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働き方ベーショForum2017 レビュー

日本デジタルオフィス株式会社 代表取締役 濵田 潔 氏

発信力強化が働き方を変える:
トップ企業の実例
~ハワイからのご体験デモ

日本デジタルオフィス株式会社
代表取締役

濵田 潔

日本デジタルオフィス

働き方改革では、オフィス内だけでなく、客先や建設現場、店舗、ショールームなどビジネスの現場でも、コミュニケーションやコラボレーションを行える環境を整備することが重要だ。日本デジタルオフィスの濵田潔氏が、同社のソリューションを導入した企業事例を交えて、環境構築のポイントを解説した。

現場で育てられた技術を700社の顧客企業に提供

 「現場は会社の利益を生み出す大切な場所です。現場で発生している情報をいかに早く管理者に上げるかが、働き方改革のポイントです」。日本デジタルオフィスの代表取締役を務める濵田氏は、こう指摘する。

 「現場から生まれ、現場で育てられた技術を世界に発信する」ことを標榜している同社は、1995年の創業から一貫してビジネスの現場を支援するソリューションの開発・販売を手がけてきた。同社の顧客には、住友林業やトヨタ自動車、三井ホームなどの著名企業の名前が並んでいる。2006 年から販売している「do!シリーズ」は、約700社への導入実績を誇っている。

 do!シリーズの最新版「do! bookⅡ」は、ビジネスの現場から管理者や顧客に向けての「プレゼンテーション」や「レポート」、社内外の関係者との「ディスカッション」を支援するツール。スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイス、パソコンなどOSの種類を問わずにマルチデバイスで稼働する。

 このツールを利用すると、社内のファイルサーバーで管理しているさまざまな文書や画像、さらには端末のカメラで撮影した画像などを組み合わせて新たなコンテンツを編集・作成することが可能になる。オフィスに戻らずに現場にいながら、特定の顧客に向けてカスタマイズしたプレゼンテーション資料を作成するといったことがスマートデバイス上で実現できるのだ。

現場を支援する「do!シリーズ」

現場を支援する「do!シリーズ」

利益の源泉である現場には非定型な業務が多く、これまではITの導入による自動化や省力化の対象にはなりにくかった。

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非定型業務のデジタル化が働き方改革を成功に導く

 濵田氏は「ビジネスの上流と下流を支援する製品・サービスは数多いのですが、現場を支援するツールはそれほど多くありません。これは、現場には非定型な業務が多いからです」と分析。「非定型な業務をいかにデジタル化したプロセスに乗せるかが、働き方改革の成否を握ることになります」と強調する。

 例えば、鉄道会社やハウスメーカーでは全国の施工現場にdo! bookⅡを導入。現場の社員が常に最新の図面を参照しながら仕事を進めている。

 現場で何らかの問題が発生した場合には、図面上に写真や文字でその情報を書き込んでPDF文書を作成する。例えば、施工中の建物にキズを発生した場合には、ファイルサーバーで管理されている図面をタブレット上に呼び出して該当箇所に手書きペンで傷がある位置を書き込んで、状況写真を貼り付ける。複数のユーザーが同じ図面や文書に写真や文字などの情報を追加することも可能で、自動的に同期をとる機能も搭載している。

 こうした図面を保存して、本社の社員に伝えればリアルタイムに近い状態で問題が発生した状況を共有できる。これで即座に本社からの作業指示を仰ぐことが可能になり、問題解決のスピードが大きく向上した。

 トヨタ自動車では、すべての販売チャネルのショールームにdo! bookⅡを導入し、プレゼンテーションツールとして活用中だ。営業担当者自らがカタログやビデオ、価格表などを編集することで、顧客ごとにカスタマイズされたプレゼンテーション資料を作成している。プレゼンテーションの効果が大きく高まったという。現在、全国で4万人の社員が、現場から情報を発信している。

 三井ホームでも、すべての営業担当者とショールームのスタッフがdo! bookⅡを駆使。本社で管理している営業資料を使ったプレゼンテーションとプランニングを実施している。

ユーザー数無制限の無償ライセンスを提供

 ここで、do! bookⅡの機能をもう少し詳しく見てみよう。ファイルサーバー連携機能では、社内のファイルサーバーに保存されているファイルを自動的にdo! bookⅡに同期させることができる。つまり、ファイルサーバーに保存されている「Microsoft Office」の文書やPDF、写真や動画などさまざまなファイル形式のコンテンツが自動的にdo! bookⅡに登録され、マルチデバイスで閲覧・編集できるようになる。編集にはMicrosoft Officeなどのアプリは必要がない。

 登録された文書は、自動的にすべての文字情報とその配置までデータベース化される。

 この機能により全文検索を実行すると、「Microsoft Office」やPDFファイルに含まれる文字をページ単位で検索し、文字の位置までハイライト化して探し出すことができる。現場で作成するコンテンツのテンプレート(ひな型)が登録可能な「シナリオ機能」も搭載する。PDFやOffice文書、写真などの形式が異なるファイルでも自由にページを抜き出してテンプレートに当てはめることが可能だ。この機能を利用すると、複雑な操作が省略できるので、スマートデバイスを使って現場で新たな資料を作成することが可能になる。

 これだけの機能を備えながら、無償で利用できる「do! bookⅡ 無償版」を8月より提供を開始する。これは試用版ではなく、ユーザー数が無制限で永続的に利用できるライセンスだ。このほか、顧客企業が契約しているクラウドサービス(Microsoft Azure)で稼働できる「do! bookⅡ for Azure」や、オンプレミス(社内運用)環境での稼働や機能のカスタマイズが可能な「do! bookⅡ Enterprise」などのライセンスも用意している。

 2017年8月には、オンライン・ストレージ・サービスである「OneDrive」や「Box」と連携する「do! attach」の提供も開始する。

無償ライセンスも提供

無償ライセンスも提供

ファイルサーバー連携や全文検索、シナリオ機能などを搭載した無償ライセンス版も提供。
試用版ではなく、永続的に利用することが可能だ。

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ハワイの拠点と情報を共有するデモを披露

 当日の講演では、濵田氏と米国ハワイにある同社サポートセンターの社員がdo! bookⅡを使って情報を共有するデモンストレーションが披露された。ビデオ会議のクラウドサービス「Skype」で対話しながら、同じ文書に対してハワイの拠点から写真を貼り付けて、その文書に濵田氏がコメントを付け加えるといったやり取りだ。

 このデモンストレーションからも分かる通り、どんなに遠くの現場にいる社員とでも容易にコラボレーションができる環境をつくることが可能だ。

 濵田氏は「働き方改革を推進する際、オフィスで働く社員の生産性に目がいきがちですが、利益を生み出す源泉は現場にあります。現場のコミュニケーションとコラボレーションを支援するような仕組みが収益の向上に結びつきます」と強調して、講演を締めくくった。

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