レビュー ソフトブレーン株式会社 情報共有とワークスタイル変革を行って 残業時間削減と売上アップをともに実現

残業時間を減らしつつ売上は増やしたい――。そのためには、業務遂行に関するすべての情報をチームで共有する仕組みを作るとともに、ワークスタイルを変革する"型づくり"によって作業の効率を高める必要がある。ソフトブレーンの長田氏は、セールス部門における仕組みづくりと型づくりをテーマに、成功のための秘訣とその成功事例を紹介した。

ソフトブレーン株式会社
取締役 本社営業本部長
兼 営業企画支援部長
長田 順三 氏

「バブル崩壊以前の成長期における日本企業の経営課題は、技術力の強化・新製品/新サービスでした。バブルが崩壊して成熟期となった現在、経営課題のTOP3は収益性向上・売上とシェア拡大・人材強化へと変化しています。この課題を解決するためには、営業のワークスタイルを変えることが必要です」

ソフトブレーンの長田順三氏はこう述べて、営業のワークスタイルを変革することが売上アップなどの目標を達成するための切り札になると強調した。

さらに、日本の経済状況も、営業部門における働き方の変革を強く後押ししている。日本の労働生産性(一人当たりGDP)はアメリカの2/3しかなく、OECDの平均(84,609ドル)よりも低い73,270ドルに留まる。さらに、労働人口は今後も大幅な減少を続けるものと見込まれているので、労働生産性を高めることは国家レベルの課題だと言ってもよいだろう。このように、営業の最前線でも働き方を変えることが求められているのである。

変革の目的は残業削減と売上アップまずは、無駄時間の原因を洗い出せ

では、具体的に営業のワークスタイル変革とは何をすればいいのか――。

長田氏は「企業の経営層には、残業は減らしつつ売上は伸ばしたいという思いがあります」とした上で、営業活動を効率化し、残業時間を減らすことが営業担当者のワークスタイル変革の一大目標になるとの見方を示した。

そもそも、営業担当者の残業時間が増えるのは、営業先からわざわざ会社に戻って、「上司への報告」「関係者との打ち合わせ」「会議とそのための資料作成」「社内メール」などに時間がかかっているからだと長田氏は述べる。

また、業務ごとにバラバラのツールを使っているケースがある。これは業務をさらに非効率化している。例えば、スケジュールはグループウェアに登録、日報/週報は手書きや電子メールでのやり取り、商談メモは担当者の手帳の中、さらに、案件管理表や受注予測表が個別の表計算シートで作られている、という状態だ。これでは資料を作成するときなど、情報を集約するだけでも多くの時間がかかってしまう。

情報が一元管理されていないデメリットはそればかりではない。

マーケティング、営業、アフターサポートなどの各業務が別々の部門で行われている企業では、状況はさらに悪化する恐れがあるのだ。それぞれの部門で情報を個別に扱っていると、社内で情報が"分断"されてしまう。例えば、コールセンターに入ったクレームを営業担当者が知らずにいた、という事態も発生しかねない。その結果、顧客対応のために残業が増えてしまう恐れもある。

情報をチームで共有する仕組みで営業担当者の無駄時間を削減する

そこで求められるのが、「いろいろな情報を簡単に蓄積することができ、外出先でもリアルタイムに共有可能な仕組み」(長田氏)だ。関係者が必要とする情報を一か所に集約してリアルタイムに取り出せるようにすれば、情報の把握と活用は的確かつ迅速にできる。このような場面で活用できるのが、同社の営業支援・顧客管理ツールの「eセールスマネージャーRemix CLOUD」(以下、eセールスマネージャー)だ。

eセールスマネージャーは、重要ターゲットリストや訪問日時・件数などが一元管理できる、外出先でも営業情報の閲覧・入力が可能である、入力した情報はリアルタイムで反映される、という点が特徴だ。

これはさまざまな効果を企業にもたらす。例えば、営業担当者にスマートフォンやタブレットを持たせることで、「スキマ時間」を有効活用できようになる。また、外出先からわざわざ帰社する必要がなくなる、などのメリットがある。「顧客訪問と顧客訪問の間のスキマ時間に報告を済ませ、社内の関係者にもタイムライン機能で共有をすればすぐにフィードバックがもらえます。これまでのように帰社後にミーティングをする必要もありませんから、浮いた時間を活用して顧客訪問回数を増やしつつ、残業時間も減らせます」と長田氏は説明する。

既導入企業では受注件数を3.6倍に高め営業担当者の残業時間を30%削減

このほか、eセールスマネージャーはマネージメント層にとっても便利で効果的な管理ツールとなる。会議資料は内部のデータベースに蓄積されている予実データを基にワンタッチで作成でき、ダッシュボードには営業の状況も見やすく可視化されるからだ。

eセールスマネージャーは国内3,000社以上で使われており、多くの企業に売上アップと生産性向上をもたらしている。例えば株式会社ベネフィット・ワン(本社:東京都新宿区)はこのツールの導入によって、受注件数を3.6倍に増やし、営業担当者の残業時間を30%削減することに成功したという。

最後に、長田氏はワークスタイル変革を目的とする情報共有ツールの導入を成功させるための3つのポイントを挙げた。まず、「スタート段階では営業部門とIT部門が連合で検討チームを編成」すること。IT部門に任せると、機能とコストの比較だけで決めてしまうことが多いからだ。次に、「業務に合わせて無駄を省くプロセスを重視」すること。現場のPDCAサイクルを見て何が無駄かを把握しないと、ワークスタイル変革によってかえって作業が増えてしまう可能性が高い、と長田氏は指摘した。最後に、「ゴールは残業時間の削減と売上アップ」だということを見失わないこと。長田氏は「本当にそんなことができるのかと思われるでしょうが、すでに実現しつつある企業もおられます」と述べ、この通りに進めれば、ワークスタイル変革はどの企業でもきっとうまくいくに違いないと結んだ。

問い合わせ

ソフトブレーン株式会社
TEL:03-6880-2600
URL:http://www.softbrain.co.jp/

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