DXを支える業務オペレーションの実現「デジタルの民主化」による現場部門主導の業務デジタル化

本格的なDX時代へ。
急務となるのは業務プロセスのデジタル化

株式会社ドリーム・アーツ
執行役員 協創パートナー推進本部 本部長
増本 大介 氏

現在、多くの日本企業がDX推進に向けた取り組みを進めている。新型コロナウイルス感染症の収束後には、デジタル化による変革が社会やビジネスの隅々に行き渡る本格的なDX時代が到来するだろう。DXの取り組みでは、自社プロダクトやサービスのデジタル化、サブスクリプションなどビジネスモデルのアップデートといった新たな価値創造に焦点が当たる。しかしDXをビジネスの成功に結び付けるためには、業務プロセスのデジタル化が欠かせない。新しいDXへの挑戦だけでなく仮にチャレンジが成功した後も、顧客ファーストなサービス/プロダクトに磨きを掛ける必要があり競合他社に負けない業務オペレーションの遂行が不可欠だ。

「DXを支える業務オペレーションといっても、単にワークフローをそのまま導入すれば実現できるものではありません」と大企業のパートナーとしてデジタル化による業務改革を支援する株式会社ドリーム・アーツ 執行役員 協創パートナー推進本部 本部長の増本大介氏は指摘し、こう続ける。

「DXでは既存ビジネスの強みを活かしどの新領域にチャレンジするか創意工夫をもって真剣に取り組みます。一方で業務オペレーションの品質は旧態以前とした業務の進め方であり、Excelや紙業務のままで苦労されている企業も少なくありません」

【デジタルの民主化】=現場部門による
自律的な業務デジタル化

なぜ、業務プロセスのデジタル化が進まないのか。IT人材不足が深刻化する中、DXに注力するIT部門には、現場のニーズに応える余力が残っていないからだ。「私達は【デジタルの民主化】を提唱しています。業務に最も精通している現場部門が自らITを活用できれば、スピード感をもって業務プロセスのデジタル化を推進できます」と増本氏は話す。

【デジタルの民主化】とはシステム部門で管理・開発していたデジタル基盤を、現場部門が自律的に活用していくことである。デジタル化を現場から全社に展開することは可能なのだろうか。増本氏は、「DX先進企業は、当社の大企業向けクラウドサービス『SmartDB』をご利用いただくことで、【デジタルの民主化】つまり現場による業務プロセスのデジタル化を進めており、すでに多くの成果を上げています」と力を込める。

単にワークフローを導入しても
業務プロセスのデジタル化は実現できない

業務デジタル化における「よくある誤解」について、増本氏は言及する。

「当社が提案する業務プロセスのデジタル化は、単純に紙を Excel 添付に置き換えたものではありません。例えばワークフローにより稟議書を電子化できたとしても、その他の業務が Excel を使ってこれまで通りに書類を作成・添付し、かつ後続フローも従来のままでは、業務効率の大幅な向上は図れません。データベース化を行い、一元管理したデータのもとワークフローをまわすことで、後続業務も含めてデジタル化を実現できます」

業務プロセスのデジタル化とは、ワークフローにより紙を Excel 添付に置き換えただけのものではない

ドリーム・アーツが提供する「SmartDB」は、フォーム作成機能、ワークフロー機能、データベース機能、コミュニケーション機能を備えた「業務デジタル化プラットフォーム」だ。現場担当者が利用できるようにノンプログラミングで、業務をデジタル化する業務アプリケーションの作成や、大企業の業務ニーズに応える高度なワークフローを実現できる。サポートサイトや動画マニュアル、無料の個別相談会などサポートコンテンツも充実している。機能だけでなく、デジタル化を成功に導くノウハウの提供も「SmartDB」の大きな魅力だ。

「ファーストステップではワークショップやハンズオンの開催も支援します。また運用段階では、伴走者として進捗を見ながら“協創”の精神で目標達成を共に目指します」(増本氏)

現場担当者2名がわずか3カ月で
20業務のデジタル化を実現

「SmartDB」の実力はすでに多くの大企業で実証済だ。総合セラミックスメーカーの日本特殊陶業は、「SmartDB」の導入により人事部門の若手スタッフ2名がわずか3カ月で20業務のデジタル化を実現。7000名が利用する人事業務申請としてすでに全社に定着し継続して業務デジタル化を拡大させている。人事部門では煩雑な社内業務をシステム化することで、戦略的な人事活動に集中する時間を創出できた。

社会に役立つ「Life & Work Style Company」を目指すコクヨは、ワークスタイル変革を目的に「SmartDB」を導入した。「SmartDB」の開発・運用の主体は現場部門と位置付け、情報システム部は現場改革のサポーター役に徹している。「SmartDB」の開発担当者は約200名にものぼり、人事部、総務部などバックオフィス業務から広報部、営業部といったフロント業務、製品開発部門まで様々な業務で使われている。同社では、現場のITを活用する意識の高さが新たな強みとなっている。

今後、業務プロセス全体の効率を最大化していく上で、「SmartDB」がクラウドサービスと連携できるメリットは大きい。例えば、法人向け通販サービス「Amazon Business(アマゾンビジネス)」との連携により、商品の選択から在庫の確保、購入、配送まで一連のプロセスをデジタル化できる。また総合帳票クラウドサービス「SVF Cloud」と連携することで、帳票の作成から提出、契約証明などまで帳票業務全体のデジタル化が可能だ。

「SmartDB」は多くのSaaSと連携し一気通貫の業務デジタル化を実現する

現場のIT意識を高めていくことが、DX推進の強力なエンジンとなる。「ハンズオンを開催すると、プログラムを書けない現場担当者も1日で簡単な業務アプリケーションを作成できるようになります」と増本氏は笑顔で話す。「SmartDB」は30日間無料トライアルを実施している。業務プロセスのデジタル化とは何かを体感することは、現場による自律した業務改革文化の醸成に向けて、大きな一歩となるだろう。

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