生産性を上げるための第一歩であり重要なポイントは「無駄な時間をなくすこと」

今後、労働人口が急速に減少することは避けられない。少子高齢化とグローバル競争が同時に進行する中で企業が成長力を維持していくためには、社員一人ひとりの生産性を高めていくための改革が急務。「働き方改革」は長時間残業削減のみを目的にするのではなく、限られた時間でも仕事で成果を出せる働き方への転換を図り、生産性を上げていくことが必要だ。

労働生産性を上げるの初めの第一歩は、「無駄な時間をなくすこと」。そのためには、まず自分自身の働き方を「見える化」して振り返り、価値を生まない時間をなくす。発言もしないのに惰性で出席し続けている定例会議や、開封してもらえないメールを打ち続けることをやめて、顧客接点の開拓や、新しいビジネスアイデアのディスカッションなど、建設的でかつ価値を生む仕事に時間を費やすことが必要だ。

こういった考え方のもと、まず日本マイクロソフト社員は自ら「無駄な時間をなくす」ための取り組みを行い、気づきを得て、自分たち自身で改善をしていった。

社員の気づきをサポートするために、日本マイクロソフトでは自らを“実験台”とするパイロット(試験)プロジェクトを実施した。2016年12月から2017年4月の4か月間、マーケティング、営業、ファイナンス、⼈事の各部⾨の社員、計41⼈の「働き⽅」を可視化して、課題がどこにあるかや改善策の効果を探ったのである。

「見える化」することで、漠然とした問題意識から、
課題解決に向けた素早いアクションへ

具体的にはOffice 365が備える分析機能MyAnalyticsを使って、各社員が就業中、「どのような作業に、どのぐらいの時間を費やしているか」や「誰と多くの時間を共有しているか」を分析した。その結果、「会議時間が多いうえに会議中のメール送信などの内職も多い」「一つの業務に集中して取り組むフォーカス時間が少ない」「メールの既読率が70%程度しかない」といった働き方の実態が可視化された。

実は日本マイクロソフト社内ではこのパイロットプロジェクト実施以前にも「無駄な会議が多い」と感じている社員は多かったが、取り組みには至らなかった。意思決定に携わらない、発言をしないのに惰性で出席していた会議、アジェンダが事前に共有されていない会議等も多かった。

増大し続けるメールの処理に追われ、本来取り組むべき仕事に時間を費やせていないと感じている社員や、「メールでマメにコミュニケーションをとっているのに意思疎通がうまくいっていない」という声も多かった。MyAnalyticsの使用により「メールの開封率は70%程度」と気づき驚く社員もいたという。

分析機能「MyAnalytics」について少し解説しよう。

MyAnalyticsは最新版のOffice 365に搭載された機能であり、日本マイクロソフトのAI技術を使い、クラウド上に蓄積された莫大なデータも参照しながらOffice 365の操作履歴やスケジュールをもとにして、機械学習で分析を実施。「時間の使い方」と「よく一緒に仕事をする同僚」を可視化するツールだ。過去1カ月の「会議時間」や「メール処理時間」「残業時間」「フォーカス時間」(会議がない連続する2時間以上の時間)などを可視化することが可能だ。こうした時間の使い方を可視化することは、個人の働き方を見直し生産性を高めるための第一歩となる。

具体的な改善を積み重ね、
年間7億円のコスト削減に相当する効果

日本マイクロソフトは、MyAnalyticsを使った人事コンサルティングサービスを提供しているマーサージャパンの助言を受けながら、「定例会議の開催頻度や参加者を見直す」「フォーカス時間を確保するために会議設定の見直しをする」といった改善策を週次で講じた。それぞれの業務に費やしている時間やコミュニケーションの傾向が数字で分かったことで、具体的な改善提案が次々生まれた。

4カ月のパイロットプロジェクトが終わるころには、年間約5%の業務量削減効果が出た。これは、一般的な大手企業の賃金水準で算出をした場合、2000人規模の組織では、年間7億円のコスト削減に相当する。参加した社員からは「読んでもらえないメールを発信しても仕方ないことが数字で理解できた」「ビジネスを成長させるためには社内外とのコミュニケーションが重要であることを理解できた」といったコラボレーション活性化につながる意見が多数あがった。

この日本マイクロソフト社員の実践例をあなたの組織で活かすには―。
まず、マーサージャパンの検証レポートで詳細をみてみよう。

MyAnalyticsを利⽤した
「働き⽅改⾰ AI業務改善⽀援サービス」

日本マイクロソフトはマーサージャパンと組んで、MyAnalyticsを活用した人事コンサルティングサービスの提供を開始した。「人事系コンサルティング会社の知見」と「ICTを使ったアプローチ」を融合した、新たな形での働き方改革支援である。日本マイクロソフトでの実例もあるように、業務の可視化により、時間をかけることなく改善案を推進していくことが可能となる。

経営課題としての働き方改革にいかに取り組んだか、日本マイクロソフトの課題と実践

経営層向け特別セミナーのご案内

日本マイクロソフトは2017年7月に経営層に向けて「経営課題としての働き方改革セミナー」を開催予定だ。

日本マイクロソフトがワークスタイル変革を経営戦略に位置付けてから約6年が経過し、大きな効果が確認できるようになった。

事業生産性26%向上を実現させた要諦、グローバル経営を支えるビジネス状況の可視化、意思決定、実行、見直しのメカニズムをどのように変えて成功したのか、AIは社員の働き方をどう変えたのか、ICTを活用したコスト削減の急所と効果とは… 等、世界標準からみた"トップ戦略のポイント" が「働き方改革」を軸にして解説される予定だ。

百聞は一見に如かず。
経営を担う方、目指すビジネスリーダーの皆様は参加を検討してはいかがだろうか。

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