日経 xTECH Special

コロナ禍で見えてきた働き方の課題

経営持続の鍵を握るワークフローシステム

テレワークの
阻害要因となった紙文化
ポストコロナ時代の
BCP対策・働き方改革とは?

新型コロナウイルス感染拡大防止を目的として、一気に急増したテレワーク。これまでなかなか進まなかった働き方改革を、皮肉にもパンデミックが後押ししたかたちだ。同時にこの急速な変化は、日本の商習慣に残る問題をあらためて浮き彫りにすることとなった。

そのひとつが、稟議書に代表される紙やはんこの文化だ。ワークフロー総研の調査によれば、「テレワークでも稟議の申請・決裁は紙媒体で行う」と回答した会社員は31.2%(n=324)に上った。自粛要請下にあっても、約3割の人がはんこ決裁のために出社せざるを得なかったわけだ。

今回のテレワーク対応は決して一時的なものではない。コロナの脅威はまだしばらく続くと見られるうえ、台風や地震といった有事への備えを考えれば、はんこによる承認・決裁業務の電子化はBCP対策の最優先事項ともいえよう。そして、それは平時においても意思決定の迅速化や業務効率の向上などの大きなメリットにもつながるはずだ。

そうした中、承認申請にまつわる業務負担を軽減し、スムーズでスピーディな意思決定を可能にする仕組みとして注目されているのが、「ワークフローシステム」だ。ワークフローとは一連の仕事の流れを指し、ワークフローシステムはそれを電子化・自動化することで業務の可視化や効率化を実現する。単に手続きを省力化するだけでなく、アナログでは見えなかったムダや人的ミスを減らせることで、省コストかつスピード経営に直結する。

なかでも、独創的なシステム開発で導入実績を順調に伸ばしているのが、エイトレッドだ。同社のワークフローシステムを導入した企業は、「業務手続きがこれほどまで効率化できるとは想像していなかった」と口を揃えて言う。例えば、決裁までの期間は最短1日で、即時決裁も可能。仮に年1万件の申請があっても保管する書類はゼロ。承認者が多拠点にまたがっていても、その距離が影響することもないという。

これからの働き方改革やBCP対策の鍵となる、ワークフローシステム。その考え方や導入メリットについて、次頁で紹介する。