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完全無料で実現できる「じゃらん」流の出張業務改革とは?

株式会社リクルートライフスタイル

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リクルートライフスタイル(RLS)が提供する「じゃらんコーポレートサービス(JCS)」は、法人専用の出張宿泊予約・管理サービスだ。登録宿泊施設数は2万6000弱にも及ぶ。
一般ユーザー向けサービス「じゃらん net」で提供している宿泊施設情報や宿泊プランに加え、通常の宿泊プランよりお得な「JCS限定プラン」も提供。
初期費用やランニングコストは無料。現在契約企業数は急増中だ。

外国人観光客が増加した結果、東京や大阪といった大都市をはじめとして宿泊施設の予約が取りにくい状況が続いている。急な出張などでは、宿泊の予約をしようとしても高額なホテルしか空きがないことも珍しくなく、出張コストの増加に悩まされる企業が多い。
このような企業に対して、宿泊施設の予約や出張旅費の精算など、業務上の多様な側面で貢献するサービスが「じゃらんコーポレートサービス」だ。

1泊2400円のコスト削減効果

JCSはエリアやキーワード、日付、人数などによって宿泊施設を検索し、予約できるサービスだ。登録宿泊施設数は国内最大級の2万6000近くにおよび、初期費用やランニングコストは発生しない。直近2年間で急激に契約企業数を伸ばしており、現在は約7000社が利用している。
このサービスを提供するリクルートライフスタイルの田中政宏氏は、「JCSをご利用いただくことで、お客様には4つのメリットがある」と説明する。
1つ目はコストの削減だ。JCS上には、法人レートで宿泊可能な「JCS限定プラン」が全国で1万件以上、用意されている。これを利用するだけでも、宿泊費の削減は容易にできる。加えてJCSは、サービスを利用する法人の宿泊規定にもとづいて、宿泊料金の上限を「●●円まで」と制限したり、不要なプランを「●●のワードが含まれるプランはNG」(例えば「QUOカード」)などと排除できる。これにより、不必要な高額プランの予約が行えなくなるのだ。
RLSの調査では、出張時に定額制を採用している企業がJCSを利用して実費制に移行した場合、宿泊代金を1泊当たり2452円削減できるという。実費制を採用してる企業でも、約600円の削減効果があると試算している。

効率化と法令遵守を「一括決済」で可能に

2つ目は出張を「見える化」できること。JCSには宿泊実績を一元管理できる機能があり、「どこに」「いつ」「どれくらい」「誰の」出張があるかをリアルタイムで確認できる。これにより、不要な出張の有無や毎月のコスト規模など、知りたい情報がすぐ手に入る。例えば、大地震などの災害が発生した場合、その地域に出張している従業員がいるか否かを即座に確認することも可能だ。
3つ目は、業務の効率化だ。JCSには、出張者から宿泊施設への現地支払いをなくす「法人一括決済機能」(費用は月次で企業からRLSに支払う)がある。出張者は煩雑な精算作業や立替負担から解放されると同時に、バックオフィスでも領収書の照合や管理が不要となる。
最後が、コンプライアンス(法令順守)上の課題を解決できること。実は、出張旅費の精算で不正申請(水増しや架空請求など)が行われているケースは、決して少なくない。ある調査によると、経理担当者の約半数が不正申請を発見した経験があり、そのうちの約2割が出張旅費だったという。法人一括決済サービスを利用すれば、精算処理が従業員個人から切り離されるので、不正を防ぐこともできるのだ。

精算業務の手間を5分の1に削減

NECグループはJCSを導入し、出張業務を管理する部門の業務効率化と出張する従業員の利便性の向上を両立させた。グループ全体の出張に関する事務のシェアードサービスを担っているのは、NECマネジメントパートナー株式会社(代表取締役執行役員社長:松倉肇)(以下、NECマネジメントパート ー)のツーリスト事業部。JCSを導入する以前は、グループ内で使う宿泊予約システムを独自に運用していた。
このシステムでは、NECグループが契約した全国にある約800の宿泊施設が予約可能だった。出張する従業員は、このシステムで施設を検索し、予約を入れる。出張者はこのシステムで印刷した宿泊利用券を宿泊施設へ持っていき、チェックアウト時に宿泊施設より印鑑を押してもらう。ホテル側は宿泊利用券を1カ月分集めてNECマネジメントパートナーへ請求・郵送。後日、同事業部が精算するというフローだった。
NECグループでは、2つの大きな問題を抱えていた。1つは精算作業の煩雑さ。もう1つは宿泊施設の不足だ。
NECマネジメントパートナーでは提出された宿泊利用券を基に、精算処理を行っていた。宿泊利用券は、1カ月で約8000枚にのぼった。この精算を含む宿泊手配業務を工数に換算すると、毎月3.5人月(3.5人が1カ月、仕事をする作業量)。JCSの導入でこれを、5分の1の0.7人月まで削減できたという。
宿泊施設の不足も、豊富な登録施設数を誇るJCSの導入で解消された。
NECマネジメントパートナーの橘勝美氏は「宿泊利用券の管理が必要なくなったことに加え、宿泊施設が飛躍的に増え、個別の予約依頼もなくなった。おかげで出張に行く社員と、精算を担当する社員、双方から喜ばれています」と語っている。

株式会社リクルートライフスタイル

代表取締役社長
:淺野 健
設立
:2012年10月1日
資本金
:1億50百万円
本社
:東京都千代田区丸の内1-9-2
事業内容
:営飲食領域、美容領域、旅行領域、ヘルスケア領域、通販・割引チケット共同購入サービス、その他日常消費領域に関わる商品・サービスの提供
お問い合わせ先
:https://www.recruit-lifestyle.co.jp/service/jalan-corporate-service.html/

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