ペーパーレス会議は企業成長の鍵となるのか?

  • Writer : Kitamura Daisuke
  • Data : 2017/11/29
  • Category : 業務改革

オフィス改革の中でなかなか進まないのはペーパーレス化ではないだろうか?

会議で配布された資料に手書きで書き込んで、会議終了後にデジタルデータを取り寄せて編集し直す事も多いはずだ。

印刷してデータに手書きで書き込む方が会議中のメモを取りやすいと言った要因もある。

最新のタブレット端末はペン対応している物が多い。タブレット端末で直接書き込みクラウドで共有すれば企画書の制作などの作業効率を上げる事が可能になる。

参加メンバーの書き込んだメモを資料に反映する事でクオリティも上がる。コピー機の維持費を各スタッフのタブレット費用に割り当てる事で余計な印刷が減り経費削減にもつながっていく。

ペーパーレス化をするだけでメリットは沢山あるが進まない理由は、世代間のリテラシー格差によるものも多いだろう。

上司や組織のリーダーとタブレットを使った会議を行う事で、直接聞きにくい意見などを間接的に聞くことができるのもメリットの一つだ。タブレットで資料に書き込める準備しておけば、リテラシーに関係なくメモを資料に書き込むことはできるはずだ。

書き込まれたメモは参加メンバーが感じた生の意見が書かれている事が多く、資料制作に盛り込めばよりクリオリティの高い資料を作る事ができる。

会議を行うだけで企画書制作のノウハウが共有されチーム全体のレベルアップにつながっていく。参加メンバー全員がタブレットを使った会議をは、ペーパーレス化だけでなく資料制作のノウハウの共有しながらクオリティの高い企画書をする事に繋がるのだ。

ペーパーレス化は営業効率のアップに繋がる!

営業に出ているスタッフが会議のためにオフィスに戻るのは効率が悪い。資料がクラウドにアップされていれば外出先でテレビ会議を使って会議に参加する事が可能になる。

その資料を使用する営業マンが外出先から会議に参加する事で顧客のニーズを汲み取った資料を効率よく作ることができる。

営業マンが顧客からニーズを汲み取り、資料はバックオフィスで制作する事が出来れば、顧客により良いサービスを提供できるのだ。

ペーパーレス化は、クラウド、モバイル端末、テレビ会議などのデジタルテクノロジーと組み合わせて行う事で業務効率の向上が可能となる。

まずは、身近な会議の資料からペーパーレス化をしてみるのも一つ手段であろう。