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メール誤送信 必要なのは事後の対策

新型コロナがもたらしたニューノーマルな働き方。企業の働き方は大きく変化した。テレワークが本格的に導入され、チャットなどコミュニケーションツールも多様化している。しかし、仕事用のコミュニケーションツールとして圧倒的に使われているのは依然として「メール」である。そこで必ず起きるトラブルがメールの誤送信。一度起きてしまうと添付ファイルによる情報拡散のリスクもある。こうしたなか、誤送信対策の決定版とも言えるソリューションが日本に本格上陸した。米国サンフランシスコ生まれの「mxHero」である。

メール誤送信対策の決定版「mxHero」!15日間無料トライアル受付中

世界で100万人以上が利用する
メール誤送信対策ツール

 仕事で使っているコミュニケーションツールの定番といえば「メール」である。様々なコミュニケーションの手段のなかでも最も多く使われているだろう。仕事であればテキストの文字数が多く、ファイルの添付などが必要となることから、メールは手放せないコミュニケーションツールになっている。ビジネスマンの多くは1日に膨大なメールを送受信しているはずだ。

 多くのケースでメールにはファイルが添付される。手元のPCや社内のファイルシステムなどから簡単に取り出して、添付することができるので、手軽に情報を共有することができる。

 しかし、そこにはリスクも潜んでいる。標的型攻撃のようなサイバーアタックでは送られてきたメールの添付ファイルにマルウェアを潜ませる方法がとられていたり、送信する際にも誤送信するリスクがある。

 今では誤送信を防ぐために、特別な対策を導入している企業も多い。送信時に注意喚起をするメッセージを表示するものから、ファイルを添付したメールを社外に送信する際には上司の承認を必要とするワークフローもある。最も代表的なのが、添付ファイルをZipファイルに圧縮し、解凍用パスワードを別メールで送るというものだろう。

 しかし、このパスワード付きZipという対策にはマイナス要因も指摘されている。そもそも別メールでパスワードを送信する必要があり、そのぶん利用者にひと手間かけさせることになる。また、パスワード付き添付ファイルはセキュリティソフトやメールサービスでは解析できないので、マルウェアが潜んでいても打つ手がない。かえってマルウェアを拡散してしまう可能性すらある。米政府セキュリティ機関もパスワード付きZip添付ファイルのブロックを推奨している(引用元:https://us-cert.cisa.gov/ncas/alerts/aa20-280a)。

 こうしたなかで、日本に登場してきたのが「メールの誤送信は必ず起きる」という前提に立って、誤送信した際に素早い対応を可能にするソリューション「mxHero」だ。mxHeroを利用すれば、ファイルを添付したメールを誤送信しても、クリックひとつで添付ファイルが見られないようにできる。すでに全世界で1万3000社に導入され、100万人以上が利用している。

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利用者に負担をかけない
高度なメールマネジメントが可能

 mxHeroの機能はシンプルだ。メールにファイルを添付して送信すると、メール本文とファイルが切り離され、それぞれのファイルはクラウドストレージに格納される。相手には、メール本文とクラウドストレージにあるファイルを見るための共有リンクだけが届く。もし間違った相手に送ってしまった場合は、この共有リンクを無効にしてしまえば、添付ファイルを見ることができなくなる。

 実際には送信したメールは、一旦mxHeroが受け取って、メール本文と添付ファイルの分離や添付ファイルのクラウドストレージへの格納、共有リンクの生成とペーストなどの作業を行っている。

 特徴的なのは、利用者はこうした仕組みをまったく意識せずに普段どおりメールを利用できることだ。mxHeroのダウンロードやインストールは不要で、もちろんパスワード付きZipも必要ない。メールを受け取った相手は共有リンクをクリックするだけだ。

 また、システム面でのメリットも大きい。通常メールにファイルを添付すると、そのファイルからほぼ10倍の複製が生成される。様々なところに実ファイルとして格納されるために、ストレージ容量を圧迫することになる。

 しかし、mxHeroでは添付ファイルをクラウドストレージに1つ格納するだけ。ファイルは共有リンクに置き換えられるので、送受信されるメールの容量を90%削減できるという。結果としてITリソースを効率的に活用することができる。

「mxHero」を利用すれば、送受信される添付ファイルを自動的に安全な共有リンクに変換。メール誤送信時にも対策が容易
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 メールの一元管理ができるというメリットもある。添付ファイルと分離されたメール本文は、すべて自動的にPDFに変換されてクラウドストレージに保存され、特定の文字列や送信者、受信者、ドメイン、日付などあらゆる角度から検索することが可能になる。

 また、送受信されるメールをあらかじめ決めたポリシーによって監視することが可能だ。例えば、メール本文に機密性の高い情報があると検知した場合、該当箇所を共有リンクに置き換えて追跡したり、共有リンクを無効にしたりすることができる。外部に送信されるファイルを期限付きの共有リンクにすれば無秩序な拡散を防ぐことも可能だ。

 従業員のデバイスをサイバーアタックから保護するという面でもメリットがある。添付ファイルは自動的に安全なクラウドストレージに格納され、デバイスからは隔離される。後はクラウドストレージ上で参照すればよいので、ダウンロードしてファイルに直接触れる必要もなくなる。

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 mxHeroはAWSを利用して提供されるクラウドサービスだが、活用するためには、メールサービスとクラウドストレージが必要になる。メールサービスとしてはマイクロソフトのExchangeやグーグルのGmailなどに対応し、クラウドストレージとしてはboxやOneDrive、GoogleDriveなどに対応している。

 日本で唯一の代理店である情報システムコンサルティング企業の株式会社クラウドネイティブではSlackも合わせて利用することで、メールに関する過剰なセキュリティ製品を撤廃できると提案している。メールを送信すると送信者のSlackに自動で件名や宛先、ファイル名とともに削除ボタンが通知される。送り先を間違えた場合には、このボタンを押すだけで共有リンクが削除される仕組みだ。

「mxHero」のクラウドネイティブでの活用事例。添付ファイル付きメールを送信後に自動でSlackに削除ボタンが通知
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 日本に信頼できる代理店ができたことで、mxHeroの導入は広がりを見せ始めている。4000名規模の政府機関ではメール誤送信対策の1つとして検討しており、300名規模の製造業ではメールに添付されるマルウェア対策としてmxHeroが選ばれた。高度な知的資産を扱う40名規模のスタートアップは情報漏えい対策として導入を決めたという。

 クラウドネイティブでは現在mxHeroの15日間無料トライアルを提供している。この機会にメール誤送信対策の切り札となるソリューションの価値を体感してみてはどうだろうか。

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