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Windowsで実現する「働き方改革」

■日本マイクロソフト
Windows 10とOfficeで実現する!
一人ひとりに合った「働き方改革」

日本マイクロソフト
OEM統括本部
Windowsデバイス セールスエグゼクティブ
後藤 昌宏氏

 日本企業は今、深刻な労働問題を抱えている。

 人口が増加し続ける「人口ボーナス期」から、減少し続ける「人口オーナス期」へと転じ、生産年齢人口、特に若者の減少が顕著になってくる。働き手が減った分を、生産性向上で補わなければならないが、日本企業の労働生産性は海外の先進国と比較して低いのが現状だ。

 しかし、そうした状況下でも、企業には既存事業の拡大、新規分野への参入、人材の確保・育成といった経営課題が容赦なく突きつけられる。人材の採用はますます困難になり、長時間労働の是正、女性の積極活用と雇用環境の改善も迫られている。もはや気合いと根性だけで好業績を支えられる時代ではない。

 政府が掲げる「一億総活躍」の旗のもと、多様な人材がそれぞれに合った働き方ができる環境を整備すべき時期が到来した。そこで注目されるのは、人手に頼らず生産性を向上できるITの活用だ。

最初に取組んだのは「3Fから3Aへ」の意識改革

 最先端のITを提供する立場にある日本マイクロソフトは、2009年ころから「3Fから3Aへ」をスローガンに掲げ、働き方改革に取り組んできた。3Fとは、「決められた時間(Fixed Time)、決められた場所(Fixed Place)、決められたデバイス(Fixed Device)」のこと。一方3Aとは、「いつでも(Anytime)、どこでも(Anywhere)、どんなデバイスでも(Any Device)」のことを指す。

 同社の改革を通じて得た経験から、「働き方改革の成功要因は5つあります」と後藤氏は語る。すなわち、「経営者ぐるみで改革に当たる経営ビジョン」「改革に取り組む社員の意識」「実際に働き方を変えられ職場環境」「新しい働き方に適合した人事や総務の制度」、そして「ITの活用」である。

 注目したいのは、ITベンダーの代表ともいえる日本マイクロソフトが「ITの活用は働き方改革で取り組むべき要素のうちの一部」(後藤氏)としている点だ。

「コミュニケーションを改善したら、生産性が上がるのでは?」と、大胆に考え方を変えてみよう
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 外から見れば、日本マイクロソフトの社員はIT専門家集団の一員なのだから、ITを活用した働き方改革には意欲的だったはずと思いがちだ。しかし実際には、「3Fから3Aへ」を実現するため、社員の意識改革から始め、2013年ころまでは「テレワークの日」と呼ぶ在宅勤務の日を設定して取り組みを徹底したという。そして、社内の意識改革が軌道に乗って後、2014年から同社の取り組みに賛同する企業を募り、一緒に改革に取り組んだという。当初32社だった賛同企業は徐々に増え、“働き方改革の輪”は2015年には651社、2016年には833社にまで広がっている。

Windows 10とOffice 365でこんなことができる

 ITを活用して業務を改革するには、目的に合ったITシステムを新たに導入しなければならないのでは? そう考える人が多いかもしれない。しかし、「Windows 10やOffice 365を上手に活用するだけで、十分に効果的な働き方改革を進めることができます」と後藤氏は言う。

 効果的なIT活用を考えるための視点とはこうだ。例えば、社内や社外とのコミュニケーションの手段を改善するだけで生産性は大幅に向上する。コミュニケーションの手段は電話、メール、チャットなど様々だが、ちょっとした尋ねごとをするために重要な仕事をしている人を電話で呼び出したりしていないだろうか。これは電話する本人だけではなく、相手にも非効率を振りまく行為だといえる。

 日本マイクロソフトでは、こうした尋ねごとは「Skype for Business」のチャットメッセージを使うよう徹底している。遠くにいる人と密に相談する場合には、ウェブ会議が簡単にできる環境も整えている。それぞれのコミュニケーション手段には適性があり、適切な方法を選んで使い分ければ生産性は大幅に向上する。

 また、「Windows 10世代」になって飛躍的に進化した手段がある。ペンを使った手書きのコミュニケーションだ。筆圧感知の精度が向上し、格段に書きやすくなった。デジタル機器全盛の現在でも、9割以上の人はペンで紙にメモを取るといい、ペンは仕事をする上で重要なツールであり続けている。しかし、膨大なメモのなかから必要なものを探し出して活用している人は28%に過ぎず、77%の人は紙のメモをパソコンで打ち直している。まさに非効率の極みといえる。

ペン書きの性能が向上、スマホ使い会社の環境も実現

 Officeファミリーのノートアプリケーション「OneNote」を使えば、ペンで書いた文字にタイムスタンプを残せる。手書きの文字のまま検索も可能だ。しかも、書いた場所の移動や文字の大きさの変更も自由自在。書き込む領域に制限がないため、ホワイトボードのように途中で記録したり、消したりといった無駄な作業が発生することもなく、書き込んだすべての文字や図がそのまま残る。

「OneNote」を使えば、地図上に写真を張り付け、ペンでルートや行き先を簡単に書き込める
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 「PowerPoint」では、ペンを使って、プレゼンテーションのドラフトを書き、それをチームで共有して、短時間で完成度の高いプレゼンに仕上げることも可能だ。

 さらに、「Windows 10 Mobile」のコンティニュアム(Continuum)でスマートフォンをディスプレイやテレビにつなげれば、スマホをあたかもPCのように使うことができる。訪問先でPowerPointからプレゼンができるなど、会社の外でも会社と同じ環境を実現できるメリットは大きい。


「Windows 10 Mobile」の機能をビデオで紹介

 まずは、手元のツールをフル活用して、働き方改革に着手してみてはどうだろうか。ITの活用以外の取り組むべき項目が見えてくると同時に、それぞれの業務に適したツールの姿が見えてくるに違いない。

お問い合わせ
  • 日本マイクロソフト株式会社

    コンシューマー&パートナーグループ OEM統括本部

    〒108-0075 東京都港区港南2-16-3

    URL:http://www.microsoft.com/ja-jp/