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マイナンバーの取得から廃棄まで確実・安全に行うシステムを活用

オービックビジネスコンサルタント(OBC)

マイナンバーの取得から廃棄まで
確実・安全に行うシステムを活用

マイナンバーを安全かつ効率的に管理するにはどうすべきか。オービックビジネスコンサルタント(OBC)では、マイナンバーの取得・保管のリスクを低減する「OMSS+マイナンバー収集・保管サービス」、安全な利用と管理を実現する「マイナンバー対応奉行シリーズ」を発表。マイナンバーを包括的に管理し、システム活用による対応策を説明した。

スマホやPCでマイナンバーを収集するマルチデバイス入力

株式会社オービック
ビジネスコンサルタント
営業推進本部
ソリューション推進室
室長
小野塚 哲仁

 マイナンバー制度は、マイナンバーの取得から保管、利用、廃棄まで多岐にわたるため、システムで対応できる部分、手作業で対応する部分の見極めが重要になる。「どこまでシステムで行うのか、対応範囲を見極めながらマイナンバーの準備が行えるよう、取得から廃棄、安全管理措置の対応まで企業の要件に沿った形で2通りのサービスを用意しています」とOBCの小野塚哲仁氏は述べる。

 そして、取得、保管、利用、廃棄の業務プロセスごとの対応策を解説。取得のプロセスでは、「マイナンバーを正確に、効率的に、そして安全に取得することが求められる」(小野塚氏)として、漏れなく本人確認を行う仕組み、負担をかけずに取得する仕組み、マイナンバーが漏洩しない仕組みをポイントに挙げる。

 こうした要件に対し、OBCでは従業員や個人支払先のマイナンバーを確実・安全に収集、保管するための新しいクラウドサービス「OMSS+マイナンバー収集・保管サービス」(以下、収集・保管サービス)を発表した。

 その特長の一つは、マルチデバイス入力だ。様々な場所で働く従業員や個人支払先など多様なマイナンバーを収集するため、スマートフォンのカメラ機能やPCのスキャナーを活用。マイナンバー通知カードや本人確認書類の免許証などをスマホで撮影した後、セキュアなクラウド上に暗号化された状態で保管される仕組みだ。「マルチデバイス入力で従業員、取得担当者双方の業務負担を軽減できます」と小野塚氏は強調する。手作業で取得する場合、双方の都合を調整する必要があるが、収集・保管サービスの利用で従業員は空き時間にマイナンバーを提出すればよい。場所と時間を選ばず、業務量を削減できる。加えて、本人確認などの書類が企業に残らず、システムで管理することで取得時の漏洩リスクを軽減できる効果がある。

 また、マイナンバー利用時の基幹業務システムとの連携は、OBCの奉行シリーズだけでなく、他社のシステムともCSVファイルを用いて連携が可能だ。奉行シリーズとの直接連携であれば、マイナンバーの利用・廃棄のたびに、クラウド上の番号を照会・廃棄するため、より安全な保管を実現する。

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必要な帳票にのみ番号を出力しマイナンバーの利用を局所化

 収集・保管サービスの導入効果は、取得業務を標準化し、未入力社員の一覧で取得漏れの防止や、本人確認の履歴も管理できるので正確な取得が行えることだ。「自社でマイナンバーを持たないため、漏洩や不正利用などのリスクを低減でき、厳格な安全管理措置を図れます」と小野塚氏は説明する。

 続いて、保管・利用・提供の業務プロセスについて説明。目的外の利用など法令違反に対して厳しい罰則が科せられるため、運用には注意が必要だ。そこで、企業に求められるポイントは、「マイナンバーの目的外利用ができない仕組み、漏洩しない仕組み、問題発生時に追跡できる仕組みが必要です」と小野塚氏は説明する。

 奉行シリーズは必要な帳票にのみ個人番号が出力されるので、マイナンバー利用を局所化し、コントロールできる。また、収集・保管サービスのクラウド上でマイナンバーを保管し、番号利用時のみ照会する仕組みにより、漏洩リスクを軽減する。さらに、奉行シリーズ上で番号を扱う担当者の権限の設定や、アクセスログの自動保存に対応。安全管理措置で規定されたアクセス制御やログ保存の統制が可能だ。

物理的安全管理措置と技術的安全管理措置に対応

 廃棄のプロセスでは、企業で必要のないマイナンバーを漏れなく廃棄できる仕組みが必要だ。例えば、退職者や扶養から外れた家族など保管の必要がなくなったマイナンバーが分かるような仕組みや、後から廃棄を確認できる仕組みが求められる。

 こうした要件に対し、「収集・保管サービスでは廃棄業務を標準化しています。番号廃棄の記録も残るので、漏れのない廃棄業務が可能です」と小野塚氏は説明する。また、奉行シリーズでは廃棄対象者の確認後、社員情報は残し、マイナンバーだけ削除するなど、企業の運用に合わせた利用が可能だ。

 収集・保管サービスと奉行シリーズは、システム対応が必要な物理的安全管理措置と技術的安全管理措置に対応。マイナンバーのクラウド管理、アクセス権限、アクセスログ、暗号化といった項目をシステムでカバーする。

 「OBCのマイナンバー対応システムは、企業の業務量やリスク量に応じてサービスの利用範囲を選択することができます。法令対応だけでなく、企業のリスクマネジメントと業務生産性まで考慮した対応を同時に実現します」と小野塚氏は話す。

 マイナンバーの収集・保管・利用・廃棄では、企業の従業員だけでなく、弁護士などの報酬、家賃、講演料、原稿料などの個人支払先の管理も重要になる。マルチデバイス入力による取得やクラウド上でのセキュアな保管は、多くの個人支払先を抱える企業の手助けとなるはずだ。

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