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帳票ツールNo.1ベンダーの「運用を変えずに電子化する方法」

ウイングアーク1st株式会社

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業務の生産性を上げるポイントの一つは、できるだけ物理的なモノの移動をなくすこと。この代表例が紙の帳票だ。ただし2016年1月から施行される電子帳簿保存法の規制緩和により、ほとんどの帳票を電子化することが可能になった。紙から電子データへ移行することで業務の効率を向上させることが可能だが、課題もある。
とりわけ、電子化された帳票の再利用には、紙の帳票とは異なる手間が発生する。

規制緩和で電子化申請が13倍に

「電子帳簿保存法」の改正で、ほぼ全ての帳票が電子データとして保存可能になった。これを機にペーパーレス化を検討している企業は多い。国税庁の調査では、電子帳簿保存法の改正が決まった2015年に税務書類スキャナ保存の申請件数が前年比で13倍に増加している。紙の帳票の電子化で、業務効率は向上する。経費精算の申請・承認をはじめ、これまで紙の移動を伴っていた業務のスピードが向上するからだ。
ただし、紙の帳票のときにはなかった課題も浮上する。ウイングアーク1stの田中潤氏は、「ひとたび電子化した帳票を再利用しようとすると、紙の帳票とは異なる手間が発生します。電子化した後の運用方法を事前に想定しておくことが大切です」と指摘する。
まず、帳票を検索する仕組みが必要になる。多様な切り口で探し出せるように仕分けしないと、必要な帳票にたどりつくだけでも長い時間がかかる。
電子データのまま再利用する場合は、複製を作る際に思わぬ手間が発生することもある。機密情報が載った帳票の場合、パスワードで保護したり、印刷を禁止したりするようなセキュリティー対策が必要だからだ。一つの作業で大量の帳票を確認する場合などには、これが大きな負担となる。また、複製データが増えると、ストレージ(記憶装置)を圧迫するという懸念もある。
こうした運用管理の煩わしさを解決するのが、ウイングアーク1stの帳票電子活用ソリューション「SPA(SVF PDF Archiver)」である。SPAは同社の帳票基盤ソリューション「SVF」や「Microsoft Office」「Adobe Acrobat」などで出力したPDF形式の帳票を一元管理することが大きな特長で、クラウドサービス「SPA Cloud」も提供している。

保存時には帳票を自動仕分け

SPAは、データの保存時に帳票内の情報を認識して自動的に仕分けする機能を備えている。「請求書」や「納品書」などのタイトルを認識して帳票の種類ごとに保存する、あるいは帳票に記された企業名を認識して取引先ごとに保存するといった具合に仕分けできる。
原本を保持したまま日付や数字、文字列などの条件で帳票を特定し、複製をフォルダーに振り分ける機能も備える。紙の帳票で、用途ごとに複製をとってバインダーに保管するイメージだ。各フォルダーには「ユーザー」「グループ」「ロール(役割)」という単位で「読み込み許可」「書き込み許可」「拒否」といった操作権限を設定できる。
フォルダーに複製を作る際は、「仮想PDF」という独自技術を活用する。原本のデータをそのまま複製するわけではなく、原本のページへのリンクだけを管理する技術だ。仮想PDF自体はファイル容量がほとんどないため、複製が増えてもストレージは圧迫されない。
SPAには、漏れなく該当帳票を探し出す検索機能も搭載されている。帳票のタイトルやサブタイトル、ファイル名、文書作成者や作成・更新日時などで検索できるうえに、帳票の特定の項目を対象とした検索も可能だ。例えば、請求書にある請求額に対し、「1万円以上かつ10万円以下」といった条件で検索できる。帳票に含まれる全てのテキストデータを対象にした、キーワードを指定した全文検索も可能だ。帳票に付箋を付けて、ここに含まれる文字を検索する機能も提供する。
帳票を再利用する際には、さまざまに加工した複製データを作成できる。①「持ち出し禁止」といった透かしを入れる、②帳票上にメモを記述する、③マイナンバーのような機密情報を黒塗りしてマスクする――などの加工が可能。印刷を不可能にするような、セキュリティー対策を施すこともできる。再利用の際も仮想PDF技術を活用しているので、原本はそのまま保持される。

図面を管理して生産性を向上

業務の現場で扱う文書をSPAで管理して、生産性を上げている企業もある。ある自動車関連メーカーは、大量の図面をSPAで管理しているという。
同社では、製造・設計現場で頻繁に図面の確認を行う。従来は膨大な数の図面を保管してある場所と、現場の間を行き来する必要があった。目的の図面を探し出し現場に運び、利用後は元の場所へ戻す作業が、業務の効率を落としていた。SPAの導入後は、近くのパソコンで簡単に図面を呼び出せるようになった。SPAはウェブブラウザーから利用できるので、図面を作成したCAD(コンピューターによる設計)システムが搭載されていないパソコンや手元のタブレットでも図面を呼び出せるのだ。無駄な移動時間がなくなり、生産性は大きく向上した。
「生産性向上を目指す際に、紙の移動が効率化の妨げになっているケースが、意外と多いのが現実です。法規制の緩和でほとんどの文書を電子化できるようになった今、本格的に、電子データへの移行を検討する時期が来たと言えるのではないでしょうか」(田中氏)

ウイングアーク1st株式会社

代表取締役社長
:内野 弘幸
設立
:2004年3月
資本金
:2億円
本社
:東京都渋谷区桜丘町20-1 渋谷インフォスタワー
事業内容
:帳票事業、BI事業
お問い合わせ先
:http://www.wingarc.com/

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