資料の紹介

　請求書や領収書など重要書類の受け渡しには、高齢者などにも確実に届けられるよう、現在でも郵送が使われることが多い。請求書などを送る際には圧着式はがきを使う方法もあるが、封書による郵送も今もって主流だ。封書にすれば複数の書類を一度に送れるなど、経済性や送付の自由度が大幅に高まるからだ。

　ただ封書の場合、顧客ごとに異なる請求書を間違いなく封入したり、お知らせの紙などを変則的に入れ込んだりする際、確実で細やかな封入・封かん作業が必要だ。このため、手作業で行っている事業所は多い。担当者にとっては、書類の仕分けや名寄せ作業、封入物のチェック作業なども生じるため、ストレスを含め大きな負担となる。経済性や自由度を高められる一方で、こうした封入業務をいかに効率化できるかは大きな課題だ。

　本資料では、封書の封入・封かん業務を大幅に効率化するためのソリューションをケーススタディー形式で紹介する。事例では、封入封かん機と、連動する帳票管理ソフトウエアを導入して、手動で丸2日かかっていた封入時間を2.5時間に短縮したといった成果が見られる。顧客や取引先に定期的に封書を送るすべての企業・団体などにとって、気づきにつながる情報だ。