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デジタル化によるワークスタイル変革 ~未来の働き方が実現する世界 ~

 「働き方改革の波により、在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィスなど、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方が進む一方で、PCやスマートフォンといった、仕事で使うデバイスも多様化している。異なった環境やデバイスで人々が仕事をするようになり、企業の資産である業務データやコンテンツを従業員がいつでもどこでも活用できるようにすることで、仕事の生産効率を上げたいとい考える企業のニーズが年々高まっている。そのツールとして注目されているのが、安全なファイル共有とビジネスコラボレーションを実現するクラウド・コンテンツ・マネジメントのためのサービス「Box」だ。

 Boxでは、クラウド上でフォルダやファイルが一元管理され、場所やデバイスを問わず、複数のユーザーがリアルタイムで文書を共有し、管理することができる。容量無制限で、企業内の様々なデータをクラウド上に置いて、自宅や出張先など、どこからでも利用できる。「多様な働き方を実現するために必要なことが、Boxで実現できる。クラウドこそ、働き方改革を推進する強力なツールになる」と登壇したBox Japan代表取締役社長の古市克典氏は力説した。

人それぞれに合った働き方を「Box」が実現する

 では、Boxを利用すると、どのような働き方が実現できるのだろうか。1つ目は、「モバイル機器をフル活用した柔軟な働き方」だ。Boxは、多様なモバイル機器に対応し、デバイスや場所を問わず、Box上に格納されているファイルを簡単に操作でき、関係者と共有できる。

BoxJapan
代表取締役社長
古市克典 氏

 “どこでもオフィス化”が実現できることで、屋外など、現場での業務効率化にも一役買っている。「建設や製造の作業現場で利用されており、様々なアプリケーションで作成されたドキュメントやマニュアルなどのデータも、Box に保管することで、タブレットやスマートフォンといったあらゆるデバイスから現場で簡単に確認できて作業が進む。そのため、大量のドキュメントなどを印刷して持ち歩くことがなくなったという話もよく聞く。」(古市氏)。

 2つ目の特徴は、「グローバル事業展開」だ。多くの企業がグローバル展開を進める中、悩ましいのが、海外の現地法人で管理されているファイルについて、送受信に時間がかかるなど、うまく共有できないことだ。例えば、製品カタログなどのファイルを外部と共有する場合、Boxにアクセスするためのリンクを送れば、動画や画像が入った大容量のカタログでも、ダウンロードすることなくクラウド上で簡単に見ることができる。ファイルそのものをメール添付で送るより時間やコストが抑えられ、共有する相手先の範囲や開示期間といったセキュリティの設定も可能だ。また、契約書など機密性の高い書類は、ダウンロードはさせずに閲覧のみに設定したり、リンクにパスワードをかけることもできる。また、国内外に多くの拠点を持つ企業が、自社サーバだけで全ての共有ファイルの容量を確保するのは厳しいが「容量無制限のBoxを使えばそれが可能になる」(古市氏)。

 3つ目は「動画や画像による迅速な情報共有」だ。業務のなかで動画や画像を扱うケースも増えている。「Box Capture」というアプリケーションを使えば、スマートフォンなどモバイル端末で撮影した写真やビデオをBoxの指定フォルダに直接保存でき、社内の関係部署がクラウド上で迅速にチェックして指示を出すことができる。もちろん、撮影に用いた端末にはデータは残らない。現在、多くの企業が積極的に利用しており、日本では大手鉄道会社などが日々の点検や作業報告などに使っているそうだ。

 そして4つ目の特徴は、「API(Application Programming Interface)連携(外部アプリケーションが持つ機能の共有システム)による業務プロセスの迅速化」だ。BoxはOffice 365をはじめ、100以上のアプリケーションと連携している。例えば、電子書類に署名する際も、「AdobeSign」や「DocuSign」「CloudSign」など、複数のアプリケーションから選ぶことができる。豊富なAPI連携によって、業務システムや、文書管理といった情報共有基盤、セキュリティやネットワークも自由に選べて「システムの“いいとこ取り”が実現できる」(古市氏)。

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柔軟に働くために、セキュリティ対策が必須に

 次に古市氏が指摘したのは、働き方改革において、クラウドはなくてはならない存在であるが、一方で、情報漏洩などのセキュリティについて心配する声も未だにあることだ。個人がよく利用している無料のクラウドサービスはセキュリティが不安な面があり、その印象から、クラウド上に重要なデータを保存することを心配する日本の企業は多いという。これに対し、Boxは、法人利用に特化したクラウドサービスとして以下の「セキュリティの三大脅威」への対応を強化している。

 セキュリティの三大脅威とは、「公開サーバへの攻撃」「ランサムウエア」「標準型攻撃」だ。公開サーバへの攻撃の難点は、攻撃され被害を受けていることに気付けないことで、攻撃を受けた約半数の企業が外部からの指摘で分かったいう調査結果があるという。Box では、データはすべて暗号化され、「A氏は閲覧・編集・加工はOK」「B氏はダウンロードOK」などと、「多段階のアクセス制御」を設定することができる。誰がいつアクセスしたかといった「常時ログを監視」していることも防御につながる。

 近年急増している「ランサムウエア」は、ファイルを一気に暗号化するなどして利用できなくなってしまう被害だ。Boxは、保存ファイルの変更履歴を保持しているので、暗号化されても更新前のファイルを取り出し、すぐに復旧できるという。

 そして最後の「標準型攻撃には、現在では企業の4社に1社が悩まされているそうだ。Boxはメールでファイルをやりとりする必要がなく、基本的にパソコンやタブレットにデータを残さないので、ウイルスに感染することもない。シンクライアント化(クライアント端末での処理を最小限にすること)によって、情報漏洩のリスクも減る。

 「2012年のデータによると、米国企業の約7割がクラウドを利用し、今はもっと伸びている。一方で、日本企業ではクラウドの利用率はまだ50%に満たない。しかし、働き方改革が叫ばれるようになったことから、IT業界以外の企業もクラウドに舵を切る傾向にある。人工知能やシェアリングエコノミー、自動運転、自動翻訳といったこれらのイノベーションの基盤となるのがクラウドだ。そのクラウドをどう使いこなして業務に活かすかが、グローバル経済の中で生き残るカギになる」という提言で、古市氏は講演を締めくくった。

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