資料の紹介

　経理業務の効率化は多くの企業で課題となっているが、例えば今でも紙の請求書を発行しているケースは少なくない。紙の請求書発行では、印刷・三つ折り・封入などの面倒な作業が避けられず、コスト面でも、請求書の印刷代・紙代、封筒代のほか、24年10月に値上げされた郵便料金などがかかってくる。

　紙の請求書発行を電子化すれば、システム利用料を差し引いてもコスト削減につながるが、システムの導入にもいくつかの注意点がある。その1つが、保存期間、真実性、検索性など、「電子帳簿保存法」の電子取引要件に対応していること。また、データがセキュアであることも欠かせない。万一の災害時などにも安心安全であることをはじめ、情報漏洩防止のために暗号化通信を使うといった機能が備わっていることが望ましい。

　そこで本資料では、請求書、納品書、支払明細書などの帳票を、電子で発行するクラウド型のシステムを紹介する。自社で使っている販売管理システムの帳票データやExcel作成の帳票データをアップロードし、Web発行・メール添付・FAX送信といった発行方法を選択するだけで、取引先の要望に応じて自動の割り振り発行ができる。さらに入金管理オプションにより、銀行からの入金データの取り込みや請求データとの照合が自動化できる。コストは、毎月500件の紙の請求書での業務と比べると年間約95万円が削減されるという。