SPECIAL REPORT その「働き方改革」はうまくいかない! コミュニケーションから考える働き方改革成功のポイント

多くの企業が取り組んでいる働き方改革。ワークライフバランス向上や生産性向上など、様々な恩恵が期待されている一方、“なかなか成果が出ない”“制度は用意したのに活用されない”といった課題を抱える企業も多い。そこでは特に、テレワークの活用、浸透をいかにスムーズに進めるかがポイントになる。働き方改革で企業が直面する課題と、そのブレークスルーポイントを見ていこう。

 

 

働き方改革の主役「テレワーク」がうまくいかない理由とは

 社員の生産性を高め、同時にワークライフバランスの充実を図る制度として欠くことができないのが、働き方改革におけるテレワーク導入だろう。実際、総務省の平成29年度の調査でも、テレワーク導入企業は、未導入企業に比較して、売上高・経常利益ともに増加傾向にあることが明らかになっており、導入のメリットは疑うべくもない。(図参照)

 

図1テレワーク導入企業の方が、直近3年間に業績が増加傾向にある。その違いは、経常利益においてより顕著だ。

 

 しかし、テレワーク制度を導入したものの、活用の盛り上がりは導入当初だけで、数カ月たつうちに利用率が数パーセントに下がっていく企業も多い。“テレワークは有効”と誰もが分かっているにもかかわらず、である。実は、制度だけをち密に整備し、“わが社でもテレワークができるようになりました”と周知するだけでは、次にあげる2つの課題をクリアできないのだ。

 

 

テレワーク推進を阻害する2つの課題~上司の理解不足と環境の整備不足

 1つ目の課題は、組織あるいはチームにおける、上司(あるいはマネージャー)の意識の問題である。テレワークは、社員それぞれが自由に、自律的に活用できてこそ威力を発揮する制度だ。日々刻々と変わる状況に合わせ、“よし、明日はテレワークで集中して企画書を仕上げるぞ”とか“客先で打ち合わせた後、近くのコワーキングスペースで事務処理をしよう”など、臨機応変に活用できることが何より重要だ。

 

 しかし、マネージャーや上司がテレワークに消極的だったり、通勤地獄と残業続きで頑張った昔の自分の成功体験から抜け出せないでいると、組織の中に“テレワークを利用しづらい”空気が生まれてしまう。その結果、上司がいちいち“テレワークの理由”を問いただしたり、“利用するなら1カ月前に申請”など、本末転倒なルールで縛ってしまうのだ。結果、せっかくのテレワーク制度が、活用されないまま放置されることになる。

 

図2テレワークの申請は1カ月前に書類で。しかも上司に理由を問い詰められ・・・これでは働き方改革どころではない。

 

 そして2つ目の課題は、テレワークにおける、円滑な社員同士のコミュニケーションである。多くの企業がテレワークと同時に電話/ビデオ会議システムを導入するが、初めての遠隔会議体験で “やっぱり対面でないとだめだ”という意識が芽生えてしまと、テレワーク推進を阻害する大きな要因になる。

 

 遠隔会議の失敗要因の1つには「設定のわずらわしさ」がある。電話/ビデオ会議は、大勢が集まる大会議室ではなく、5~6人程度の“ハドルルーム”と呼ばれる小規模な会議室で行われることが多い。ハドルルームには通常、小さなテーブルとイスがあるだけ。大会議室と違い、電話/ビデオ会議のサポートになるAV機器は用意されていない。そこでたいていは自分のノートPCを持ち込んで、となるのだが、電話/ビデオ会議を行うためのPCの設定は結構面倒なもの。設定に手間取ると、会議のための貴重な時間を無駄にすることになってしまう。

 

 さらに問題となるのは「参加者の声の聴き取りにくさ」だ。前出のように電話/ビデオ会議にノートPCを用いた場合、ノートPCのマイクでは近くにいる一部の参加者の声しか拾えないし、スピーカーがクリアに聴き取れないことがよくある。このため双方の参加者ともに、今、誰が話しているのか、何が話し合われているのかがわからなくなったり、必死に聴き取ろうとするあまり肝心の議論の内容が深まらなくなったり、といったことが起こりがちだ。

 

図3「すいません、良く聞こえないので電話でもいいですか?」。せっかくの会議システムも、環境が悪ければ有効に活用することはできない。

 

 

まず全員参加の「テレワーク・デイ」で上司にも成功体験を!

 ではどのようにこれらの課題を解決するか?まず「上司の理解不足」については、強制的に全社員(あるいは部門単位でもよい)が参加する「テレワーク・デイ」の実施が有効だ。3カ月に1度や半年に1度、全員がテレワークを体験することにより、上司も含めて活用メリットを実感してもらうのだ。何しろ“誰も会社にいない”のだから、テレワークに消極的な上司も、否応なしに参加することになる。しかしその結果、「思っていたような問題は発生しなかった」「自分も仕事に集中できた」「家族との時間が増えた」など、明確なメリットを実感でき、上司自らがテレワークを率先して行うように変わっていけば、制度の活用は一気に進む。

 

 そして「遠隔会議におけるコミュニケーションの課題」については、何よりも“最初の成功体験”を社員に与えることが大切になる。「操作が簡単だった」「ちゃんとお互いの会話がクリアに聞こえた」など、納得感が生まれれば、自然発生的に電話/ビデオ会議は社内の文化として広がっていく。

 

 ここで重要なのが、社員が迷わず、快適に遠隔会議ができる環境の整備だ。最新のITツールを活用すれば驚くほど簡単に、機能性の高い遠隔会議環境を整えられる。そして、こうした電話/ビデオ会議を行う上での環境の課題を一挙に解決してくれるのが、レノボの「ThinkSmart Hub 500」だ。コンピュータ本体、操作用ディスプレイ、会議室用スピーカー、そして360度集音のマイクを搭載したオールインワン端末。これ1台で、Skype for Business経由でのオンラインミーティングを簡単・高音質で実施できる。

 

図4Windows 10 IoT Enterprise を搭載したレノボの「ThinkSmart Hub 500」。これ1台で、快適なコミュニケーション環境を簡単に実現できる。

 

 

電話/ビデオ会議の“成功体験を生み出す”

 「ThinkSmart Hub 500」でまず注目すべきは操作の容易さだ。タッチパネル式の操作画面は極めてシンプルかつ直感的で、ワンタップするだけでオンラインミーティングに参加できる。これなら操作に迷うことなく、時間どおりにミーティングを開始可能。

 

 ディスプレイ下部には360度集音マイクを搭載。参加者が部屋のどこにいても、声をしっかりと集音する。さらにDolby Premium準拠の高品質スピーカーも内蔵。遠隔地であることを感じさせない、クリアな音声を再現する。

 

 資料共有もお手のもの。プロジェクターにつなぐ感覚で、PCとHub 500をHDMIケーブルで接続するだけで、「ThinkSmart Hub 500」に映し出された画面が、自動的に遠隔地のデバイスにも共有される。遠隔地の参加者と同じ資料を見ながら、じっくりと議論を深めることが可能だ。

 

図5「ThinkSmart Hub 500」は、360度回転するタッチパネルで、すぐに会議相手を呼び出せる。全方向の集音マイクとスピーカーも内蔵しているため、会議室にいる全員がストレスなく議論に集中できる。

 

 参加者同士で顔を見ながら会議を行いたい時は、Hub 500に外付けのUSBカメラを接続すればOK。これも非常に簡単だ。すでにUSBカメラを持っていればそれをそのまま使えるのも利点だろう。

 

 これだけの機能を備えながらも、価格がノートPC1台程度とリースナブルなのも魅力。社内に複数あるハドルルームに無理なく1台ずつ設置できる。現在、企業の会議室の約7割がコミュニケーション設備を持たないといわれている。「ThinkSmart Hub 500」を設置することで、ハドルルームをテレワーク推進・働き方改革実現に向けスマートに変貌させることが可能だ。上司の意識改革と、快適な遠隔会議環境の整備。これがテレワーク推進の秘訣になる。ITツールもうまく活用しながら、働き改革を進めていきたい。

 

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