日経 xTECH Special

コロナ禍で見えてきた働き方の課題

経営持続の鍵を握るワークフローシステム

ワークフローの視点に立って
人と業務の「つながり」を改善する

なぜ今、働き方改革にワークフローの発想が求められるのか。

その理由は、ワークフローの最大の特長である「つながり」にあると、エイトレッド代表取締役社長の岡本康広は説明する。

「はんこ決裁のために誰かが出社しないと業務が止まる、回覧が紙なので全員が出社しないと情報共有できない、といった働き方に関する問題は、すべて“つながれない”ことに起因しています。スムーズに他の人と連携が取れないため業務効率が低く、生産性を上げるにも限界があるというわけです」(岡本氏)

これは、単に紙やはんこの問題を指しているわけではない。仕事というのは、申請や承認、発注、依頼、共有など、社内外のさまざまな「人対人」のコミュニケーションの中で動いている。まずは人と人の間にある「業務」に注目し、その発生から完結までの「流れ」を捉えて全体を改善していくことが肝心であるという。すなわち、ワークフローの視点だ。

「『業務+流れ』として改善活動を行うことは、一個人や一部署の業務改善に留まらず、組織の意志決定のスピード・質の向上にもつながります。ワークフローから課題に取り組むことは、部分最適ではなく、全体を捉えたより本質的な働き方改革を推進する鍵となっていくでしょう」(岡本氏)

アンケートに見るテレワークの実態と
ワークフローシステムへの期待感

コロナ禍を機に働き方は変わりつつあり、働き方改革やBCP対策への意識も一段と高まった。ワークフロー総研が今年4月27日~5月7日に行った調査では、「新型コロナウイルスのような感染症対応のBCP策定が必要」と考える経営者・役員は95.8%(n=385)に上り、なかでも「BCP策定にあたりワークフローのシステム化が必要」だと考える経営者・役員は88%を占めていたという。

また、ワークフローの見直しが必要な事項として挙がったのが、1位「業務プロセス全体」(65.2%)、2位「各種資料のペーパーレス・デジタル化」(58.5%)、3位「外出先(オフィス外)からの申請・承認」(49.8%)である点も世相を反映している。コロナの影響でさまざまな対策に追われるなか、ワークフローがシステム化されていないのでテレワークや意思決定が進まないという課題が如実に表れたかたちだ。

この課題は、テレワークで働く会社員にとってはより切実だ。ワークフロー総研が東京にあるテレワーク実施企業の会社員を対象に行ったアンケート(n=324)では、「書類や印鑑がないと仕事にならない」「紙だと時間がかかる」「そもそも在宅では稟議の申請・決裁ができない」などの回答が寄せられた。

また、稟議の申請・決裁以外に改善が必要なものとして、「業務管理や進捗の共有」(41.4%)、「各種資料のデジタル化」(40.1%)なども挙げられ、テレワークの実践にあたっては多くの課題が残されていることがわかった。結果、紙媒体からの脱却とデジタル化が必要だと考える会社員は93.2%にも上ったという。

こうした課題を解決するためにも、ワークフローの見直しおよびシステム化は急務といえよう。エイトレッドではこれらを円滑にサポートする製品として、2つのワークフローシステム「X-point(エクスポイント)」と「AgileWorks(アジャイルワークス)」をリリースしている。

規模や環境によって選べる
エイトレッドのワークフローシステム

長年慣れ親しんだ紙からの脱却は容易ではない。急激な変化に対する抵抗感を抱く企業も少なくないだろう。その点、エイトレッドのワークフローシステムは、今まで自社で使用していた紙帳票のレイアウトをそのままWeb上で再現・管理できるため、心理的な障壁の少ない導入・運用が可能だ。ここでは、2つの製品の特長を見てみよう。

「X-point」 は、稟議書をはじめ発注申請、総務諸届、勤怠諸届、経費精算などの帳票を、紙からデジタルに置き換えることで、全社的な業務効率化を支援する中小企業や部門向けに対応するワークフローシステム。申請、承認、そして承認完了後の回覧まで、数人から十数人が関わる申請フローを素早く簡単に回せる点が特長だ。クラウドサービスでの提供形態もあり、「Microsoft SharePoint」などの他システムやグループウエアとの連携もオプションで用意している。

「AgileWorks」は、「X-point」の機能の他に、退職者の承認処理引き継ぎや人事システム管理など、会社の組織改編への対応、他社サービスとの連携機能なども備え、より大規模な組織のニーズに対応するワークフローシステム。高額稟議、他部門に回覧する書類や内部監査に報告する書類など、長い決裁フローに必要な回付ルールの設定も可能だ。また、組織の新設や統廃合、異動などに伴う人事発令データを事前に受け取り、早い段階から作業できるのも特長。「Microsoft Azure」をはじめとするクラウド基盤にも対応し、大規模組織の変化や拡張性にも柔軟に対応する強靱なワークフローエンジンを提供する。

現在、エイトレッドのワークフローを導入している企業は約3,000社に上り、新規の問い合わせも増えているという。今の働き方に危機感を覚える企業や経営者がそれだけ多いということだろう。岡本氏も、「ワークフローシステムは、今や企業にとって基幹システムと同等の位置づけである」と、その重要性を強調する。

リスク観点からのBCP対策はもちろん、よりスピード感のある意思決定と企業経営を実現するためにも、次なる一歩は、ワークフローシステムを核とした働き方改革へと踏み出してみてはいかがだろうか。

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