FCEプロセス&テクノロジー 活用定着の秘訣は「現場主導」 ツールの使いやすさがカギを握る

世の中の変化を踏まえて改革の要点を定めることが重要

株式会社FCEプロセス&テクノロジー 代表取締役社長 永田 純一郎氏
株式会社FCEプロセス&テクノロジー 代表取締役社長 永田 純一郎氏

「働き方改革の方向性を決める上では、世の中で起こっている2つの変化を踏まえることが重要です」とFCEプロセス&テクノロジーの永田 純一郎氏は切り出した。

1つは、我が国の労働力人口減少に起因する「働き手・現場の変化」である。代替人員がいないため、ある業務を担当する社員が休めない。あるいは時短の重要性は理解しているものの、現実には業務量が多くて実現できないといった課題は、今やあらゆる企業の現場が抱えている。この課題を直視し、解決する意思を持つことが不可欠になっている。

もう1つが、「働きがいに対する価値観の変化」だ。特に若手世代において、「仕事」のとらえ方が年上世代と大きく変わってきている。つまり「仕事は大事。でも、それだけが人生じゃない」といった考え方が、多数派を占めるようになっているのだ。

「この2つの変化を踏まえていなければ、業務のムダ削減の取り組みひとつをとってみても、『何をムダと考えるか』が大きくぶれてしまいます。結果として施策を見誤り、社員の定着率や離職率にも影響することになるでしょう」と永田氏は警鐘を鳴らす。


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「ロボットに引き継ぐ」感覚で業務の自動化を進めることが可能

一方、こうしたリアルな課題感を、最も肌身に感じているのは「現場」である。そこで同社は、RPAの導入・活用に当たっては、課題を抱える現場自身が主導して進めることを提唱している。これにより、よりダイレクトかつタイムリーに課題を解決する使い方が実現しやすくなるからだ。

図1 「RPA Robo-Pat」の操作画面

図1 「RPA Robo-Pat」の操作画面

画像認識機能によって、マウスやキーボードの操作を登録していくだけで、簡単に事務作業をロボット化できる。「ロボットを作成する」というよりも、「ロボットに対して業務を引き継ぐ」感覚で登録していくことが可能

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この取り組みを支援するのが、同社が提供する「Robo-Pat(ロボパット)」である(図1)。これは、画像認識機能によって画面上のマウスやキーボードの操作を簡単に設定し、業務の自動化を実現できるRPAソリューション。人がマウス/キーボードで操作できるシステム、アプリケーションであれば、ほぼすべての操作を「ロボット化」できる点を最大の強みとしている。

「ロボットを作成する手順も直感的で簡単です。具体的には、人がシステムを操作する際のマウスやキーボードの操作手順を、そのまま登録するだけ。『ロボットを作成する』というよりも、『ロボットに対して業務を引き継ぐ』感覚で取り組みを進めていくことができます」と永田氏。ITに詳しくない社員でも簡単に自動化の仕組みを構築できるため、現場主導の活用が進めやすいという。

実際、同社自身もRobo-Patを使うことで、経理部門をはじめとする業務の現場で多くの効果を享受している。

例えば、同社は教育関連の事務支援にかかわる事業も展開している。そのなかに学習塾のコンサルティング部隊があるが、この部隊は毎月、各学習塾の入会者、退会者などの管理指標を集計して、レポートにまとめるという業務を行っている。

「クラウド上のシステムにログインして、表示された該当箇所の数字を選択・コピーし、それをレポート作成用のExcelファイルに貼り付けて登録するという作業です。従来は、1教室当たり3〜4分かかるそれらの作業を約400教室分、毎月繰り返し実施していました」(永田氏)

同社は、この業務をすべてロボット化。月間21時間、年間で約252時間の工数削減を実現した。しかも、そのロボット自体も、当該業務を担当していた事務職員がRobo-Patを使い始めてわずか1週間で作成したものだったという。

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情シス主導で失敗した経験を基に現在は確実に利用定着につなげる

ただ、実際は同社も、Robo-Patの活用に最初から成功したわけではない。というのも、ロボットの作成は当初、情報システム部門が担当。業務現場の要求をヒアリングし、それに合わせて作っていたからだ。

図2 FCEプロセス&テクノロジーの失敗経験

図2 FCEプロセス&テクノロジーの失敗経験

当初は技術者がロボット作成を担おうとしたが失敗。実務作業を行う事務スタッフ自身がロボットを作成するように切り替えることで一気に導入が進むとともに、その後の継続的な改善もスムーズになった

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「しかし、この方法の場合、業務部門の課題を情報システム部門が正しく理解するまでのプロセスに多大な時間と労力を要していました。また、情報システム部門は常にリソースが逼迫しており、業務部門側が出した要求に対して速やかな対応が取りにくい状態。これにより、思うように活用が進められなかったのです」と永田氏は振り返る(図2)。

業務部門側でも、要望提出作業を面倒に感じたり、常に忙しそうな情報システム部門に作業を依頼する申し訳なさといった心理的障壁が強まったりし、RPA活用の動き自体が沈静化してしまったという。「まさにロボット作成をめぐって、情報システム部門と業務部門が“Win-Win”ならぬ“Lose-Lose”の関係になってしまったのです」と永田氏は語る。

同社は、“Win-Win”の関係を構築するには、「ロボットを作る人」と「ロボットを使う人」を一致させる必要があるという考えに至った。こうして、業務部門は自らのペースで業務自動化に取り組み、情報システム部門はオンデマンドで現場を支援するという現在の体制ができたわけだ。Robo-Patは、簡単なだけではなく、JavaScriptなどを用いて詳細な自動化のコントロールを行うことも可能。情報システム部門にとっても、扱いやすいツールといえるだろう。

「現在は、事務職員が作成する日報の中にも、『来週中にA業務をロボット化する』『B業務はロボット化を要検討』といった文言が見られるようになってきました。Robo-Patが、自らの課題解決に向けたパートナーになっている。活用定着によって、自発的な業務改善の視点が現場に芽生えてきていることを感じます」と永田氏は話す。

企業の成長は、いうまでもなく「人」が担っていくものだ。Robo-PatをはじめとするRPAの導入・活用でもその視点を忘れず、現場主導で進めることがカギになる。それが同社の提案である。


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