──経営層の期待にどう応える?

ポイントは「会議」!IT部門が目指すべき業務効率化の勘所

近年のビジネス環境では、IT部門の働きが競争力のカギを握っている。投資効果の高いソリューションが提案できれば、業務に貢献できる上、IT部門の存在価値も一気に高まるだろう。だが、現実は簡単ではない。どんな業務をどう改善すれば効果が最大化できるのか、把握できているIT担当者は多くないはずだ。そこで注目すべきが、「会議」である。その理由と、実行手段を紹介する。

IT部門が「会議」に注目すべき理由とは?

 IT部門のミッションは年々増え続けている。中でも、ITが企業に必須のものとなった現在、重要度を増すのが、ビジネス貢献度の高いITツールの選定・導入だ。経営層が掲げる方針の下、どんなツールで、どう現場業務に貢献すべきなのか、悩むIT部門担当者は少なくないだろう。

 当然ながら、新たなツールの導入にはコストがかかる。現場への貢献はもちろん、IT部門としてのプレゼンスも高めたいのであれば、虎の子の予算を、シンプルで使い勝手の良いツールをできるだけ成果に直結する領域に投資したいところだ。

 そこで現在、注目を集めているのが「会議」である。

KDDI株式会社 ソリューション事業企画本部 ネットワークサービス企画部長 梶川 真宏氏

 チームで仕事をする文化を持つ日本企業にとって、会議はメンバー同士の合意形成を行う重要な場だ。“ワイガヤ”を通じて新たなアイデアが生まれたり、チームの一体感が醸成されることも多い。このように、重要な業務であるからこそ、改革のメスが入ってこなかった面も多く、ITツールによる効率化・高度化の余地が大きく残されているのである。

 これについて、KDDIの梶川 真宏氏は次のように説明する。

 「例えば、会議の開催において、参加者の日程調整や、資料の作成・印刷・ファイリングといった事前準備作業、終了後の議事録作成、配布といったものは、ITツールで大きく改善できる筆頭といえるでしょう。少し考えただけでもこれだけあるのですから、この領域に取り組まない手はありません。また私もそうですが、企業のマネジメント層は社内外の多くの人とコミュニケートする必要があるため、多くの時間を会議が占めており、一般的にもビジネスマンの勤務時間の4割程度が会議に費やされているといわれています。そこが効率化されれば、改善による社内貢献度も計り知れないものがあるでしょう」

会議にまつわる「ムダ」をITで徹底的に排除する

図1:「Cisco Spark with KDDI」と「Cisco Spark Board」 図1:「Cisco Spark with KDDI」と「Cisco Spark Board」 Cisco Spark with KDDIはマルチデバイス対応のクラウド型ビデオ会議サービス。一方のCisco Spark Boardは、従来は個別に必要だったカメラやマイク、スピーカーなどを一体化した大画面デバイスで、シンプルかつスマートなビデオ会議を実現する  KDDIは、こうした会議の効率化によって、生産性向上につなげるためのソリューションを提供している。それが、シスコシステムズとの協業で提供するクラウド型ビデオ会議サービス「Cisco Spark with KDDI(以下、Cisco Spark)」および据え置き型の大画面会議デバイス「Cisco Spark Board」である(図1)。

 「Cisco Sparkは、スマートフォンやタブレット、パソコンまで、あらゆるデバイスから利用できるビデオ会議サービスです。これと、Cisco Spark Boardを併用すれば、先に梶川さんが紹介したような課題が解決できるほか、他拠点や遠隔地にいる社員同士のコミュニケーションも活性化することが可能になります。広い視野角を持った4Kの高精細ディスプレイと、話し手の声を自動的に調整するマイクによって、あたかも相手が目の前にいるような感覚でビデオ会議が行えます」とシスコシステムズの石黒 圭祐氏は説明する。

シスコシステムズ合同会社 コラボレーションアーキテクチャ事業 コラボレーション営業部 部長 石黒 圭祐氏

 例えば、Cisco Sparkを使うことで、会議資料はオンラインで共有できるようになり、印刷・配布のコストと手間が削減できる。資料をわざわざ持参しなくても、スマートデバイスを1台持っていれば、必要な資料はすべてデバイス上で確認することが可能になる。

 「会議に次々出席していると、手元には大量の資料がたまっていきます。それらの整理や管理といった煩わしさから解放されれば、会議の内容にもより集中できるようになるでしょう」と石黒氏は語る。

 また、クラウド上に立ち上げたワークスペース(仮想会議室)内でのチャットや共有した資料などのやりとりはすべて記録される。作成した議事録などの成果物の管理も含め、すべてCisco Spark内で完結できるようになっている。これにより、会議後に議事録をあらためてメールで送信したりする作業は不要になるほか、新たにプロジェクトに加わったメンバーが、過去の経緯を知りたい場合も、Cisco Sparkの記録を辿るだけで済み、周囲のメンバーが資料などを探して渡す手間も省けるようになるだろう。

 「私も、社内で複数のプロジェクトチームに参加していますが、それぞれにワークスペースを立ち上げてコミュニケーションをとっています。どこにいてもチームメンバーと会話でき、複数のチームの仕事を並列で行うことも容易になるため、生産性が非常に高くなっています」(石黒氏)

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簡単でストレスを感じない使い勝手

図2:Cisco Spark with KDDIの3つの特長 図2:Cisco Spark with KDDIの3つの特長 これらの特長を備えたCisco Spark with KDDIであれば、導入効果が早期に得られ、ビジネス貢献度の高いソリューション提案が可能になる  では、このCisco Sparkが、IT部門にとってなぜ有効なソリューションとなるのか。それは、Cisco Sparkが備える3つの特長による(図2)。

 1つ目が「使いやすさ」だ。Cisco Sparkは、数クリック/タップの直感的な操作で、誰でも簡単に扱うことができる。具体的には、クラウド上のCisco Sparkにログインしたら、プロジェクトごとなどのワークスペースを作成し、インターネット環境があれば、いつ・どこにいても、マルチデバイスでビデオ会議をはじめとする遠隔コミュニケーションがスムーズに行える。

 特別な事前設定も不要なので、導入時の手間も少ない。IT部門担当者の負担を抑えつつ、短期間での導入が実現できるだろう。

 「どんなITソリューションも、現場に使ってもらえなければ意味がありません。その点Cisco Sparkは、シンプルなUIが実装されており、早期の利用定着で業務改善効果を上げることが可能です。ビジネス貢献度を高めたいIT部門にとって、強力な武器になるツールといえるでしょう」と梶川氏は述べる。

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 2つ目がCiscoの豊富なビデオ会議デバイスにより、個人間のビデオ会議だけでなく、会議室同士のビデオ会議でも簡単に利用できる「拡張性」だ。

 「Cisco Spark Boardは超音波でアプリと自動ペアリングするため、これまでのテレビ会議のようにリモコンでの操作やケーブル接続なしで、ワイヤレスでビデオ会議やプレゼンテーションが開始できます。ビデオ会議が始まってからはさらに驚きで、石黒さんのお話にもあった通り、まるでその場に集まっているかのような臨場感でビデオ会議ができます。さらに、実際のホワイトボードと同じように使えるデジタルホワイトボード機能は、書いたことが自動保存されるので、「会議」がすべてデジタル化でき、会議の効率化が図れます。このように会議室同士で高品質なビデオ会議が簡単に開始できるので、近距離拠点同士の会議にも利用でき、移動時間の削減も可能です」(梶川氏)

 そして、3つ目が「セキュリティ」である。IT部門は、新たに導入するソリューションが、既存環境のセキュリティホールとならないよう留意しなければならない。その点Cisco Sparkでは、インターネット上の通信はすべて暗号化されており、重要な会議も不安なく“クラウド化”できる。

 「加えて、Cisco Spark Boardの『ホワイトボード機能』は複数人が同時にスタイラスペンで画面に書き込みを行えるのですが、この描画データも一筆ごとに暗号化するなど、様々な対策を施すことで、会議の場で話し合われる機密情報を強固に守ります」と石黒氏は強調する。

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通信キャリアの強みを生かし、必要なものをワンストップで提供

 こうした機能的な3つの特長に加え、「ワンストップソリューション」であることもCisco Sparkならではの特長だ。KDDIとシスコがタッグを組んだことにより、大手通信キャリアの強みを発揮。ネットワークやデバイス、そのほかのクラウドサービスを組み合わせることで顧客のコミュニケーション環境をトータルで提供することができるという。

 「必要なものは当社が一元的にご提供するため、お客様は複数のベンダー・企業と個別にやりとりする必要はありません。そもそもCisco Spark自体の導入も簡単ですが、より多様な側面から、導入時の工数削減に貢献します。また当社は、Cisco Spark/Cisco Spark Boardの体験デモルームも用意しています。実際に機能を体感してみることで、より具体的な活用イメージを描いていただくこともできるでしょう」と梶川氏は話す。

 「さらに、KDDIの音声基盤とCisco Sparkを連携させることで、Cisco Sparkでの電話機能(固定電話番号発着信、PBX機能)を提供する準備を進めております。これによってお客様は宅内にPBXや音声回線を持つことなく電話環境をクラウド化でき、よりフレキシブルなオフィス環境を実現できます」と梶川氏。ナンバーポータビリティにも対応予定で、既存の固定電話番号はそのままで、Cisco Sparkに移行することもできるようにするという(図3)。

図3:Cisco Spark with KDDIの電話機能 図3:Cisco Spark with KDDIの電話機能 固定電話回線や宅内機器を持つことなく、電話環境をフルクラウドで構築できる。KDDIとCiscoの協業だからこそ可能なソリューションといえるだろう  これらの機能を活用すれば、会議のムダ取りから着手した上で、徐々に多様な業務領域へとソリューション活用を押し広げていくことができるだろう。効果の出やすい領域から着手し、少しずつステップアップしながら全社的な業務効率化につなげていくことが可能になる。

 「日本企業への幅広いチャネルと、多種多様なソリューションを持つKDDIとの協業は、Cisco Sparkの強みをさらに拡大することになると考えています。これにより、お客様企業の競争力強化に貢献したいと考えています」(石黒氏)。両社の提案は、IT部門にとって有力な選択肢となるはずだ。

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左:梶川 真宏氏、右:石黒 圭祐氏

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