日経ビジネス電子版 Special 週刊日経ビジネス電子版 SPECIAL日経ビジネス電子版

定着化ベンダーが伝える課題可視化の重要性

導入したITツールが利活用されていますか?
「定着化ベンダー」が伝える課題可視化の重要性

課題が明らかになっていない場合、そのITツールでは解決できない可能性がある。実際、課題把握を誤るケースも多い。なぜその問題が起きているのか、まずは「業務課題を可視化」して把握することが重要だ。
羽方 聡 氏
株式会社マイクロメイツ
代表取締役社長
羽方 聡

 マイクロメイツが自らを定義する「定着化ベンダー」とはいかなるものか。同社の羽方 聡氏は、「お客様企業がこれから導入しようとしているITツール、もしくはすでに導入済みのITツールがきちんと社員に定着し、狙った効果が出ることをサポートするのが当社の仕事です」と説明した。

 したがって、マイクロメイツはITツールの提供よりも、そのITツールが利活用されるためのソリューションに力を入れているという。たとえば業務マニュアル、操作マニュアル、FAQ制作、教育トレーニング(集合研修、Webセミナー、eラーニング)、ヘルプデスク構築や運用、シェアードヘルプデスクサービスなどが主なソリューションとなる。

 マイクロメイツが「簡単にITツールを売らない」とする理由もそこにある。ソリューションは解決したい問題が明確になっていることが大前提である。裏を返せば、課題が明らかになっていない場合、そのソリューションでは解決できない可能性があるからだ。実際、課題把握を誤るケースは多い。「なぜその問題が起きているのかを正しく把握する、業務課題を可視化することが最も重要です」と羽方氏は強調した。

業務を多角的に分析し
隠れている課題をあぶり出す

 それでは、どうやって業務課題を可視化するのか。羽方氏は、「プロジェクト準備(問題意識の統一、課題の仮説を立てる、調査対象部署&業務の選定)」から「業務抽出(業務タスクの洗出し、業務量調査、タスク別難易度調査)」「業務分析(負荷/スキル/属人度合/コスト、問題点のあるタスクの絞り込み)」を経て、「課題抽出(絞り込んだタスクに対してプロセス面も調査、最終的に問題点を絞り込み原因を特定)」へ至るプロセスを示した。これにより解決方法(ソリューション)の選択が可能となるわけだ。

 ただし、企業がこのようなプロセスを自力で実行するのは困難と言わざるを得ない。「タスクの洗出しで抜け漏れが多く発生する」「社員が調査すると、しがらみや軋轢から正しいデータが集められない」「本来業務と並行して実施するので、担当者が疲弊し完遂できない」といった理由で、取り組みが行き詰まってしまうのである。

 そうしたなかで有効に活用できるのが、マイクロメイツが提供している「業務課題 可視化サービス」なのだ。「業種ごとに標準化されたタスク一覧を活用してヒアリングするため、業務を一から洗い出す必要がなく、短期間で業務一覧が作成できます」と羽方氏は訴求した。

 加えて、作成した業務一覧へ各担当者が追加記入できるなど、担当者がつい忘れてしまいがちな業務にも気づける仕掛けを実装しており、確立された手法で業務を多角的に分析し、抜け漏れなく課題の抽出が可能である。

「業務課題 可視化サービス」のプロセスイメージ
「可視化フェーズ」と「改善フェーズ」で構成。短期間で業務一覧を作成
「業務課題 可視化サービス」のプロセスイメージ
[画像のクリックで拡大表示]
お問い合わせ