日経ビジネス電子版 Special 週刊日経ビジネス電子版 SPECIAL日経ビジネス電子版

「グダグダ会議」の悩み解決  その秘策は最新デバイス

師範「会議資料は配らず、大画面で見せるという手もある。手元に何もなくなるので、資料やPCを見ているフリをして内職をするのも防げる。一石二鳥とはこのことじゃ」

仕方内「それがもっと楽にできたらいいんですが・・・。今だと会議前から機材を確保したり設置する必要があるうえに、いざ時間になっても、つながらなかったり画面に表示されなかったりでスタートからグダグダになりがちです」

師範「うむ、それだけで会議は一気に盛り下がるな」

仕方内「遠方からの参加者がいる場合には、電話会議(テレカン)やビデオ会議など、遠隔会議システムの準備もあります。社内機材の利用申請をしたり、接続テストのために事前に会議室入りをしたり……。会議の前にやることがたくさんあります」

師範「大画面に資料を映し出せて、いつでもすぐに遠隔地ともつながるチームコラボレーションデバイスを導入すれば、すべて解決じゃ」

仕方内「そ、そんなものがあるんですか」

師範「ある。それはSurface Hubじゃ」

仕方内「さすが、師範!そんな便利なデバイスがあるなんて知りませんでした」

Surface Hubのメリット①

「Surface Hub」は、84インチと55インチの2サイズで展開される大画面マルチタッチディスプレイ搭載のチームコラボレーションデバイスです。スピーカーやカメラも内蔵されたオール・イン・ワンデバイスで、タッチやペン操作が可能です。

巨大なタブレットのようなものと言えば分かりやすいでしょうか。資料を映し出せる大型ディスプレイと、その場で手書きの書き込みができるホワイトボードと、ビデオ会議システムとが1台にまとまった優れものです。

Skype for Businessのクライアントを搭載していて、ワンタッチでビデオ会議をスタートできます。

画面に表示している資料をすべてのユーザーでリアルタイムに共有できるので、資料配布の準備もなくなり、スムーズに会議を始められます。

グダグダ会議の悪いところ② 本番編
議論がなかなか進展しない

新製品の開発方針がなかなか決まらないと悩む開発担当の又持越(またもちこし)氏は
佐笛洲師範のグダグダ会議撲滅道場の門を叩いた。
議論が盛り上がらず、決めるべきことがなかなか決まらない会議をどうすればよいのか……。師範の稽古が始まった。

師範「今日の会議も何も進展がないのではと心配しているのだろう。原因はなんじゃと思う?」

又持越「なかなか会議が盛り上がらず、アイディアが出てこないのです。新製品開発なので、ブレインストーミングのように活発な議論をしたいのですが、単なる情報共有の場、読み合わせの場になって結論が出ないことも多くて困っています」

師範「よくある話じゃな。ブレインストーミングで、ホワイトボードは使わんのか?ここで今流行りのデジタル化じゃ。Surface Hubならデジタル ホワイトボードがある。画面にペンで書き込みができ、さらにその画面をそのままリモートの参加者に画面共有できる。リモート参加だからといって、議論においていかれることもなくなるぞ」

又持越「Skype for Businessを活用したビデオ会議にはそんな使い方もあるんですね。確かに便利ですが、PC に入っている資料を画面に映して参照しながら、ホワイトボードでディスカッションしたいのです」

師範「大丈夫じゃ。大画面を分割して、ホワイトボードと投影した資料を並べて表示ができる。しかも資料はスマートに無線でも投影できるんじゃ。今時、資料はPCに限らずスマートフォンやiPadなどにも入っとる。様々な端末から有線、無線を駆使して画面投影できるんじゃ。もちろん、その画面はリモート参加者に共有もできる。」

又持越「PCだけじゃないんですね」

師範「しかも投影された資料を画像としてホワイトボードに取り込むことができる。ディスカッション中に重要だった資料も適宜取り込みながら、ホワイトボードでの議論を盛り上げることができるんじゃ」

又持越「これなら、リモート参加者もおいていかれることなく、活発な議論から新しいアイデアが出てきそうですね」

Surface Hubのメリット②

Surface Hubなら、同時に3本のデジタルペンでホワイトボードに書き込みができるので、みんなで参加できて議論も盛り上がります。しかもホワイトボードの大きさは無制限。スペースが足りないと嘆くこともなくなります。

資料も、会議出席者の手元にある様々な端末の画面を無線(miracast)/有線で投影できます。資料とホワイトボードを隣に並べれば、議論も途切れません。さらに、資料の画像をコピー&ペーストしてホワイトボードに取り込むことができ、アナログなホワイトボードにはできない議論の進め方ができます。

このSurface Hubの画面は、そのままリモート参加者に共有されるので、リモート参加者も議論に活発に参加をすることができます。

これで議論百出。素晴らしい結論が得られること請け合いです。

グダグダ会議の悪いところ③ フォロー編
会議が毎回振り出しに…

議事録の作成にいつも苦労しているマーケティング担当の黄手内(きいてない)氏は、
どうすればよいか悩んだ末に佐笛洲師範のグタグタ会議撲滅道場の門を叩いた。
道場で師範は、黄手内氏が作成した議事録に目を通して言った。

師範「苦労してこの議事録を作ったのに、遅いとか、よく分からんとか、クレームをつけられていると。君はしなくてもよい苦労をしているとしか思えんな」

黄手内「でも会議で何が決まったかを共有するために議事録は必要です。手間はかかりますが、きっちり文字にして残す必要はあると思います」

師範「苦労して議事録を作っても、内容が伝わっていないのではないかな。なぜだか分かるか」

黄手内「書いてある情報が足りないということでしょうか」

師範「どれだけ書き込んでも伝わらないものは、伝わらない。会議で見ていたいものと、議事録とはイメージが違うからじゃ。しかも、後からまとめた議事録では、文脈とか決定理由が伝わらないことも問題だ」

黄手内「スマホでホワイトボードを撮影して共有すれば良いとおっしゃるのですか」

師範「それも一つのやり方じゃな。記憶は目で見たものとひも付いておる。ビジュアル化することで思い出しやすくなる。ただ、スマホでとっただけではのちのち活用できないのが難点じゃ。それにホワイトボードには何も残らないから、継続して会議を行うときには、また白紙からやり直すことになる。効率的とは言えんな」

黄手内「でもホワイトボードは他の人も使います。それに、会議メンバー以外に情報を見られてしまうとセキュリティが問題になりそうです。次の会議まで。ホワイトボードをそのままにしておくことはできません」

師範「Surface Hubなら、その日にホワイトボードに書いたものをそのまま共有でき、議事録の代わりになる。そのうえ、一瞬で書いたものを消せる。次回、保存した画面データを呼び出して、続きからはじめることも容易じゃ。Surface Hubの導入で、会議環境は大幅に向上するじゃろう」

黄手内「なるほど、デジタルなチームコラボレーションデバイスならではのメリットですね!」

Surface Hubのメリット③

Surface Hubなら大画面に映し出した情報だけでなく、ペンで書き込んだ手書きの文字や図形も含めて、ワンタッチでOneDriveに保存できます。保存したデータはクラウド上で一瞬で共有できます。これで改めて議事録を作る必要はなくなります。

しかもOneDriveからいつでも画面情報を呼び出せるので、会議を再開するのもスムーズです。もちろん、Surface Hubに情報は一切残りません。セキュリティ上も安心してお使いいただけます。さあ後々の心配をすることなく、前向きな議論を始めましょう。