資料の紹介

　DX大号令のもと、昨今では急速に事務のペーパーレス化が進む。ただし、すべての業務で紙が不要になるわけではない。代表的なのが、請求書や納品書など毎月発生する帳票類だ。通知書などもある。これらは相手先への発送を伴うが、個人情報を取り扱うだけに発送作業のミスは許されず、担当者には多大な負担がかかる。

　当然ながら、発送数が増えるほどヒューマンエラーは起こりやすくなる。解決策としては郵送代行などのアウトソーシングがあるものの、多くは、月次の繁忙期に一部の担当者がマンパワーでこなしているのが現状だろう。文書の封入・封かん作業は単純作業だけでなく、熟練を要す複雑なものもある。

　本資料では、帳票や通知書の封入・封かん作業を自動化するソリューションを紹介する。封入する文書と封筒を専用機にセットするだけで、1時間3500通以上の高速処理により封書を作成できるという。専用ソフトウエアと連携させ、宛先ごとに封入枚数が異なる場合も簡単に処理できるなど複雑なタスクもこなす。「毎月5人がかりで丸5日かかっていた作業が1人1日足らずで完了」といった導入事例も紹介する。