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企業の成長の秘訣に迫るクラウド活用最前線
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「SmartHR」で人事・労務管理を効率化! 業務を自動化し、作業工数が3分の1に

株式会社SmartHR
(旧 株式会社クフ)

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株式会社SmartHR(旧 株式会社クフ)が提供するクラウド労務ソフト「SmartHR」は、社会保険・雇用保険に関わる業務を支援する。従業員が自分の情報を入力するだけで、手続きに必要な各種の書類を自動的に作成できる。

公的機関に対し、インターネット経由で電子申請する機能も備える。これらの機能で、企業の人事労務担当者の負担を大きく軽減する。利用企業は2015年11月のリリースから毎月200社超のペースで増加中だ。

日本最大級のクラウドソーシングサービスを提供する株式会社クラウドワークス。同社は、創業からわずか3年後の14年12月にマザーズ上場を果たした。急成長する同社の人事労務業務を支えているのがクラウド労務ソフト「SmartHR」である。

同社は、新人事制度「ハタカク!」を16年7月に導入。副業の自由化やリモートワークという新機軸を盛り込み、その結果6割の社員の生産性が向上したという。この制度を導入する際に旗振り役を担った居村雅典氏は「SmartHRを導入していなかったら、人事改革を成功に導くことは難しかった」と語る。

SmartHRで社員6割の生産性が向上

同社では、16年9月期には1年間で社員が100人以上増え、従多い時には31人が同時に入社してきたこともあったという。新たに社員が入社してくれば、社会保険や雇用保険などに関する労務手続きが発生する。同社で、この業務に携わっているのは居村氏を含めて2人。もう1人は兼務で、申請書類の作成に関する作業は実質、居村氏独りでこなしていた。

SmartHRを導入する以前、居村氏は新入社員の労務手続きに忙殺されていた。書類を新入社員に配布し、記入してもらった後に回収。それを1枚ずつチェックする。書類には分かりにくい用語が多いため、記入ミスが多く、居村氏が内容を確認しながら書き直していた。多いときには、1度に300枚以上の書類をチェックしなければならず、休日出勤までして何とか仕事をこなしていた。「当時はペンだこができるほどでした」と、居村氏は当時を振り返る。

入社時の手続き以外にも、年末調整など業務が集中する時期もある。このままでは、会社の成長に人事労務の業務が追いつかなくなる――そこで、16年4月から労務手続きの効率化を図るため、SmartHRの利用を開始した。

SmartHRは、従業員が情報を入力するだけで自動で書類作成する機能を備えている。従業員はSmartHRにログインし、簡単な質問に答えていくだけで書類が完成するイメージだ。

この機能によって、記入ミスは大きく減った。書類を配布・回収する手間もない。提供元のSmartHR(旧 クフ)の試算では、1人の入社手続き書類を作成する時間が平均で60分から3分へと95%も削減できるとしている。さらに電子申請が可能なので、公的機関に赴く手間も減る。クラウドワークスでは、SmartHRの導入後に労務に関する業務の工数を3分の1に削減できたという。

「SmartHRの導入によって、労務手続きにかかる時間が大きく削減できたので、ようやく戦略的な業務に専念できるようになりました」(居村氏)

利用者の声で成長するサービス

SmartHRは、書類の自動作成と電子申請以外にも、人事情報の一元管理、マイナンバーの収集・管理、電子給与明細、年末調整の書類作成――など、人事労務業務を幅広くカバーする機能を搭載する。これらの機能が、パソコンのウェブブラウザーだけでなく、スマートフォンやタブレット端末でも利用できる。

堅牢なセキュリティー対策機能も備えている。マイナンバーやパスワードなどの機密性の高い情報は暗号化して保管。万が一、悪意のある第三者が盗み見ようとしても、解読できないようになっている。

インターネット上の通信も暗号化されているので、データの改ざんやなりすまし、通信内容の漏洩を防げる。また、IDとパスワードによるユーザー認証に加えて、二段階認証やワンタイムパスワードが使えるので、パスワードが漏洩しても第三者の利用を防ぐことが可能だ。SmartHR(旧 クフ)の代表取締役を務める宮田昇始氏は、SmartHRを「利用者のニーズに基づいて成長するサービス」だと語る。

同社には、顧客企業からの要望を吸い上げる組織的な体制がある。営業担当社が企業を訪問した際の報告には「要望」という項目を設け、開発チームと情報を共有しているのだ。さらに、サポート窓口での顧客とのチャットも記録しており、何らかの要望があった際には「要望」というタグを付けて管理している。

これらを定期的に見直して、顧客企業からの多数の要望や緊急性などを総合的に判断した上で優先度を付けて、開発に取り組んでいる。実際、正式リリースからの1年間で、約50回も機能の追加・改善を行っている。

法制度や書類様式の変更にも随時対応する。今後の1年間で、対応する電子申請の種類の拡充や他社クラウドサービスとの連携などを行う計画だ。

利用中に機能の追加があっても利用料金が変わることはない。15日間のトライアル期間を設けており、従業員が5人以下の場合は月額980円、従業員が50人以下の場合で月額1万9800円という安価な定額料金で利用でき、サービス利用継続率も98%を超え、数百名規模の企業にも導入されている。

また、各種コンテストで優勝経験を持ち、2016年にはグッドデザイン賞やHRアワードの「人事労務管理部門」ににて最優秀賞を受賞するなど、各分野から高く評価されている。

宮田氏は「経営者は本業に、人事担当者は採用や制度づくりに集中でき、そこで働く従業員はより良い環境で安心して働くことができる。SmartHRを通して、そのような社会を実現したいと考えています」と語る。

株式会社SmartHR(旧 株式会社クフ)

代表取締役社長
:宮田 昇始
設立
:2013年1月23日
資本金
:5億7626万円(資本準備金含む)
本社
:東京都渋谷区千駄ヶ谷3-13-7 原宿OMビル2F
事業内容
:SmartHR の企画・開発・運営・販売
お問い合わせ先
:https://smarthr.jp

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