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社員が安心して働ける仕組みと環境を目指す

── 2016年11月には、クラウドサービス「Office 365」も導入されました。

はい。ちょうどグループウェアの更新時期だったので、Office 365を採用しました。同時にクラウドセキュリティサービス「HDE One」も導入し、移動時間などの隙間時間を活用できるようモバイルワークの環境を整えました。

当社は公益企業ですので、お客様情報の流出などは絶対にあってはなりません。しかし、標的型メールのような悪質なマルウエアは、訓練はしていますがどうしても何%かはすり抜けてしまいます。これをすべて社員の責任にはできません。したがって、情報セキュリティは、お客様のためであると同時に、何より社員を守るためのものだと考えています。

そして、それを担っているのがHDE Oneです。HDE Oneのセキュアブラウザを利用すると、文書や画像ファイル、メールの添付ファイルなどを端末に保存せずに閲覧できるので、デバイスの紛失による情報漏えいを防ぐことができます。これを使うことで社員は安心して仕事ができるようになります。また、メールの誤送信防止機能などもついており、うっかりミスを防ぐこともできます。使い勝手も良いと、社員にも好評です。

──「どこでもワーク」以外の取り組みはいかがですか。

コミュニケーションがとりやすく、イノベーティブな働き方ができるようオフィスのファシリティも見直しました。まずは、IT本部で実践しています。

データ化を推進して紙を削減し、キャビネットをなくしました。そのうえで机をグループ単位のフリーアドレス制にし、空きスペースを活用してコミュニケーションスペースや、集中的に作業したい時に利用するパーテーションで囲ったブースも用意しました。昇降式デスクやファミレス型の打ち合わせスペースなど、気分転換ができるようなしかけも用意しています。2016年12月から実施していますが、コミュニケーションが活性化していると感じています。

執務室改革により、IT本部のオフィスはコミュニケーションスペースが大幅に増えた。

── 一般的には総務部門が取り組まれるようなファシリティ関係のこともIT部門で手掛けておられるのですね。

IT部門は結構横のつながりがあり、ビジネスで競っている会社とでも、IT部門同士は交流があったりします。そこで先進的な取り組みをしていると聞けば、関係部署の人を連れて話を聞きに行ったりもします。もはやITなしで仕事はできないので、IT部門と働き方改革は親和性が高い。新しい技術動向や社外の先進的な取り組みを社内に広める触媒の役を果たせると考えています。とはいえ、意思決定はIT部門だけではできないので、総務部をはじめとする他部門のキーパーソンの心にどう火をつけるかが重要です。

── 効果測定のため、どのようなKPIを設定されていますか。

測定はなかなか難しいのですが、「ワクワクワーク」ですから、社員がワクワクしているかどうかを計測しようと、IT部門で試してみました。全員がカード型のウェアラブルセンサーを装着し、あちこちにビーコンを置いて、どこで誰と接触しているか、その時の職場の活性度はどうかなどを計測しました。組織の状態がよくわかり、参考になりました。あとは、月並みですがアンケートで、反応をみることにしています。

── 昨年度からの取り組みということですが、成果は出始めているようですね。

細かいところでも、上申決済を電子化し、紙での上申をなくしました。印鑑をもらうために会社に戻ったり、上司が出張のために決裁が滞るということがなくなり、効率化に役立っています。こういう手続きや、書類を探すような仕事をなるべく減らし、人に会ったり、クリエイティブな仕事をするために使う時間を増やしてほしいと考えています。

まだ取り組みは始まったばかりですが、部署ごとの取り組みをイントラネットで紹介したり、各本部のキーパーソンを集めて事例紹介をするなど、啓蒙活動もさらに活発化させ、全社に定着化させたいですね。

東京ガス株式会社

http://www.tokyo-gas.co.jp/

本社:東京都港区海岸 1-5-20
創立:1885年10月
主な事業内容:ガスの製造・供給および販売/ガス機器の製作・販売およびこれに関連する工事/ガス工事/エネルギーサービス/電力

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