人事総務部門も社員も喜ぶ
「Edge Tracker 年末調整申告」による電子化

MJS
営業本部 営業推進部
販促企画グループ 課長
河本 佳子

従来の年末調整業務は、一般に申告書類を作成し社員の人数分印刷して配付。社員が必要事項を記入した後回収し、チェックして給与システムに入力するという手順で行われている。しかしスムーズにいくことは少ないと、MJS 営業本部 営業推進部 販促企画グループ 課長 河本佳子氏は次のように語る。「年に1回の作業なので、記入の仕方を忘れて問い合わせが寄せられるため、その対応が必要です。また回収しても間違いや記入漏れがあれば差し戻して記入してもらわなければなりません。締め切りを設定しても遅れる人がいたり、拠点の場合はおおむね集まってから郵送で送られてくるため、チェックや入力作業はギリギリの日程で集中的に行うことになりがちです」。

「Edge Tracker 年末調整申告」は、このような課題を解決するクラウドサービスだ。申告書類はボタン1つで全社員に配付でき、チェック後の差し戻しもいちいち紙を送る必要がない。全員のステータスが分かるので、遅れている人には催促メールを送るなど、対策が容易に行える。

導入翌年以降は、前年のデータを流用して変わっているところだけを修正することができるので、社員にとっても非常に便利。分からないところはガイドが表示されるので、いちいち問い合わせなくても不明点は従業員で解決できる。年末調整は年によって計算方法が改定されることもあるが、「Edge Tracker 年末調整申告」は毎年の法改正にも対応するため、新しい計算方法に合わせた表示が可能。

保険料控除申告書入力画面

前年情報流用ボタン(赤枠内)をクリックすると、前年の情報が表示される。入力者は、変更がない箇所はそのまま流用し、必要な箇所のみ修正すればよい

PCだけでなくスマートフォンからもアクセスできるので、どこからでも入力可能。テレワーク中に出社して紙をもらう必要もない。電子化することで、大量の申告書をファイリングして物理的に保管する必要もなくなる。

クラウドサービスなので、導入は比較的簡単に行える。とはいえクラウドに詳しい人材が少ない中堅中小企業は、ハードルが高いと感じるかもしれない。その点MJSは全国に拠点を設置しており、担当支社が実際に訪問しての導入や、カスタマーサポートセンターが電話での問い合わせに対応するサポートを行っている。Microsoft Azureの強固なクラウド環境を国内で運用しており、セキュリティも安心だ。MJSの給与システムやERPとならデータ連携ができるので、税務署への申告までシームレスに行える。他社の給与システムでもCSV連携が可能だ。

「従業員800人、30拠点のある企業では、Edge Tracker 年末調整申告を導入することで、1人あたり40分かかっていた作業時間が8分に短縮。毎年393時間の工数削減を実現しました」(河本氏)

年末調整業務の電子化による工数削減例

年末調整業務のいずれのプロセスでも工数を大幅に軽減可能。この事例では、実に毎年393時間の工数が削減でき他の業務に回せるようになった

毎月必ず発生する給与明細の電子化も効果的

もう1つお勧めなのが、給与明細配付業務の電子化だ。給与明細配付は毎月必ず発生する業務。計算した給与データを人数分印刷し、仕分けて封入、配付しなければならない。特に注意を要するのが封入だ。センシティブな内容だけに間違いなく封入する必要があり、非常に気を使う。受け取る社員も紙の場合は出社が必要となる。テレワーク中は郵送で配付することになり、郵送コストも余分にかかる。

「Edge Tracker 給与明細参照」を使えば、印刷から配付までのすべての工程がほぼゼロに。明細データをクラウドにアップロードするだけで配付が完了する。社員もいつでもどこからでも閲覧できるので、明細をもらうために出社する必要がない。

河本氏は、「毎月必ず発生する給与明細の配付の電子化は、メリットを非常に感じやすいと思います。これを体感することで、次はここを電子化しようというアイデアが出てくるはずです」と語る。

「Edge Tracker」は、3カ月間の無料お試し利用が可能。実際に試してみて、便利さを確認してから導入を進めることができる。

今年1月以降、法定調書が100枚以上ある企業は電子化が義務化された。例えば、給与所得の源泉徴収票が100枚以上あればe-Taxまたは光ディスクなどにより提出する必要がある。「電子化は、“やりたい”から“やらなければ”に、既にフェーズが変わっています。この機会に先延ばしをやめて、手を付けやすい年末調整や給与明細配付などから取り組んでいただきたい」(河本氏)。

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株式会社ミロク情報サービス

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