先進オフィスの意外な“弱点”を解消せよ!

「オープン&フラット」と「プライバシー」を両立 注目を集める、新しい仕事場のカタチ

社内コミュニケーションを促進するため、オフィスのパーテーションを撤廃したり、フリーアドレス制を導入したりする企業が増えている。だが一方で、こうしたレイアウトのオープン化は意外な問題も引き起こしているという。それが、「機密性」や「プライバシー」を確保できる環境の減少である。コミュニケーションツールなどを提供するITベンダーのブイキューブは、この問題を解決する新しい仕事場のカタチを提案。その内容と具体的なソリューションについて、同社の佐藤 岳氏に聞いた。

オフィス最適化により顕在化した「プライバシー」の問題

株式会社ブイキューブ マーケティング本部 本部長
株式会社ブイキューブ
マーケティング本部
本部長
佐藤 岳
 2000年代以降、少子化による労働人口の減少や職場ストレスによる病気の増加を背景として、「健康経営」の重要性が意識されるようになった。そんななか、オフィス環境を改善することで、社員の健康を維持・増進し、生産性向上につなげようという動きが広がっている。

 中でも目立つのが、社員同士のコミュニケーションを活発にし、ストレス緩和に役立てる取り組みだ。近年は、社員の交流の場として、カフェスペースやリフレッシュスペースを新設する企業も増加。また、個室を減らしてオフィスをオープン化・ワンフロア化したり、フリーアドレス制を導入したりする企業も増えている。

 ところが一方で、オフィスレイアウトのオープン化により、意外な問題も浮上していることをご存じだろうか。ITベンダー、ブイキューブの佐藤 岳氏は次のように語る。

 「マネジメント層向けの個室や奥まったミーティングスペースなどを削減し、『オープン&フラット』化を進める企業が増えてくるなか、オフィス内でプライバシーを確保できる空間が減少しています。これにより、機密性の高い会話が必要とされる業務が、職場で行いにくくなっているのです」

 例えば、顧客や取引先との商談・打ち合わせや開発中の製品についての情報交換など、クローズドな環境で行われるべき業務は多い。対面で行うためのスペースが少なくなっているほか、個人のデスクさえもなくなりつつある先進的なオフィスでは、電話でそうした会話を行うことさえ難しくなっているという。

 「もちろんフロア内に会議室はありますが、そのリソースも逼迫しがちな昨今は、自分が内緒話をするためだけに6人用の部屋を押さえるのは気がとがめます。仕方なく、壁際で周囲をはばかりながら電話する。これは、健康経営やオフィス最適化を順調に進めてきた企業ほど顕著な、皮肉な課題といえるでしょう」と佐藤氏は言う。

 経営上の重要情報を日常的に扱うマネジメント層はもちろん、あらゆる部門の業務に機密情報は存在する。そのため、場合によっては、オフィス最適化のメリットを上回るほどの大きなデメリットをもたらしかねない状況といえるだろう。

簡単に設置できる密閉型コミュニケーションブース

 そこでブイキューブは、この状況を解消するためのソリューションを開発した。それが、コミュニケーションブース「 TELECUBE(テレキューブ)」である。
コミュニケーションブース「TELECUBE(テレキューブ)」
コミュニケーションブース「TELECUBE(テレキューブ)」
オフィス内の一角やロビーなどに設置可能な密室型コミュニケーションスペース。
周囲に聞かれたくない電話や、Web会議を行う際などに利用できる
 このテレキューブは、モバイルワーク時代の働き方に対応した防音型のコミュニケーションブース。電源とインターネット接続環境が搭載されており、これを利用することで、周囲の人の耳や目を気にすることなく、安心して静かな環境で電話やチャットを使った業務が行える。

 「新たにミーティングルームを設置するよりもずっと低コストに、セキュアで集中して仕事できる環境を用意できます。PCを置くためのデスクやイス、コンセントなど、必要なものを一式備えたボックス型なので、届いたその日から使用可能。キャスター付きで、移動も簡単に行えるので、オフィスレイアウトの変更にあわせて配置換えもできます。オープン&フラット化という基本方針は維持したまま、必要なときに必要な分だけ、防音スペースを確保することが可能です」と佐藤氏は説明する。

 筐体の遮音性能は高く、例えばオフィスの上階で工事をしていても気にならず電話ができるレベルだという。コミュニケーションが活発に行われるにぎやかなオフィスでも、電話や作業に集中できるスペースを確保できる。もちろん、内側の声も外に漏れることはない。

大手監査法人をはじめ、多くのユーザーが活用中

 市場でもあまり見かけない独特なコンセプトが受け、テレキューブの問い合わせは増加中。導入企業は急増しているという。

 例えば、ある大手監査法人では、フリーアドレス制を取り入れた結果、監査先企業との電話による会話がしにくくなったことに悩んでいた。仕方なく、会計士が電話をする際は、周囲に人のいない場所を探し、そこへ移動していたという。「お客様の事業特性上、機密性の高いやりとりが求められるシーンは多いだけに、これは切実な課題でした。テレキューブの導入後は、必要なときすぐに電話で会話が行えるようになり、監査業務に安心して集中できるようになったそうです」(佐藤氏)。

 また、ある物流会社も、同じくオフィス内のプライベートスペース確保の目的でテレキューブを導入。加えてこの会社は、同じビルに入居するテナント向けのサービス強化施策として、ビル内にある共用スペースにもテレキューブを複数台設置する予定だという。「表面化はしていなくても、同様の課題を潜在的に持っているお客様は多数いるはずです。ぜひ、実際に使うことでテレキューブのメリットを感じていただきたいですね」と佐藤氏は語る。

モバイルワーカーのための新しい社会インフラを目指す

 現在、テレキューブのラインアップは1人用モデルのみだが、2人用と4人用のモデルも開発中。商品ラインアップを充実することで、より幅広いニーズに応えていく。

 「サイズが変われば、行える業務も変わります。例えば、1on1(ワン・オン・ワン)ミーティング。これは人事考課面談など、上司と部下が1対1で行う定期的ミーティングのことで、現在は会議室を押さえて実施することが多い業務です。これがテレキューブで行えるようになれば、限られた会議室のリソースを有効活用することにもつなげられるでしょう」と佐藤氏は述べる。

 また、2018年内には公共空間向けモデルの発売も予定している。これは、空港・駅などでもプライバシーを確保した電話やモバイルワークを実現したいという声に応えたものだ。屋外への設置にも対応できるよう、空調や監視カメラ、防塵・防水などの機能を完備する。さらに将来的には、街角にテレキューブを設置し、時間ベースの従量課金型で利用できるサービスの提供も検討中だという。

将来的には空港や駅など公共空間での使用も可能に
将来的には空港や駅など公共空間での使用も可能に
「防塵」「防水」「施錠」といった機能を持たせることで、公共空間に設置できるモデルも開発中
 「当社はテレキューブを、コミュニケーション領域における新しい社会インフラになるものと位置づけています。オフィス内はもちろん、街中でも、いつでもどこでも安心して働ける環境をご提供するため、今後もさらにアイデアを練っていきます」(佐藤氏)

 オフィス環境の改善に潜んでいた、意外な落とし穴——。これをふさぎ、真の意味での生産性向上を実現する上で、テレキューブはこれまでにない魅力を備えたソリューションといえるだろう。
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株式会社ブイキューブ
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