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Excel活用ツール特集

総論
高い操作性を持つExcelの活用で
業務の効率化

最も利用されているアプリケーションの1つに「Microsoft Excel」がある。簡単な表計算から複雑な集計・分析、業務報告からデータベースなど、実にさまざまな用途に利用され、だれもが日常的に使い慣れているという操作性の高さを兼ね備えている。アプリケーションとしての機能拡張も進み、ビジネスに必要な情報のほとんどを処理できる「万能」ツールとして進化し続けている。

あらゆるビジネス現場で活用されるExcel

Microsoft Excelは、ドキュメント作成から、表計算、グラフ作成、簡易型データベースはもちろん、売上実績集計から事業分析など、あらゆるビジネス現場で必要不可欠なツールである。なかでも、「データ集計」「分析」「結果表示」に関しては、高度な処理でもこなすことができる。そのため、基幹系業務システムと連携させているケースも多い。

基幹系システムと連携させている多くの現場では、サーバーからデータをExcel形式で取り出し、ローカル上でデータのアップデートを行い、サーバー側に書き戻すといった作業が行われている場合が少なくない。また、基幹系システムで対応できない客先向け個別仕様のフォーマット対応をExcel上で行う例もある。

しかし、あまりにも多方面で活用されているために、解決しなければならない課題も多い。いくつものExcelファイルがPCやネットワーク上に散在することで最新のファイル状況の確認や管理が難しいといったものから、サーバーにファイルを置いている場合などはアクセス制限やデータの入出力に手間がかかるといった点なども挙げられる。

こうしたさまざまな業務で使われるExcelの高い操作性はそのままで、情報システムと連携させることによる業務の効率化やスピードアップを実現しようとする動きが活発になっている。

開発支援ツールで基幹系システムとの連携強化

Excelと基幹系システムとをストレスなく連携させることができれば、個々に蓄積されたデータを経営の情報資産として有効活用することができるようになる。そのため、大量のExcelファイルを一元的に保管したり、ファイルを1つずつ開いて集計するといった、これまでのExcelデータ管理やオペレーションの効率化に取り組み、新たなシステム開発に着手する企業が多くなっている。

しかし、その開発には開発言語や複雑なシステム設計を求められ、作り上げたシステムの維持やメンテナンスが新たに求められる。もともとExcelには、業務処理システムを開発するMicrosoft Visual Basic for Applications(VBA)などの環境が整っている。アプリケーションそのものも、通常の基幹システムの開発に使うにはほとんど支障がないレベルに進化している。もちろん業務システムを開発するとなるとVBAなどを駆使する必要があるが、Excelが持つ機能性や直感的な操作インタフェースを活用した開発支援ツールも数多く登場している。

開発ツールの中には、ホームページ開発ツールのように、マクロ言語を使わずに済むものもある。こうしたツールを使うことで、他の開発言語を使う場合と比べ、開発コストを数分の1からそれ以上に削減できた例もあるという。さらに、Excelで作った資産をWeb化することにより、データ資産をそのまま活用できるようにするツール。サーバーデータベースと連携したExcelアプリケーションを作成できる開発ツール。Excelでは難しかった情報の一元管理や、帳票・伝票などのレポート出力を可能にするもの。さまざまな企業システム内に蓄積されているデータを統合し、高速にデータ集計・レポーティングが行えるBIツールとして活用することも可能なツールなど、実にさまざまな性格のものが揃っている。

IT活用の1つの施策として、優れた操作性のユーザーインタフェースと業務環境を変えることなく実現できるExcelデータ活用基盤構築が注目される。

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