日経ビジネス電子版 Special 週刊日経ビジネス電子版 SPECIAL日経ビジネス電子版

日経ビジネスリードジェネレーション タイアップ

テレワーク“三種の神器”をフル活用 コロナ禍でも止まらない業務を実現した都築電気

テレワーク“三種の神器”をフル活用
コロナ禍でも止まらない業務を実現した都築電気

都築電気

2020/08/18

テレワーク実現に立ちふさがる「3つの課題」を解決せよ

 1932年の創業以来、約90年の歴史を持つ都築電気は、情報システムの設計・開発・施工・保守、および電子デバイスや情報機器の販売、受託設計・開発をビジネスの柱とするソリューションプロバイダだ。近年はAI、IoT、5G、ビッグデータなどのテクノロジーにまつわるサービスビジネスを強化し、「イノベーション・サービス・プロバイダ」として業容を拡大している。2020年6月には東証1部に上場し、業界での存在感をさらに高めた。

 同社の成長戦略の礎にあるのが、2016年度から推進している「健康経営」である。社員の健康管理を重要な経営課題と捉え、社員の健康の維持・増進によって会社の生産性向上を目指す。その一環として「働き方改革」にも積極的に取り組んでいる。

五十嵐 雅之氏

 「会社にとって最も重要な資源は“ヒト”です。長時間労働を是正し、誰もがポテンシャルを発揮しやすい環境を整備することで、女性や若手の活躍促進、ワークライフバランスを支援してきました」と五十嵐氏は話す。

 この流れの中、テレワーク制度もかねて導入済みだったが、当初は利用できるツールが限られていたほか、社員にも「仕事は会社でやるもの」という意識がまだ根強かったという。

 そこで同社は、社長自らが室長を務める「健康経営統括室」を発足。その中にワーキンググループを設置し、ここが業務現場と連携を図ることでテレワークの普及促進に取り組んだ。「現場の実態を深く知る中で、テレワークを普及させるためには、大きく3つの課題を解決する必要があることが見えてきました」(小林氏)。

グループウエア製品を核とした業務基盤を確立

 1つ目は「行動管理の問題」である。オフィスにいない社員の行動や状況を、上長や管理者がいかに把握できるようにするか。顔が見えないため、社員のメンタル状況の把握も難しく、それが仕事へのモチベーションや業務生産性に与える影響などを低減する必要があった。

 2つ目は「申請・承認の問題」。同社は、かねて各種の申請・承認は紙の文書ベースで行っていた。そのため、出社しないと進まない申請・承認プロセスが存在しており、これを取り除く必要があった。

 そして3つ目が「コミュニケーションの問題」だ。メールと電話だけでは十分なコミュニケーションが難しい。より対面に近いコミュニケーション環境が必要だった。

 これらの課題を解決し、「社員が孤独感や疎外感を感じない、オフィスと同等の業務環境を在宅でも提供する」ことが重要だと同社は考えた。そこで、全社標準のツールとして利用してきた自社グループウエア製品「IntrameriT(イントラメリット)」を強化・刷新することで、そのための環境を実現することにした。

 IntrameriTは、スケジュール管理や設備予約、掲示板などの基本機能はもちろん、組織階層で検索できるアドレス帳や、きめ細かなアクセス権管理、在席情報(プレゼンス)の表示といった機能を揃えている。また、日本企業特有の複雑な申請・承認プロセスに対応したワークフロー機能や、経費を自動で仕訳して精算できる機能、社員がその日の気分を入力できるメンタルヘルス/ストレスチェック機能など、「かゆいところに手が届く」充実した機能群を強みとする(図1)。

図1 グループウエア「IntrameriT」
図1 グループウエア「IntrameriT」
Webベースでの申請・承認フロー、社員同士の円滑なコミュニケーションを実現するグループウエア製品。多彩な外部ツールと連携が可能で、BizChat(ビジネスチャット)やMicrosoft 365などともシームレスに連携可能
[画像のクリックで拡大表示]

 「加えて、IntrameriTのもう1つの特長は、多彩な外部ツールと連携できることです。例えば、当社製品のビジネスチャット『TCloud for BizChat』(以下、BizChat)や、『Microsoft 365』とシームレスに連携可能。これによって、社員はIntrameriTにアクセスさえすれば、多彩な業務ツールを一元的に扱える環境が実現できます。当社は、IntrameriT、BizChat、そしてMicrosoft 365のTeamsを、テレワークを支える“三種の神器”と位置付け、全社に展開することにしました」と小林氏は紹介する。これにより、3つの課題をまとめて解決できると考えたという。

「ツールありき」ではなく、社員の意識を変えることが大事

 こうして同社は、全社一斉テレワークを実現。その成果は冒頭で紹介した通りだ。IntrameriTの画面上で各種の申請・承認処理を行えるようにしたほか、上長は社員のプレゼンスやメンタルヘルスも把握できる。BizChatを立ち上げれば、常に社員同士がつながっていられる。ミーティングが必要であれば、同じ画面で即座にTeamsを立ち上げ、顔を見ながら会話することも可能だ。

 「ただ、単にツールを用意しただけでは成功することは難しかったでしょう。社員の意識が変わらなければ、どんなツールも使われず、宝の持ち腐れになってしまうからです。その点当社は、健康経営に関する専門チームを立ち上げ、トップダウンで改革を進めてきました。IntrameriTの掲示板で社長が頻繁に情報を発信したり、自ら率先してテレワークに移行したりすることで、徐々に『自分もテレワークしてみよう』という全社のムードができあがっていったのです。これは、テレワークを成功させる上でとても大事なポイントだと考えています」と五十嵐氏は強調する。

小林 正明氏

 5月25日の緊急事態宣言の解除を機に、これからはウィズコロナを前提とした新しい生活様式、新しい働き方が求められる。同社は引き続き、出社を必要最小限にとどめる働き方を継続していくという。「現時点でオフィスの人員は通常の3割以内に抑えていますが、IntrameriTを核とした仕組みにより、生産性は落とさずに済んでいます。社員の業務への影響はほとんどないと言っていいと思います」と小林氏は語る。

 また都築電気は、一連の取り組みの成果をソリューションとして体系化し、顧客への提供も開始している(図2)。自らの経験やノウハウを生かし、全社一斉テレワークを推進する企業を支援していく構えだ。「サービス提供だけにとどまらず、現場での利用促進、運用定着を図るためのメソッドなどもご提供しながら、お客様の働き方改革成功に向けて全力でサポートします」(五十嵐氏)。

図2 都築電気が提供するテレワーク関連ソリューション
図2 都築電気が提供するテレワーク関連ソリューション
記事で紹介したツール以外にも様々なソリューションを扱う。IntrameriTを核としたテレワーク環境の構築から運用を、一気通貫で支援することが可能だ
[画像のクリックで拡大表示]

 劇的に変化する状況に対しても、スムーズに業務のあり方をフィットさせた都築電気。同社の取り組みは、ウィズコロナ時代の働き方改革に挑む企業にとって、良い見本になるだろう。

社名
都築電気株式会社
創業
1932年5月1日
社員数
1,510人(2020年3月現在)
事業内容
金融、公共・文教、医療・福祉、流通・サービス、製造など多様な業種・業態の課題を解決するICTソリューションを開発・提供する。今年度より中期経営計画「Innovation2023」が始まり、お客様のDX対応や競争力強化を実現するイノベーション・サービス・プロバイダを目指すとともに、SDGs/ESG活動を通して、豊かな社会の実現に向けて取り組んでいる。同時に「明るく働きやすい魅力ある職場づくり」にも積極的だ。