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新発想のコラボレーション環境が新たな働き方を提案

Dropbox Japan

新発想のコラボレーション環境が
企業に新たな働き方を提案

オンラインストレージサービスとして世界中のユーザーに受け入れられてきた「Dropbox」。今日では、ビジネスユースの世界においても、企業内、チームメンバー内の情報共有を支えるツールとして広く採用が進んでいる。特に、提供元であるDropbox自身が自社内での最適なコラボレーション環境構築の一環として育んできた「Dropbox Paper」は、全く新しいチーム協働のスタイルを提案するツールとして大きな注目を集めている。

30万社の企業に採用される
情報共有ソリューション
上原 正太郎 氏
Dropbox Japan株式会社
ジャパンマーケティングリード
上原 正太郎

 「働き方改革」の推進に向けた国を挙げての取り組みが進む中、各企業においても様々な施策が展開されてきている。そうした取り組みを支えるソリューションとして企業の間で活用が加速しているのが、クラウド型のオンラインストレージサービスとして知られる「Dropbox」である。

 もともとDropboxはコンシューマー向けのサービスとしてスタートし、広くユーザーに受け入れられてきた。WindowsやMacといったOS、あるいはPCやスマートフォン、タブレットといったデバイスを問わず、高度な操作性、機能性を提供する同サービスは、ビジネスユースの世界でも高く評価されている。企業ユース版である「Dropbox Business」は、企業のコラボレーションやコミュニケーションを担うツールとして世界中の企業に広く受け入れられている。

 「全世界のDropboxユーザーは、既に5億人を数え、30万社の企業において利用されています。そうした中でDropbox Businessは、単なるファイルの共有、同期のためのツールから『チームの同期』を支えるソリューションへと進化。企業の『革新的な働き方をデザインし、創造的なエネルギーの解放』に貢献することをコンセプトに、さらなるサービスの拡充が進められています」とDropbox Japanの上原正太郎氏は語る。

 また、Dropbox Businessでは企業が必須要件とする強固なセキュリティと、さらなる生産性向上のための機能(チームフォルダ、スマートシンクなど)を搭載。外部の協力会社とは時には無償版ユーザーとして、共同作業をシームレスに取り込めることも強みの1つだ。

Dropbox Businessは企業の抱える課題を解決
チームの同期を支える様々な機能を備える
Dropbox Businessは企業の抱える課題を解決
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従業員が備えるべき特性を
醸成するための環境構築を推進

 日本では労働力不足が顕著であり、一人ひとりがこなすべき仕事の量はますます増大している。業務の効率化が思うように図れない中で、従業員の多くは恒常的な疲労感や孤独感にさいなまれ、おのずと生産性も落ちてしまうという状況がある。「従業員同士が有機的に結びつき、個々人のひらめきや期待感を喚起して、集中力を持って業務に臨める環境をいかに構築していくか。それが企業にとっての重要なテーマとなっています」と上原氏は指摘する。

 オンラインストレージサービスを提供するベンダーであるDropbox自身、こうした課題に対する取り組みを推進してきた。そこでは、「Dropboxy」と呼ばれる同社ならではの価値を各従業員(「Dropboxer」)が体現していくために具備すべき5つの特性を明示している。すなわち、信頼に値する「誠実さ」、細部にこだわる「思慮深さ」、非個人主義的な「謙虚さ」、常に高みを目指す「大胆さ」、そして人間味にあふれる「情熱」がそれである。

 つまり、こうした特性を各従業員が備え、醸成することで、各従業員が創造性を発揮しながら互いにコラボレーションし、新たなサービスをデザインしていく。そうしたことを目指して、Dropboxではオフィス環境づくりや文化の構築を進めてきた。

 例えばオフィス環境について言えば、三方の壁面にホワイトボードをしつらえたオープンスペースでは様々なミーティングを同時に実施可能。あるミーティングで話題に上ったテーマについて知見を持っている担当者が、オープンスペース内の別のミーティングに入っていれば、気軽に声をかけて意見を聞くといったこともできる。

 さらに従業員が企画書や提案書の作成など1人で集中して作業をしたいときに利用できるソファを置いた部屋や静寂なライブラリーといった施設も用意。「ランチを取りながらメンバー同士でコラボレーションできるカフェテリアには、一流のシェフを招いて、提供するメニューも非常に充実したものとなっています」と上原氏は紹介する。

 一方、社内文化の面では、「Be Scrappy, Fast Fail」が同社の合言葉となっている。要するに、完璧を期して入念に準備を行うのではなく、スモールスタートでいいから、まずは着手してみる。そして、そこで得られた成功体験をいち早く全社で共有し、仮に失敗したケースでもその経験に学び、その体験をも社内で共有していこうというわけだ。

 上原氏は「働き方改革に本気になるなら、企業文化の定義や醸成は必須です」と指摘する。

時間を費やすべき作業に
集中できる仕組みを提供

 Dropboxのこうした各人の創造性の発現を念頭に構築されたコラボレーション環境の中で、同社自身が活用するツールとして育んできたのが、現在既に多くのDropboxユーザーが活用している「Dropbox Paper」である。「Dropbox Paperは、チーム内でのアイデアの立案から実行に至る一連の作業をその上で行えるようにする、新しいドキュメントのスタイルを提案するものです」と上原氏は説明する。

 具体的には、画面上に表示される、細かなメニューやボタンなどを排した全くフラットな“ペーパー”の上に、利用者が様々な書き込みを行ったり、各種文書ファイルや画像、動画ファイル、URLなどを直感的な操作によって張り付けていくことで、メンバー間のコミュニケーション、コラボレーションが図れるようになっている。

 「ユーザーがチームで情報共有するために資料の編集や整形を行ったりするいわば“仕事のための仕事”を徹底的に排除し、本来時間を費やすべき企画などの作業に集中できるような仕組みを実現します。さらに、プロジェクトの情報が1カ所に集約される環境を提供します」と上原氏はそのコンセプトを説明する。Dropbox Paperは、Dropboxユーザーなら無償で利用できる。「まずは、トライアルいただき、そのメリットを実際に体験してもらえればと思います」と上原氏はアピールする。

 Dropboxは、既にオンラインストレージという枠組みを大きく超えて、企業のビジネス活動の根底を担う、コラボレーションやコミュニケーションを広範にサポートするプラットフォームへと進化を遂げている。

Dropbox Paperの画面例
アイデアの立案から実行まで一連の作業を1カ所で行える
Dropbox Paperの画面例
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