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評論家 伊藤洋一氏 日本のプレゼンを改革

■経済評論家 伊藤洋一氏に聞く

 「会議の生産性を高めたい」と、頭を悩ます経営者やビジネスリーダーは少なくない。こうした課題解決にうってつけなのが、エプソンが来月発売するインタラクティブ機能搭載プロジェクターの新製品。資料を投写するだけでなく、電子ペンで投写画面上に直接書き込める。また、書き込んだ画面を会議参加者の手元のPC、タブレットに配信することで、全員参加型の会議ができる。講演会で聴衆を沸かす達人、経済評論家の伊藤洋一氏に会議を成功させる秘訣や、新製品の効果的な活用方法を聞いた。

参加者にとっての想定外が 議論の場を活性化させる

経済評論家 伊藤洋一氏
経済評論家 伊藤洋一氏
エコノミスト、評論家。三井住友トラスト基礎研究所主席研究員。1950年長野県生まれ、73年早稲田大学政治経済学部卒。国際経済、金融、マーケットを専門としながら、金融市場からマクロ経済、特にデジタル経済などについても講演、執筆活動、テレビ出演など多数。

 長年、日本の会議は「生産性が低い」と言われています。これは、講演会やプレゼンも同様ですが、参加者にとっての想定の範囲内の事しか起こらないから。スクリーンを見やすくするため、部屋の照明を落とす。スライド資料を大量に用意して、粛々と読む。これでは、参加意識が低い者であればあるほど、会議に関係のない作業をし始めたり、居眠りをしたりする。こんな状態では建設的な会議にはなり得ません。

 参加者は会議が始まる前に、その会議が関心をそそるものなのか、そうでないかを意識せずとも判断しているものです。また、昔から組織論として、あらゆる人間の集まりにおいて、自発的に会議で発言する者は2割程度と言われています。その他の者は、義務感で参加していたり、参加したくないと考えているようです。残念なことに地域を問わず、今も昔もこの構成は変わっていません。

 では、どうすれば議論の場を活性化することができるのか。それは、会議の主宰者が、参加者にとっての「想定外」を提供し、自発的に参加する者を増やすよう努めるべきだと私は思います。

 では、私の経験から、意識の低い参加者を〝自発的に参加する者〞に変える方法を披露することにしましょう。会議やプレゼンは、私が日々行っている講演会と同質のものであり、私もよくプロジェクターを利用しています。投写する内容について、私が心がけているのは、「動きをつける」ということ。文章と比較すると動的コンテンツは一度に伝わる情報量が圧倒的に多くなるためです。

 私が講演会に持ち込むのは、動画や静止画などの資料を入れたスマートフォン(スマホ)とプロジェクターに接続するためのケーブルのみ。頃合いを見計らい、静止画を何枚もスライドさせて見せたり、動画を見せて説明します。また、スマホのカメラ機能を使って居眠りしている聴衆をスクリーンに映し出すと、自分の姿を大写しにされた聴衆がおもむろに座り直す姿を見て、会場は沸きに沸く。このように動きをつけることで、参加者に「想定外」を提供し、注目を集め続ける工夫をしています。

 エプソンの新しいプロジェクターの特徴は、議論のキャッチボールができること。つまり双方向性だと聞いています。例えば、会議参加者のパソコン50台をつないでプロジェクターの投写面に書き込んだ内容を全員に配信したり、音声会議システムを使い東京と大阪の会議室を結んで、書き込んだ投写画面を共有することができるため、意思疎通の向上に大きく貢献する。

 そのため、議論の中で常に意思疎通が図れ、出席者全員の総意を得る武器にもなります。さらには、こうした双方向機能によって、参加者の意欲を上げることができるため、非自発的だった出席者にとっては脅威にもなります。

会議過程を見える化 決定プロセスを明らかに

インタラクティブ機能搭載プロジェクターを操作、「会議の密度が高まりそうですね」と話す伊藤氏
インタラクティブ機能搭載プロジェクターを操作、「会議の密度が高まりそうですね」と話す伊藤氏

 また、書き込んだ画面を元々の会議資料と一緒に保存することができる。議事録作成の手間いらずというメリットも大きいのですが、課題提示という導入部と会議結果だけではなく、そこに至る過程を残せることが大きなポイントです。まず、比較検討の材料として次の会議に役立つ。さらに、議論の過程そのものを公表する際にも役立つ。行政だけでなく企業においても、ステークホルダーへの説明責任などが重視され、プロセスをあいまいにしない姿勢が高く評価される現代に、とても必要な機能だと思いますし、企業の意思決定のプロセスをより良いものに変えていく可能性を感じます。

 さらに、インタラクティブ機能搭載プロジェクターを導入することで、時間とコストをかけていた出張の生産性を上げることができます。プロジェクターを使った遠隔会議で、事前に綿密な打ち合わせができるから、実際に出張し、あって話をする際に、アイデアの共有や細かなすり合わせなど、議論をより前に進めることができる。内容の薄い出張を減らし、腹を割って話し合うことが、生産性を上げるために大切ということです。

 こうした便利で有益な機器が世に出る一方で、機器を使う側に課題はあります。日本のITリテラシーはまだ高いとは言えず、企業の中にも、こうしたテクノロジーの進化を受け入れることのできない人はいます。優れた機器を作るメーカーには、是非、そのデバイスの機能のみならず、そのデバイスをどう使うのかの知識の普及活動を期待したい。基本的な使い方を身につけたユーザーは、そのライフスタイルやワークスタイルに合わせて、自ら新しい使い方をどんどん見つけていくからです。

 また、企業には新しいテクノロジーや優れた機器の積極的な導入を期待します。それは、社員のITリテラシーの向上を促し、生産性を向上させる源になるからです。今まさに、会議を活性化したいと考えている人、新しいテクノロジーを受け入れることのできる人は、こういったプロジェクターを活用した議論活性化の土壌をつくってください。

 エプソンのこのプロジェクター、企業より一足早く教育機関で普及が進んでいると聞いています。例えば医療系の大学では、治療の模擬実習に導入。映像を見ながらメスの持ち方や角度がよかったのかどうかなど、指導教官と学生で比較検討するのに役立てています。社会人が負けてはいけないでしょう。踊る会議、ぜひ実現してください。

■会議を活性化したい
インタラクティブ機能搭載
プロジェクターの活用で会議の質を高める

 エプソンのインタラクティブ機能搭載プロジェクターは、会議参加者全員の意識を変え、スピーディーな意思決定を促すために、ビジネスでの利用シーンを考え抜いて開発されたプロジェクターだ。

 電源を入れれば、PCを介さずとも電子ペンでホワイトボードのように投写画面に直接書き込むことができる「ホワイトボード機能」は大きな特徴の一つだ。書き込んだ内容を保存し関係者にメールで送付したり、印刷してその場で渡すこともできる。議事録の共有も即座に行えるため、会議運営の効率化につながる機能だ。投写画面も50ページまで保存可能のため、議論が白熱してアイデアが次々と出てきても、書き込みスペース不足を心配する必要がない。あわせて、会議の結果だけでなく、意思決定のプロセスも記録できるため、情報共有の精度向上にもつなげることができる。

 また、PCから投写画面にデータや画像の表示ができ、資料の上にも書き込める「PCインタラクティブ機能」も便利な機能だ。投写画面上で電子ペンや指を用いてドラッグ&ドロップなどのマウス操作ができるため、PCのマウス利用に慣れた方に使いやすい設計となっている。投写画面上で一通りの操作ができるため、PCとの間を往復する必要がなくなり、会議出席者の集中力を途切れさせることも少なくなるだろう。

 さらに、テレビ、音声会議システムと併用すれば、離れた拠点と結んで、プロジェクター間でデータ共有しながらの会議も行うことができる。両拠点で同じ資料を見て相互に書き込みができるため、目の前で話し合っているかのように議論することも可能だ。

 ユーザビリティの高さも魅力だ。PCとUSB1本で接続でき、難しい設定の必要無く利用できる。付属の電子ペンは書き込む板面にあわせて、ソフトとハードの2種類のペン先を選べる。加えて、内蔵した高感度センサーによって、小さい文字や画数の多い文字の板書にも困らない優れものだ。指での操作にも対応し、スマートデバイスのように投写画面の拡大、縮小も可能だ。

 他にも「2人同時書き込み機能」や「テーブル投写機能」など、議論の質を上げる機能が数多く搭載されている。企業が会議の生産性を高める上で頼りになる1台だ。

インタラクティブ機能付きプロジェクター「EB-1460UT」と付属の電子ペン

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■メンテナンス費用を削減したい
役員会議や株主総会に。
大画面で高精細に映し出す、高光束プロジェクター

 高い色再現性でカラーが明るく、フルハイビジョンを超える高解像度と高コントラストで鮮明な画像を大画面に映し出せるのが、エプソンの高光束(こうこうそく)プロジェクターだ。大会議室、ホールなど大人数が集まる空間では、会場の環境、見る位置により、投写した画面がぼやけて見えることがあるが、高光束プロジェクターなら、色彩豊かな画像や詳細な図まで精細に映し出すことができる。

 メンテナンスの手間を極力抑えていることも魅力の一つだ。レーザー光源モデルでは、レーザー光源に無機素材の蛍光体およびLCDパネルを組み合わせることで約2万時間のメンテナンスフリーを実現している。あわせて、レーザー光源のため、ランプ交換が不要となっている。そのため、会議中にランプが切れる心配も無用だ。導入後の手間がかからないため、天井が高い大会議室、ホールなど、メンテナンスしにくい環境での設置に適している。

 操作性・静音声の高さも注目だ。電源オンから約7秒で投写できるので、機器の立ち上げを待ち続ける必要がなく、特に会議やプレゼンの場では重宝される。また、明るい大画面にも関わらず、ファンノイズが低く抑えられているため、役員会議や株主総会などの静かさが求められる場面にも適している。

 機器選定や管理の担当部署にとっても、手間やコスト削減効果が見込める、うれしい1台だ。

高光束プロジェクター「EB-L1500U」

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