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  • vol.1 ワークスタイルの多様化に対応する文書管理セキュリティ強化の“勘所”
  • vol.2 Any Place / Any Deviceのワークスタイル変革を促すPDFの真価

ビジネスの現場が抱える文書管理の課題 vol.2 コラボレーションの「利便性」と「ガバナンス」の両立が鍵を握る

Any Place / Any Deviceのワークスタイル変革を促すPDFの真価

時間や場所、特定のデバイスに縛られることなく、一人ひとりの社員が自律的に活躍できる働き方への変革が進む中、そこでやりとりされる情報(=電子文書)活用の利便性をいかに高めつつセキュリティのガバナンスを担保するか、的確なルールづくりと組織内のリテラシー向上が急務となっている。この課題に向けてAdobe Acrobatがビジネスにどのような貢献を果たしていくのか、具体的な解決策を交えながら解き明かす。

Any Place / Any Deviceのワークスタイル変革を促すPDFの真価

働き方変革を支える情報のあり方とは

近年、高度な機能を備えたスマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスが急速に普及し、多くの社員が持ち歩くようになった。また、多彩なクラウドサービスによって、どこにいても高機能なアプリケーションを利用し、組織や企業の垣根を越えたコミュニケーションを行える環境が整ってきた。

こうしたITの多様化・高度化は、時間や場所に縛られることなく、さらには特定のデバイスに依存することなく活躍できる働き方への変革を促している。この時代の流れに、もはや歯止めをかけることはできない。経営サイドとしては、こうした働き方変革による個人のエンパワーメント(自律性)の強化に積極的に取り組むことによってこそ、ビジネスのスピードアップや生産性向上といった自社の競争優位を獲得できると考えられる。

ただし、個々の社員の活動が“野放し”であってよいわけではない。社内外の多様な関係者間で行われるコラボレーションの利便性を高めつつ、そこでやりとりされる情報について、適切なセキュリティレベルにのっとったガバナンスを担保する必要がある。

この2つの要件を両立させるITインフラとして注目されているのがAcrobatなのだ。

閲覧環境の違いを問わない視認性を確保

まずコラボレーションの利便性を高める観点において、Acrobatの最大のアドバンテージとなっているのがPDFである。このフォーマットで作成された文書ファイルは、PCのみならず、スマートフォンやタブレット、あるいはクラウド環境での利用などにも対応。デバイスの機種やOS、運用プラットフォーム、閲覧ソフト(Adobe Reader)のバージョンの違いを問わず、常に同じ体裁による視認性を保つことができる。

WordやPowerPointなどのアプリケーションで作られたOffice文書のように、閲覧環境によってレイアウトが崩れてしまったり、フォントが正しく表示されなかったりといった不都合は起こらない。例えば、オフィスのPCで作成したPDF文書を外出先ではタブレットで表示し、プレゼンテーションやレビューを行うといった活用が可能だ。また、ファイル形式の変換や加工といった手間を一切かけることなく、社外の相手ともそのままファイルを受け渡すことができる。

なお、PDFは国際標準化機構(ISO)によって管理される正式なオープンスタンダードとなっているが、その一方でPDFであればどれも同じというわけではないことも知っておきたい。見た目は同じでも、PDFを作成するツールによって品質や信頼性、セキュリティレベルに大きな差が生じてくるのである。

Acrobatを使用した場合、国際規格(ISO 32000-1)に100%準拠した高品質のPDF文書を作成することが可能だ。こうしたことからAcrobatは、社内外に向けた情報発信のほか、コンテンツの長期保管にも対応したグローバル標準のソリューションとして、多くの企業に採用されてきた。Adobe Readerと組み合わせることで、PCやスマートデバイスなどあらゆるエンドポイントで確実に文書を閲覧することができ、多様な業務で安心して活用を進めることができる。

情報提供責任に対応したセキュリティの適用を

一方、作成したPDF文書のガバナンスを担保するため、Acrobatはどんな機能を提供しているのだろうか。

ここで認識しておく必要があるのが、「情報提供責任」という考え方である。社内はさておき、関係会社や取引先、顧客など社外の相手とのコラボレーションを推進するとなれば、インフラからエンドポイントまで一貫したシステムの機能によって、情報にガバナンスを利かせるのは不可能だ。したがってセキュリティのコントロールは、情報を提供する側が責任を持って、作成したコンテンツやファイルに対して行うことが必須となる。

とはいえ、ITのスキルレベルもリテラシーも大きく異なるすべての社員に、複雑なセキュリティポリシーを順守させることは困難を極める。裏を返せば、「いかに簡単な操作によって、セキュリティポリシーを徹底できるか」が、手元を離れて流通した以降も情報のガバナンスを担保する上での最重要ポイントとなる。

このニーズに応える様々な機能がAcrobatには備わっているのである。例えば、「アクションウィザード」と呼ばれる機能を利用することで、複雑なセキュリティポリシーをひとかたまりのアクションとして定義できる。これにより各ユーザーは、作成したPDF文書に対して、適切なセキュリティポリシーをワンクリックで自動適用することが可能となる。

こうしたAcrobatの使い勝手の良さとセキュリティガバナンスツールとしての機能が高く評価され、全社包括契約を結ぶ企業が増えている。とある全社包括契約を結んだユーザー企業では、社内のAcrobat普及率が1.5倍に増加した。

全社包括契約が急速な伸びを見せているもう1つの背景としては、コストメリットの改善も大きい。各部門がAcrobatを個別に導入する場合、IT部門側でのライセンス管理は非常に煩雑になり、その棚卸しやライセンスの追加購入にも相応のコストがかかってしまう。これに対して包括契約であれば、IT部門はユーザー追加に伴うコスト増を気にすることなく、そもそもライセンスを管理する必要もない。ユーザー側でも、最新のバージョンをいつでも好きなときに使うことができる。

Acrobatをよりシンプルに導入/活用できる環境が整ってきたのである。

Acrobat活用の“実際”を解き明かす

Office製品との完全な統合を実現

経営層が情報セキュリティの重要性を認識し、ポリシーを設定しても、それを実現するツールの使い勝手が良くなければユーザー側に徹底することは難しい。Acrobat XI Proをインストールすれば、Office製品と完全にインテグレートされ、プラグインメニューの1つとして表示される。PDFを作成するのに別のアプリケーションを立ち上げる必要はない。これにより、少ないステップで会社のポリシーに準拠したPDFをOffice文書から簡単に作成することができる。

一方、既存のPDF文書をWordやExcelなどで編集できる形式に変えて簡単に書き出すことも可能。レイアウトや書式も維持されるため、再設定の手間も不要だ。

Acrobat XI Proをインストールすると、Office製品のメニュータブにAcrobatの項目が表示される
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手元を離れたPDF文書にもガバナンスを利かせる

Acrobatであれば、「情報提供責任」の考え方に沿ってPDF文書のセキュリティをコントロールすることが可能だ。すなわち、手元を離れて相手に渡ったPDF文書についても、しっかりガバナンスを利かせて、情報漏えいや改ざんを防ぐことができる。

例えば、個人情報などの機密を含むPDF文書について「印刷を許可しない」、あるいは契約情報や財務情報などを含むPDF文書の「編集(変更)を許可しない」といったセキュリティ設定を、権限パスワードを使って簡単に行うことができる。

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作成したPDF文書にセキュリティポリシーを自動適用

セキュリティポリシーを利用し、一連のセキュリティ設定をひな型として登録しておくことができる。これにより、次回からはリストから選択するだけで、簡単に適切なセキュリティを適用できるようになる。例えば、「社内用」「公開用」など用途に応じてセキュリティポリシーを保存しておくことで、目的に応じて簡単にセキュリティを使い分けられる。セキュリティポリシーは、アクションウィザードを利用して簡単に作成できる。

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