契約・承認業務のデジタル化の最大のボトルネックとなっているのが日本企業固有の“ハンコ文化”。だが、新型コロナウイルスの影響で状況は大きく変わりつつある。法制度の面から契約業務のデジタル化を推進する新たな動きと、業界をリードする先端的な電子サインソリューション「Adobe Sign」の優位性について解説していく。

テレワーク推進のボトルネックとなる
紙と印鑑への依存

3月から遡って過去3カ月以内にテレワーク勤務を経験したことのある都内在住のビジネスパーソン男女計500人を対象にアドビが調査。テレワークを推進する上での課題としても、約4割が「会社にある紙の書類」の存在を挙げた

働き方の“ニューノーマル”としてテレワークが加速度的に浸透しつつある中、依然、デジタル化から取り残されている業務プロセスがある。

 

紙と印鑑を使った契約・承認業務だ。実際、ビジネスパーソンを対象とするテレワークに関する意識調査(2020年3月発表。アドビ調査)によると、6割以上が「テレワーク中に紙書類の確認や捺印の対応でやむなく出社したことがある」と回答。

 

働き方改革を進める上でも課題となっているペーパーレスが、「契約には印鑑が必須」という長年の慣習によって、前進していない実態が見えてくる。

 

だが、新型コロナウイルスの感染拡大の長期化を受け、この半年弱で取り巻く状況は大きく変わった。Withコロナの時代を見据え、「国を挙げて行政手続きや民間の契約業務のデジタル化を推進すべく、電子文書への署名の法的拘束力や安全性を担保する制度の見直し・整備が急速に進行しています」。そう解説するのは2016年、電子サインソリューション「Adobe Sign」を日本で立ち上げ、電子契約の普及に注力してきたアドビの昇塚淑子氏だ。

 

電子サインとは、電子形式の文書に対する同意または承認の意思を、法的に有効な形で記録・保護する手段を指す(電子署名と呼ばれるものは電子サインの一種で、より高度な法的証明力が必要な場合に用いられる)。これを使用すれば、事実上、契約をはじめ大半の業務プロセスから手書きの署名や押印が不要となる。

 

「印鑑を押すためだけの出社」が文字通り“不要不急”のものとなり、さらなる企業価値向上につながるメリットも期待できる。まさに今こそ契約業務の電子化を推進すべき好機なのだ。

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「Adobe Sign」が真の働き方改革を実現
契約業務の電子化に
今すぐ取り組むべき理由とは

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