正確で効率のよい入力がポイント

ポイントは、経費入力をできる限り効率よく正確に行うことだ。清水氏は、「なるべくカードで支払い、そのデータを取り込む。カードが使えない細かい支払いはレシートを読み取るといった方法で、基本的に人の手を介さないデータ入力方法への対応が必要になります」と語る。もちろん、レシートは書式がそれぞれ異なり手書きもあるため100%の精度で読み取ることは難しいが、少なくとも入力された内容に間違いがないかのチェックだけをすればよくなる。

効率化のもう一つのポイントは、経費発生時点での入力である。領収書をもらった人が、手持ちのスマートフォンのカメラで領収書を撮影しデータ化してしまうのだ。これなら、手書きやパソコンで経費精算申請をする必要がなくなり、社員の負担を減らしながら、経理部門の負担も大幅に減らすことができる。あわせて、原始証憑を電子保存するスキャナ保存制度への取り組みも、さらなる効率化に繋がる。

MJSは、スマートフォンから経費精算申請ができる「EdgeTracker(エッジトラッカー)」という統合フロントクラウドサービスを提供。ワークフローなどと組み合わせ、承認された経費データを直接会計システムに入力できる。「精算のためだけに会社に戻るといったことが不要になり、働き方改革にも寄与します」(清水氏)。

多段階税率を考慮した設計により、効率化を実現

株式会社ミロク情報サービス
営業本部 営業推進部 製品企画グループ長
課長
中田 千夏

「MJSの会計システムは、消費税計算の仕組みが、もともと効率的につくられています」と語るのは、株式会社ミロク情報サービス 営業本部 営業推進部 製品企画グループ長 課長 中田千夏氏だ。消費税は、経費で支払った場合は仮払、販売により顧客からもらった場合は仮受と分ける必要がある。「多くの会計システムは、例えば取引ごとに仮受、仮払の判断が必要となりますが、MJSの会計システムは仮払か仮受かを科目で判断するため、入力者はどちらかを考える必要がありません」(中田氏)。

入力補助はこれだけではない。そもそも多段階税率を考慮した設計になっているため、科目の枝番と税率をあらかじめ紐づけることで、システムが税率を自動判断する。例えば、接待交際費の枝番の場合、「飲食代」は10%、「お弁当」は8%、「慶弔費」は不課税とセットしておけばシステムが税率を自動入力してくれる。

また、複雑な消費税が正しく入力されているかをチェックする際の機能も充実している。中田氏が挙げるのは、帳票から直接項目をクリックして内訳を確認するドリルダウン機能だ。「例えば、お客さまのところにお祝い金と手土産を持参したとします。お祝い金はそもそも消費税がかかりませんが、手土産にはかかります。帳票だけでは同じ接待交際費でかかるものとかからないものがあるので、正しいのかどうかがわかりません。そこで、元データをドリルダウンすることで簡単に確認できます」。

インボイス方式がスタートすると、請求書に課税事業者の登録番号や軽減税率の対象品目である旨の記載が必要となる。MJSの会計システムは、これらの帳票へも対応していくので安心だ。

清水氏は、「自社のシステムにこれらの機能が備わっていない場合、経理部門の負担は膨大になります。対応が必要な機能について、早めに確認しておくことをお勧めします」と語る。

制度に詳しく、サポートが充実したベンダーを

会計のように頻繁に制度改正が行われ、その都度対応していかなければならないシステムは、制度を深く理解したうえで手厚いサポートを期待できるベンダーを選ぶべきだ。その点MJSは、制度改正の度に開催するセミナーや、ユーザー向けのコールセンターにより、さまざまな疑問を解決できる。また、社員教育にも力を入れており、消費増税に関しては昨年から、全社員に対する集合研修とビデオによる研修を組み合わせ、お客さまの疑問に答えられる体制を整えてきた。

消費増税に伴い政府がポイント還元によるキャッシュレスの推進を目指す方向を示すなど、会計分野でのIT化はますます加速が予想される。「MJSは、会計、給与、販売とトータルでシステムを提供しており、さまざまな制度改正に的確に対応可能です。これからも、お客さまの“共創パートナー”としてよりよい関係構築に邁進します」(清水氏)。

お問い合わせ

株式会社ミロク情報サービス

https://www.mjs.co.jp/

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