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vol.05 Trend 働き方改革の新しい切り札“スマート会議”

vol.05 Trend 働き方改革の新しい切り札“スマート会議”

Writer : Cross Architects

Data : 2017/11/15

官民で気運が高まる働き方革命。社員の労働生産性の向上は喫緊の課題であるが、そこで注目されているのが「スマート会議」だ。今回ご紹介するのはスマート会議を実現するIntel Unite®ソリューション。その具体的な機能や導入メリットはどのようなものなのか。

こんなに働いているのに・・・日本の労働生産性は高くない

官民一体となって取り組みが進む「働き方改革」。本テーマが経営課題のひとつにも、挙げられる背景には、日本が抱える労働環境がある。景気回復などを背景とした労働需要の増加による雇用情勢の改善が続く一方で、少子高齢化による生産年齢人口の減少で更なる人手不足に陥ることが予想されている。

労働生産性の視点から考えても、課題は多い。平成28年版「労働経済の分析」(厚生労働省)によると、日本の名目労働生産性は、2005 年以降常に 100 を下回っており、ほとんど上昇していない。また、米国や英国を初めとする主要国と比較すると、名目、実質ともに、労働生産性はおおむね 1.5 倍から2倍程度の差がある。今後資本投入の増加のみならず更なる労働生産性の上昇が必要不可欠である。

もともと勤勉で長時間働く国民性や企業文化により成長を遂げてきた日本企業も変化の時を迎えている。特に長時間労働問題は経営・マネジメント層が解決しなければいけない一丁目一番地の課題である。

長時間労働の解消は、ワーク・ライフ・バランスの改善や女性・高齢者の活用による労働人口増加など、さまざまな効果がうたわれている。この効果を企業が享受するためにも、まずは今いる社員一人ひとりの労働生産性をいかに向上し、限られた労働時間内での効果を高めるための方法を考えなければならない。

そのために日々の業務時間内に発生する無駄な時間を省くことができれば、その時間を他の作業時間に割り当てることができ、結果として労働生産性を向上させることができるのではないだろうか。

無駄の多い会議を「Intel Unite®ソリューション」でスマートに

どのような企業であっても会議というのは労働時間内の多くの時間を占める。また、会議は参加するだけでなく、会議参加までの下準備である資料の作成、出力や参加中の議事録作成、参加後の正式な議事録や資料の共有など、予想以上に手間や時間のかかるものである。

また、意外と見落としがちなのが会議中のケーブルの差し替え作業。
「このケーブルだとPCに繋げない」
「ケーブルが多すぎて選ぶのに時間がかかるし、テーブルが片付かない」

このような経験をしたことのある人は少なくないはずだ。

会議室のディスプレイにPC画面を反映させるための準備や発表者が変わるたびに発生する接続ケーブルの差し替え時間、これらは普段作業をしているときには気に留めることが少ないかもしれないが、日々の業務内の各作業時間で考えると、このロスタイムは見過ごすことのできない問題である。

この問題を解決する方法のひとつとしてインテル®が提供する「Intel Unite®ソリューション」というソリューションの導入がある。このソリューションの持つ一番の魅力は、シンプルかつスピーディーなワイヤレス接続が可能にするさまざまなコラボレーションである。

ではこのソリューションの導入で具体的にできることはなにか。まず、これまで会議室のディスプレイと個人の持つデバイスを繋いでいたケーブルは不要になり、この2つを繋ぐために必要なものはワイヤレス環境と6桁のPIN番号だけになる。これを専用アプリにダウンロードしたデバイスに入力するだけで、最大で4台のデバイス表示を可能にするのである。

その結果、資料の共有や比較をわかりやすくするだけでなく、資料の事前出力が不要になることでのペーパーレス化や問題であったコード差し替え時間を削減することに成功する。また、ワンタッチで表示するデバイスを簡単に切り替えたり、一度に2~4台の画面を同時に表示したりすることも、画面にマークをつけたり、コメントを入れたりして、遠隔で会議に参加していたとしても、会議中に重要だと判断された情報の共有、更新した資料のスピーディーな共有も簡単にできるようになる。

もちろん、Skype for Businessなどの他のアプリと統合して利用することもできる。

働き方改革で必要なセキュリティ対策の新たな打ち手

働き方改革を進めるにあたり、多くの企業が抱える課題のひとつにセキュリティ体制の強化がある。近年、その脅威は日々進歩、増大しており、特にIDやパスワードなどの保護は喫緊の課題である。

そこで注目されるのが、「インテル®Authenticateテクノロジー」だ。これはハードウェア支援型の認証情報保護ソリューションであり、その一番の魅力はIT管理者が組み合わせを自由に選択できる多要素認証にある。具体的には、スマートフォンとPCのペアリングで、近接性認証をかけることで、ログイン情報は生体情報である指紋のみ、という設定が可能に。また、スマートフォンを持ってPCから離れると自動ロックがかかるため、IDやパスワードよりも便利で強固なセキュリティが実現できる。

このような機能を持つ、インテル®Authenticateテクノロジーが導入されているPCやデバイスを使用することで、Intel Unite®ソリューションを使用する際のセキュリティも万全の体制を築くことができる。

Intel Unite®ソリューションはインテル®社内でもすべての会議室に導入されており、その評価は高い。現場に導入したときにスムーズに対応できないのであれば、ソリューションを導入しても意味はない。迅速に導入、活用でき、現場に受け入れられるソリューションを導入してはじめて真の働き方改革を実現するための施策を実行したと言えるのではないのだろうか。

スモールスタート、ローリスクで新しいことに挑戦できる現代、まずは貴社の会議室に導入し、現場の声を聞いてみてはいかがだろうか。企業の成長の鍵となるヒントが見えてくるかもしれない。

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