会社Donuts

    ジョブカン経費精算お問い合わせ窓口

    TEL:03-6300-5166

    URL:http://ex.jobcan.ne.jp/

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