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xTECH EXPO 2019レビュー

使いづらい業務システムが使いやすくなる

テックタッチ

マニュアルなしでも業務システムを
簡単に利用できるクラウドサービス

働き方改革のために導入したはずのITシステムなのに、ユーザーが使いこなせずなかなか社内に浸透しない。そんな悩みを抱える企業は多い。テックタッチが提供するクラウドサービス「Techtouch」は、既存の業務システムを使いやすいシステムに変えて、業務効率向上化を実現する。

ユーザーの利便性が考慮されて
いない業務システム

井無田 仲 氏
テックタッチ株式会社
代表取締役
井無田 仲

 営業支援や経理精算、自社開発システムなど、企業では多くのWebアプリケーションが利用されている。その半面、次々と導入されるシステムを十分に使いこなせていない社員がいるのも実情だ。こうした業務システムの社内ユーザーに対して、企業はマニュアルを用意したり、研修を実施したり、ヘルプデスクを常設したりしてサポートしている。

 「それだけ手間をかけても、担当部署への問い合わせが減らず、ユーザーもサポート担当部署のスタッフもストレスを溜めているという悩みを多くの企業・団体で耳にします」とテックタッチの井無田仲氏は話す。

 こうした原因は、ユーザーの利便性が考慮されていない操作性や画面デザインなどのインターフェースに問題があると井無田氏は指摘する。

 「あるシステムが特定の社員しか使いこなせず、管理職が操作をいつも代行してもらっていたので、その社員が異動・退職してしまったために、業務に支障が出たという話も珍しくありません」(井無田氏)

 働き方改革や生産性向上が叫ばれる中で、何度もマニュアルを確認したり、ヘルプデスクに問い合わせたりするのは会社としてムダである。

システム操作の
ストレスやムダを解放

 テックタッチは、Webアプリケーションの使い方をユーザーに分かりやすく表示するナビゲート機能を備えたクラウドサービス「Techtouch」を開発・提供している。同システムを用いると、既存の業務システムが使いやすいシステムに改善される。

 Salesforceなどの市場で高いシェアを有するSFA(Sales Force Automation)やCRM(Customer Relationship Management)をはじめ、Webベースの自社開発システム、経費精算、ワークフロー系などのWebアプリケーションに適用することができる。使い方のイメージはこうだ。例えば、業務システムに電話番号などを入力する画面でユーザーが、ハイフンを全角で入力するのか半角にするのか、迷ったとする。Techtouchにはナビゲーション機能が搭載されており、ユーザーは画面右隅などに設置されたガイドボタンをクリックすれば、具体的な操作指示が吹き出しやポップアップによって案内される。ユーザーはそれらを読みながら操作を続ければいい。

 従来であれば、業務を一旦中断し、紙やPDFなどで保存された操作マニュアルを探すか、他の担当者などに尋ねるところだが、作業中の業務システムの同じ画面上にガイドが表示されるため、時間が省ける。

 ユーザーがスムーズに操作できるようになれば、導入前の操作研修の実施や導入後のヘルプデスクなどのサポート側の負担が減る。しかも、プログラミングなどの専門知識は不要で、誰でも簡単に作成できるのがTechtouchの特徴だ。ガイドの作成では、管理画面のフローチャートに沿って、吹き出しやポップアップに表示したいテキストを入力していく。ユーザーと同様に、ガイド作成者も直感的に操作できるナビゲート機能が搭載されている。

 「従来、このような画面上で動くガイドを作る場合には、ガイド作成者が操作画面をキャプチャーし、画像編集ツールなどで線を引いて文字を表示する場所を示したり、コメントを入力したりした後に、プログラマーなどに開発を依頼する必要がありました。Techtouchはガイド作成者自身で、ガイドを作成できるのです。トータルで10分の1程度の工数で開発することができます」(井無田氏)

 ガイド作成者が業務の担当者であれば、システムのどのようなところが使いにくいか、ユーザーの立場がよく分かるため、細かい部分まで配慮された設定ができる。

 「ナビゲーション機能だけでなく、入力データのエラーチェックも行えます。例えば取引先名を新規に登録するときに、『○○株式会社』はOKでも『○○(株)』では書式についてエラーを出すという設定が可能です」(井無田氏)

Techtouchのサービス画面
ナビゲーションやエラー検知機能があるので入力ミスなく誰でも簡単に利用できる
Techtouchのサービス画面
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RPAやシステム利用状況分析
機能も提供していく

 Techtouchは、既存のWebアプリケーションに手を加えることなく、後から導入できることが最大のメリットだ。しかも、クラウドサービスなので即日導入できる。

 「ガイド作成については、60分程度レクチャーすれば、誰でも作れるようになります」(井無田氏)

 月1000件の社内問い合わせがある場合、問い合わせをする担当者と回答者の対応時間約667時間(1件あたり20分×2名=40分として試算)のうち、約400時間の削減効果が期待される。

 「利用頻度が低く操作を忘れがちなワークフロー、経費精算、人事系システム。入力内容を均質化したいERPやSFAなど、多機能で習熟が難しい基幹系システムなどに適しています」(井無田氏)

 現在、同社はTechtouchの導入・運用支援を行っている段階だが、今後は次のような支援を予定している。

 「年度内を目標に第2フェーズとしてシステム分析、第3フェーズではRPAも含めた生産性向上に向けたソリューションを提供してまいります」と井無田氏。

 第2フェーズでは業務システムの利用状況を分析するダッシュボードを提供し、どの時間帯でどの部署が、どのような機能を使っているかなどの統計データを一覧できるようにする。第3フェーズでは、実情にあった「人の判断が必要なところとRPAが必要なところが混在するビジネスフロー」を対象に業務効率化を図る。

 「企業としてアウトプットを最大化するためにはITが欠かせません。当社のミッションはテクノロジーによって人の能力を引き出すと同時に、ムダを減らして人が本来集中すべき業務に取り組めるよう支援することです。ITに取り残される企業、個人を生まない世の中を作ります」と井無田氏。日々の業務を変革することが、企業のデジタルトランスフォーメーションの促進につながるはずだ。

デジタルトランスフォーメーションを3段階で支援
テックタッチはさらなる生産性向上に向けたソリューションを提供する
デジタルトランスフォーメーションを3段階で支援
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