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ワークフロー管理で意志決定スピードを加速

柿沼 勇歩氏
株式会社Donuts
ソリューション事業部  ジョブカンWF/経費精算グループ グループリーダー
柿沼 勇歩 氏

 稟議や住所変更など各種人事情報の届出、経費精算、報告書の提出に至るまで、オフィスにおける業務の実践には様々な申請・承認プロセスが介在する。一般にこうしたプロセスは紙ベースで実施されていることが多く、それについては様々な非効率性やミス発生のリスクなどの課題が指摘されてきた。

 そこで今日では、そうした申請・承認にかかわる業務の一連の流れを定義、可視化し、その効率的な実行や適正な管理を支援するワークフローシステムと呼ばれるツールが登場してきている。なかでも、Donutsの提供するクラウド型業務支援サービス「ジョブカン」シリーズにラインナップされる「ジョブカンワークフロー」は、いま企業の間で大きな注目を集めている(図1)。

図1●ジョブカンワークフローの設定一覧画面
図1●ジョブカンワークフローの設定一覧画面
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使い勝手にこだわり、ユーザー規模のかかわらず利用できる

 「2016年2月のリリース以来、すでに従業員1000人以上の企業から、10名以下の企業まで、その規模を問わず幅広いお客様に採用いただいています」とDonutsの柿沼勇歩氏は紹介する。

 同サービスがユーザーからとりわけ高く評価されているのが、使いやすさにこだわった、かんたん・シンプルなユーザーインタフェースを備えていること。申請者、承認者ともに、特にマニュアルを参照することなく直感的に使いこなすことができる。また、申請書ごとに申請経路や承認状況をわかりやすく可視化できるほか、PCはもちろん、スマートフォンを使って、外出先などどこからでも手軽に申請・承認が行えることも大きな特徴となっている。

申請・承認が3分の1に短縮された

 「さらにお客様のニーズに応じた、まさに“かゆいところに手の届く”豊富な機能を提供していることも、ジョブカンワークフローがお客様から支持される理由の1つです」と柿沼氏。例えば、ワークフローの中で申請者、承認者がチャットなどによって必要なコミュニケーションを行うことが可能となっている。また管理者の視点では、G Suite(旧Google Apps)に格納されているユーザーやグループにかかわる定義情報を、ジョブカンワークフローで利用することもできる。

 こうした使いやすさ、機能性、管理性などを評価して、ワークフローシステムを未導入だった企業が採用するケースはもちろん、他のワークフロー製品・サービスからジョブカンワークフローに切り替えるユーザーも多いという。

図2●物品購入稟議書の入力画面の例
図2●物品購入稟議書の入力画面の例
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 「ワークフローシステムを用いた申請・承認プロセスの効率化は、自社比較ですが、約3分の1に短縮できました。この効率化は、企業における意志決定のスピード化に貢献するものであり、ひいてはビジネス環境の変化にも俊敏に対応していくための企業体質を実現するカギともなります。ジョブカンワークフローにぜひご注目いただければと思います」と柿沼氏は語る(図3)。

図3●紙の申請書に比べて、約1/3に時間が短縮できる
図3●紙の申請書に比べて、約1/3に時間が短縮できる
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お問い合わせ
  • 株式会社Donuts

    ジョブカンワークフローお問い合わせ窓口

    TEL:03-6300-5166

    URL:http://wf.jobcan.ne.jp/

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