業務部門と経理部門、両方から考える経費精算業務の効率化

株式会社ミロク情報サービス
ソリューション第二支社
営業第三グループ
グループ長
細倉 翔太

まず経費精算をする業務部門側から考えると、申請にかかる手間を少なくすることが最も重要だ。、今日どこに行ったかを思い出し、経路検索サイトで金額を確認後、入力するといった作業をするとなるとかなりの手間になる。また、PCでしか申請できないと、結局経費精算のために会社に戻らなければならない。スマートフォンを活用して移動中に申請できるようにするなど、隙間時間が活用できるかもポイントだ。

それを実現するのが、ミロク情報サービス(MJS)のクラウドサービス「Edge Tracker(エッジトラッカー) 経費精算」である。交通系ICカードのデータを取り込めるので、個別の入力が不要。クレジットカードの利用明細も取り込める。領収書のOCR読み取り機能もあるので、テキスト変換された文字の確認・修正のみで入力できる。

もちろん、スマートフォンにも対応しているので、これらの作業は出先でもできる。また、使いやすさも抜群。ミロク情報サービス ソリューション第二支社 営業第三グループ グループ長 細倉翔太氏は、「シンプルで使いやすいインターフェースになっています」と語る。

一方経理部門から考えると、会計システムへの入力やチェック作業、仮払い業務などの効率化が求められる。細倉氏は、「小口現金で仮払いをしているようなお客様では、その管理や処理が面倒な上、金庫に資金繰りには使えないお金を常に用意しておくことが必要になってしまいます。また、経費精算システムが整備されていても、会計システムと連携していなければ二重入力が必要だったり、データ取り込みに手間がかかるなどの課題があります」と指摘する。

「Edge Tracker 経費精算」は、同社の会計システム(Galileopt NX-Plus/MJSLINK NX-Plus)とシームレスに連携する点が最大の強み。経費の申請から承認、仕訳、支払処理まで一気通貫で運用が可能。仕訳データだけでなく、煩雑な社員マスタも連携可能だ。定期区間の交通費を申請していたり、遠回りのルートで申請されていてもシステムが自動チェックしてくれるので過払いを防止できる。その結果、申請ミスによる差し戻しのリスクも軽減できる。

経費精算業務の効率化によりコア業務に専念でき、業務部門はよりよい製品やサービスを開発したり、顧客対応に注力することができる。経理部門は財務分析や将来予測を行えるなど、成長のスパイラルが動き出すはずだ。

従業員の入力も、管理者の承認もスマホで出先から可能。承認されたデータはシームレスに会計システムに移行できる。

交通系ICカードやクレジットカードの利用データを活用できるので、間違いなく効率的に入力可能。

導入コストの抑制や会計のプロによる充実したサポートを実現

クラウドサービスならではのメリットもある。導入コストの削減と導入期間の短縮である。細倉氏は、「必要性や効果をご理解いただいても、バックオフィス業務に多額な投資はできないというお客様は少なくありません。Edge Trackerはクラウドサービスなので、導入時の多額な投資が不要で、比較的短期間で導入可能です」と語る。クラウド基盤には、世界トップレベルのセキュリティを誇る「Microsoft Azure」を採用。通信の暗号化を行い、国内のデータセンターのみで24時間監視を行うなど各種セキュリティ対策により安心・安全な運用を実現している。

MJSは、会計システムを中心とした業務システムの開発・販売・サービスに40年以上携わってきた。企画、開発部門だけでなく、営業やサポート含め全社員が会計の知識を持ち、顧客の要望に応えている。Edge Trackerもクラウドサービスながら導入まで営業担当者が手厚くサポートするので、ユーザーの要望を細かくキャッチ。必要に応じて、改善を続けている。サポートも充実。製品の機能や使い方だけでなく、税制改正などについても相談できるので安心だ。

「Edge Tracker」は、他に勤怠管理、給与明細参照、年末調整申告、ワークフローのサービスがあり、単独または組み合わせて利用可能できる。2020年3月31日申し込み分まで、「3か月間無料キャンペーン」を実施している。この機会に試してみてはどうだろうか。

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