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企業の成長の秘訣に迫るクラウド活用最前線
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外出先の社員と内勤者が地図上で情報を共有

レッドフォックス株式会社

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レッドフォックスのクラウドサービス「cyzen(サイゼン)」は、スマートデバイスのGPS(全地球測位システム)を効果的に活用したSFA(営業支援)ツールだ。営業や保守担当者の勤怠状況や行動を地図上の位置情報によって管理することが大きな特徴。顧客情報を登録すると、外出先でも地図上で閲覧できる。営業日報などの報告書管理、スケジュール管理、写真管理、交通費計算などの機能を提供する。

三菱地所グループで、不動産の売買仲介と賃貸管理を手がける三菱地所ハウスネット。同社が、賃貸管理業務の生産性を向上させるために導入したのが、レッドフォックスのクラウドサービス「cyzen」だ。
cyzenを導入する以前、同社では賃貸管理業務の生産性を高めることが大きな課題となっていた。この業務には、賃貸物件を訪問し、その後にオフィスで報告書を書くという作業が含まれる。例えば、水漏れなどのトラブルが発生した際には、担当者が物件に訪問して現場の写真を撮った上で詳細を確認。オフィスに戻って、画像データをカメラからパソコンに移し、それを報告書に貼り付け、詳細な状況を記述する。後日、完成した報告書を物件のオーナーに郵送する。
賃貸管理は、売買仲介に比べて案件当たりの単価が低いのにもかかわらず、付加価値を生まない移動時間が大きな割合を占める。移動時間に対しても当然、人件費はかかる。そこで、同社では、この状況を何とか改善したいと考えていた。

訪問から30分で報告書が完成

三菱地所ハウスネットの篠原靖直氏は、取引先にcyzenを紹介された際、ある機能を見て「これを使えば、賃貸管理の生産性を飛躍的に向上できる」と直感したという。その機能とは「写真管理」である。
写真管理は、スマホで撮った写真を地図上で撮影場所ごとに管理する機能である。撮影時に必要な情報を入力することで、自動的に写真を仕分けする機能も備えている。写真の画像データはクラウド上にアップロードされ、オフィスにいる社員もウェブサイト上の地図で写真を管理できる。この機能を活用して、同社は賃貸管理業務の改革に着手した。
従来は、現場を確認した担当者がオフィスに戻って報告書を書いていたが、cyzenの導入後は、この作業を分業で行う体制に改革。現場の写真がアップロードされると、すぐにオフィスにいる社員が報告書を作成するという作業フローに改めた。
cyzenには、ユーザーごとに指定した情報がクラウド上にアップロードされるとプッシュ通知する機能があるので、オフィスの社員はすぐに報告書の作成に取りかかれる。一方、現場を確認するスタッフに対しては、オフィスに戻る必要がなくなったため、直行直帰する体制に変更した。この結果、現場確認スタッフの残業時間を劇的に削減できた。
報告書を作成する過程を効率化する仕組みも作った。
作成した報告書もcyzenで管理している。地図上に表示された、物件ごとのアイコンをクリックするだけで、その物件に関する情報が一覧できる仕組みだ。
cyzenの導入効果は、自社の業務の効率化にとどまらない。賃貸物件のオーナーや入居者の満足度を向上させることにもつながっている。従来は、現場確認からオーナーへ報告書が届くまでに、数日の期間が必要だった。設備故障などのトラブルがあった際には、その間、その状況が放置されることになるのだ。
しかし、cyzenの導入後は、現場に到着してから30分程度で報告書の作成を完了できるようになった。当日や翌日に報告書を送付できるので、物件のオーナーや入居者に喜ばれている。

4年間で1000社超がcyzenを導入

現場を確認する担当者は年齢層が高く、当初はアプリの操作に戸惑うのではないかという不安もあったが、フタを開けてみれば、ほぼ問題なくスムーズに新体制へ移行できたという。
レッドフォックスの山口征彦氏は「cyzenを開発するに当たって、私たちはユーザーファーストというミッションの基に『速い』『簡単』『迷わない』を実現することを念頭に掲げています」と説明する。
こうした開発方針が評価された結果、サービスの提供開始から約4年間で1000社以上の企業がcyzenを導入している。この間、提供する機能も相次いで追加してきた。山口氏は、cyzenを「進化するサービス」と評する。顧客の声や市場ニーズに応えて機能強化してきた結果、機能数は4年間で10倍以上にも増えたという。
今後も、地図上でユーザーの位置を確認する機能や、エリアごとの気象情報を取得して物件の耐久値を基準にアラートを発信する機能、指定した場所への接近や特定エリアへの出入りを検知するジオフェンシング機能などを追加していく計画だ。
地図と連携する情報システムは、一般に「GIS(地理情報システム)」と呼ばれている。三菱地所ハウスネットでも当初、GISを活用することを検討したが機能が過剰である上に、システム構築コストが導入効果に見合わないため、断念している。
篠原氏は「一昔前であればGISを導入するには、数百万円から数千万円の導入コストが必要でした。それが、今では安価な従量料金で使えるようになりました。クラウドサービスが広がったことによって、デジタルテクノロジーが民主化していることを実感しています」と語る。

レッドフォックス株式会社

代表取締役社長
:別所 宏恭
設立
:1989年5月18日
資本金
:3億5,538万円
本社
:東京都新宿区四谷一丁目1番地 四谷見附ビルディング5階
事業内容
:営業やメンテナンス、輸送など全ての現場作業をスマートフォンで革新する「cyzen」を展開中
URL
:https://www.cyzen.cloud/
0120-61-7799
cyzen@redfox.co.jp

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