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働き方ベーショForum2017 レビュー

ソフトバンク株式会社 ICTイノベーション本部 クラウドサービス統括部 プロダクト企画部 課長 櫻井 尚人 氏

会議が変われば、き方が変わる。
ビデオ会議をもっと自由

ソフトバンク株式会社
ICTイノベーション本部
クラウドサービス統括部
プロダクト企画部 課長

櫻井 尚人

ソフトバンク

働き方改革、なかでもテレワークの実現において、遠隔会議システムの利用は必要不可欠だ。しかし時間や場所にとらわれず働くというテレワーク本来の意義に反して、ビデオ会議システム自体の問題で利用シーンが制限されることがある。では、本当に会議を自由にするソリューションとは一体どんなものなのだろうか?

着々と進むテレワーク導入 その課題とは?

 現在、テレワークの普及促進をめぐる動きは活発だ。総務省ではテレワーク推進に向け、2020年までに「テレワーク導入企業を2012年度比で3倍」にし、「全労働者の10%以上をテレワーカーにする」ことを目標にさまざまな施策に取り組んでいる。また、実際に生産性や従業員満足度の向上、ワークライフバランス改善に寄与するテレワークの導入を積極的に進める企業の数も増えている。本セッションの登壇者である櫻井尚人氏が在籍するソフトバンクでも、「Smart & Fun!を駆使して、楽しくスマートに働こう!」というスローガンを掲げ、積極的に働き方改革を推進しており、場所を問わずセキュアに働けるICT環境を構築するという取り組みを実施しているという。

 しかし、その一方で「テレワーク導入における企業の不安も多くある」と櫻井氏。たとえば「社内の打ち合わせがしにくくなるのではないか?」「在宅勤務者とオフィスの出勤者の会話が減るのではないか?」「オフィス外の社員が本当に仕事をするのか不安」「メールやチャットでは意思疎通ができない」などといった懸念を抱えているという。

 そして、同社では、このようなテレワークのコミュニケーションに対する懸念を払拭できるクラウドサービスを昨年12月にスタートした。それが場所や時間、デバイスにとらわれない新しいワークスタイルを実現する法人向け会議ソリューション「PrimeMeeting」だ。

 「そもそも従来のビデオ会議システムには、『専用設備の導入やシステムの老朽化でコストがかかる』『社外(の取引先)やスマートデバイスとの接続ができない』『ID 管理やシステム運用の負荷が高い』『海外利用には時差があってサポートが大変』『不安定でなかなか社内に浸透しない』などの課題があります」と櫻井氏。しかし、ビデオ会議の機能とWeb会議の機能を融合した「PrimeMeeting」は、それを解決できるというのだ。

 ビデオ会議のメリットは、いわゆる専用端末を使用したサービスで安定した通話や多人数の利用が可能、通話が高品質ということ。そしてWeb会議のメリットは、導入も運営も低コストで、モバイルデバイスが活用できるためモビリティに優れ、導入も手軽であることが挙げられる。

 「PrimeMeeting」は、ビデオ会議システムの世界的なリーディング企業であるポリコムの技術とソフトバンクのクラウド基盤、マイクロソフトが提供するWeb会議システム「Skype for Business」を連携させることで、ビデオ会議とWeb会議両方のメリットを持つ遠隔会議システムを実現しているのである。

ビデオ会議とWeb会議の利点

ビデオ会議とWeb会議の利点

専用の機器を使うビデオ会議は品質と安定性に強みがある一方、端末を選ばないWeb 会議は手軽さが魅力だ。

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ビデオ会議とWeb会議の垣根を越える新会議システム

 「PrimeMeeting」の特徴は大きく分けて4つあると櫻井氏は説明する。

 特徴の1つ目がクラウドサービスであること。櫻井氏曰く「(クラウドサービスなので)スピーディに導入でき、5営業日で開通できます。また、安価な初期投資と保守費用を実現しています」という。なお、このサービスはポリコムの高品質なビデオコミュニケーション技術を利用できる、国内初のクラウドサービスである。

 2つ目の特徴は、いつでもどこでも接続できること。「マルチデバイスということで、外出先や出張先からあらゆるデバイス──スマートフォン、タブレット、PC、ビデオ会議端末から接続できます。Surface HUB、電話からの接続も可能」(櫻井氏)だという。もちろんビデオ会議端末は既存のものが使え、モバイルデバイスもiOS端末、Android 端末どちらも接続可能。デバイスを選ばず、新たな設備投資が不要なため、ローコストで導入できる。

 また、契約方式がルーム制であることも、導入後に利用シーンを広げるのに役立つポイントだろう。ルーム制とはユーザーごとの契約でなく、会議に参加する人数の上限が決められたバーチャルな会議室ごとに契約する形態。そのため、ユーザーごとのID管理が不要で運用負荷が軽減される。さらにIDが不要なので、決められた人数までなら誰でも会議に参加することができ、社外メンバーなどとのゲスト接続も可能である。

 そして「Skype for Business」と連携できることが3つ目の特徴。これにより、拠点間の専用ビデオ会議端末を介して行う会議に「Skype for Business」で接続し、社外取引先や外出している社員も参加できるようになる。拠点間ではビデオ会議システムを、個人同士や社外とのやり取りには「Skype for Business」を使うことが往々にしてあるが、「それを相互接続するのはなかなか難しく、非常にコストがかかる」と櫻井氏。しかし、「PrimeMeeting」を使えば、それが実現できてしまうのである。

 4つ目の特徴はキャリア品質。ポリコムの技術で映像が高画質、高音質なことは先述した通りだが、セキュリティが万全なことを櫻井氏は強調する。「堅牢で信頼性の高いソフトバンクのデータセンターを利用していることに加え、冗長化構成と暗号化によるセキュリティ対策を行っている」というのだ。また、24時間365日、日英対応のヘルプデスクが設置されているので、いざという時も安心である。

Skype for Businessと連携

Skype for Businessと連携

これまではSkype for Businessとビデオ会議、別々で開催していた会議も簡単にまとめることが可能に──。

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ITを駆使して会議を改革すればおのずから働き方改革は進む?

 セッションでは、実際に「PrimeMeeting」を使った会議がどのようなものか、デモンストレーションが行われたが、説明の通り、音声や画像は高品質で、操作も簡単なことが実感できた。会議の開催も、主催者がメンバーに招待メールを送るだけで実行できる。参加者側は、届いたメールに記載されたURLをクリックするだけでアクセスできる手軽さだ(スマートデバイスを使う際には事前に無料の専用アプリのダウンロードが必要)。

 また、タブレット端末から資料共有ができたり、会議の録画ができたりと基本機能も申し分なく、初期費用が5,000円で、利用料が月額11,800円からと、導入、運用コストがリーズナブルなのもありがたい。

 櫻井氏は、セッションの最後に「会議が変われば働き方が変わる」とまとめたが、確かに「PrimeMeeting」によって、テレワークにおけるコミュニケーションの壁がなくなれば、働き方を大きく変えるインパクトがあるだろう。

 つまり、本当に使えるソリューションを選べば、働き方改革はおのずと進んでいく──。取り組み成功への道のりは、会議システムツール選びから始まるといえそうだ。

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