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xTECH EXPO 2018レビュー

伝わりやすいマニュアル作成で業務効率UP

スタディスト
簡単に作成できて伝わりやすい
マニュアルの変革で業務効率最大化

マニュアルはあるのに業務習得が進まない。こうした課題を抱える企業の多くはマニュアルを「作って終わり」にしてしまっているのが原因だという。見せ方や伝え方を変えれば、マニュアルは効果的な“教材”になる。スタディストはそのためのツールと方法論を提供している。

庄司 啓太郎 氏
株式会社スタディスト
取締役COO 営業部 部長
庄司 啓太郎

 アルバイトや新入社員を育成するため、多くの企業では研修やOJTのほかに、マニュアルなどを整備している。「しかし、このマニュアルが『作って終わり』になっているケースが少なくありません」とスタディストの庄司啓太郎氏は訴える。

 例えば、飲食業といっても調理や接客、会計、清掃、店舗運営、販促など様々な業務内容がある。各業務ごとにマニュアルが作られていても、文字だらけなものが多い。読んでもよく分からないから、誰も真剣に読まず、運用が定着しない。

 「教えようとするから、ハードルが上がってしまうのです。大切なことは教育ではなく『共有』です。業務に再現性があることを理解できれば、当たり前のことを当たり前にできるようになる」と庄司氏は主張する。

動画や写真で分かりやすく伝える

 教育ではなく情報の共有を促し、業務に再現性があることを合理的に理解してもらう。これを実現するため、スタディストが提供するのが、クラウド型マニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)」である。スマートフォンやタブレットを使って簡単に業務マニュアルや手順書を作成できるのが特長だ。

 「例えば、スマートフォンで撮影した動画を編集し、注意ポイントなどをテキストで入力。それをアップロードするだけで、分かりやすいマニュアルを作成・公開できます」と庄司氏は説明する。

 これまでに大手から中小企業まで、多様な業種2100社以上に採用されている。その1社が「ガスト」や「バーミヤン」などを展開する外食産業大手のすかいらーくグループである。店舗で働くアルバイト約10万人の研修マニュアル基盤としてTeachme Bizを活用している。

 ただし、ツールを導入すればマニュアルに関するすべての課題が解決できるわけではない。多くの企業のマニュアル改善を支援する中で、図のような陥りがちな4つの失敗パターンが見えてきたという。

 「まずはスモールスタートして成功事例を作り、手応えをつかんだ上で実践していくのがマニュアルを浸透させるコツです」と庄司氏。

 また、現場の知恵を集結することも大切だという。その好例が、ある企業が実施したマニュアルコンテストだ。「各店舗で行っていた創意工夫の8割は他店でも使える汎用的な内容でした。これを横展開することで、チェーン店全体のオペレーション効率が向上しました」と庄司氏は報告する。

 同社ではツールの提供を通じて培ったノウハウを基に、Teachme Bizの導入だけでなく、マニュアルの運用設計から運用定着のための体制づくりまでサポートしている。

図 陥りがちな4つの失敗パターンとその対策
マニュアルの運用を定着させるためには、目的を定め経営幹部とのコミットメントが重要
図 陥りがちな4つの失敗パターンとその対策
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