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民間企業のための「マイナンバー」カンファレンス 2 REVIEW|86万人の給与業務の実績と知見をマイナンバー管理サービスに適用

ペイロール

86万人の給与業務の実績と知見を
マイナンバー管理サービスに適用

厳密な情報管理が求められるマイナンバー制度の開始まであとわずか。ペイロールは給与計算業務で培ったオペレーションの実績とノウハウを活かし、マイナンバー管理サービスを提供。委託企業の従業員との直接対応により、マイナンバーの収集・本人確認・管理に伴う業務負担を軽減し、業務コストや情報漏洩リスクなどの課題を解決する。

新たな業務コストや情報漏洩リスクなどの負荷を極小化

株式会社ペイロール
ソリューション本部
営業部 営業3課
課長
竹内 健

 ペイロールは給与計算業務専門のアウトソーサーとして、1990年代半ばに本格的に業務を開始した。北海道にBPOセンターを構え、現在、約240社・86万人に及ぶ従業員の給与計算業務を受託。さらに、給与計算だけでなく、従業員からの問い合わせもペイロールが窓口となって直接対応するなど、企業の業務負荷を軽減している。サービス範囲の広さや付帯業務への柔軟な対応、運用の信頼性など、独自のノウハウを培い、実績を積み重ねてきた。

 ペイロールのアウトソーシングサービスの特長は、従業員と直接対応することだ。一般的なBPOの場合、企業の管理部門を介してアウトソーサーとやり取りすることが多いが、「当社はできる限りお客様企業の従業員の方々と直接コミュニケーションを行い、給与計算や年末調整などに必要な情報を集めて処理しています。マイナンバー管理でも同様の取り扱いを実施します」とペイロールの竹内健氏は説明する。

 また、BPOセンターでは入力業務を行うエントリーセンターや年末調整センターなど業務ごとに集約し、大量のデータ処理を迅速かつ正確に行える体制を構築。マイナンバー管理についても専用のセンターを設け、大量処理によるスケールメリットを活かしながらコストを下げ、精度を高める方針だという。

 マイナンバー制度の開始を目前に、業務にどんな影響があるか分からない、個人情報のセキュリティが心配、従業員のマイナンバー収集に手間がかかるのではないかといった企業の声も聞かれる。こうした企業の懸念に対応するのが「マイナンバー管理サービス」である。「マイナンバー対応に関わる新たな投資、新たな業務コスト、新たな情報漏洩リスクを極小化し、業務負担を大幅に削減します」と竹内氏はマイナンバー管理サービスのコンセプトを述べる。

従業員との直接対応でマイナンバーを収集

 マイナンバー管理サービスは、ペイロールが従業員と直接対応し、マイナンバーの収集、登録、管理、各種書類への付記など、一連の業務を代行する。このため、人事部はマイナンバーに関わる業務負担のみならず、業務運用上の情報漏洩リスクも小さくなる。また、フルアウトソーシングにより、企業内にマイナンバーを保持せず、新たなシステムの導入や既存システムの改修が不要になるなど設備投資を回避できる利点もあるという。

 また、ペイロールではマイナンバー収集用に「回収キット」を用意している。従来から年末調整用に利用してきたキットのノウハウをマイナンバー管理にも適用する。具体的には、マイナンバーの利用目的を記載した送付状をはじめ、本人や扶養家族の情報を印字したマイナンバー申告書、送付用封筒などをキットにして全従業員に送付、回収を行う。

 本人確認は、申告書とともに通知カードのコピーを同封してもらい、BPOセンターで照合、チェックする仕組みだ。「キットの回収後はBPOセンターのスタッフとシステムを使って申告書の内容の検査・入力・判定を行い、不備がないようにデータ化します」と竹内氏は説明する。

マイナンバー管理サービス:マイナンバー回収キット
記載しやすくセキュリティーにもこだわったマイナンバー回収用のキットを用意している
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運用面とシステム面でセキュリティ対策を実施

 マイナンバー制度では「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」が規定されている。ペイロールではガイドラインに準拠したセキュリティ方針を作成し、マイナンバーセンターへの入室の制限・監視や、マイナンバーの保管・処分、アクセス制御などを実施するほか、スタッフのセキュリティ教育などを徹底している。また、マイナンバー業務を委託する企業側の監督責任を担保するため、外部の監査法人が作成する監査レポートを企業に提示する。

 システム面でも厳重なセキュリティ対策を実施。マイナンバーシステムは他のシステムと物理的に分離して管理するほか、マイナンバー用サーバーには従業員の氏名など個人情報を保管せず、ペイロールが独自に割り振るユニークナンバーで管理。このため、マイナンバー用サーバーを参照しても、個人を特定されることはないという。

 マイナンバー管理サービスは、キット発送・回収、登録、保管、利用、削除・廃棄などの基本サービスのほか、源泉徴収票の発行や企業の管理者(マイナンバー事務取扱担当者など)向けのツールを用意し、番号の閲覧や利用状況の照会なども可能だ。この閲覧にもログ管理やアクセス制御など、セキュアなシステム環境が用意されている。

 給与計算業務をアウトソーシングする企業の多くがマイナンバー管理サービスを併せて導入。さらにマイナンバー管理サービスのみ利用する企業もある。例えば、三井化学では「新たな投資と業務の増加を極小化すること」を基本方針に、本人確認を含め、ガイドラインの安全管理措置に準拠した形で外部委託できるマイナンバー管理サービスを採用。従業員とその扶養家族など約2万人のマイナンバー収集と、保管から廃棄までの運営・管理をペイロールが担う。

業務負担を大幅削減する運用イメージ
年末調整と同様に従業員との直接対応を実現し、課題を解決する
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 「当社では240社・86万人の給与計算処理で培った実績とノウハウがあり、マイナンバー管理でもセキュアで低コストの運用が可能です」と竹内氏は述べる。マイナンバー対応開始まで待ったなし。外部委託による効率的なマイナンバー管理・運用を検討してみてはどうだろうか。

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