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仕事の無駄をICTで減らし、同時に「ICTの無駄」を減らす方法

【解説記事】
仕事の無駄をICTで減らし、同時に「ICTの無駄」を減らす方法

ICT(情報通信技術)、すなわちコンピュータと通信ネットワークは、もともと合理化のツールであった。今日においても、受発注の自動化や在庫圧縮など合理化・効率化のためにICTを利用する余地は充分にある。同時にICTそのもののコスト削減に取り組まなければならない。

谷島 宣之(やじま・のぶゆき)
日経BPビジョナリー経営研究所 上席研究員 兼 日経BPイノベーションICT研究所 上席研究員

1985年から日経コンピュータ誌の記者。日経ウォッチャーIBM版記者、日経ビズテック編集委員を経て、2007年から日経ビジネスオンライン、日経コンピュータ、ITproの編集委員。2009年1月から日経コンピュータ編集長。2013年1月から現職。一貫して経営や事業とITなどの技術の融合に関心を持つ。著書に『ソフトを他人に作らせる日本、自分で作る米国』がある。プロジェクトマネジメント学会員、ドラッカー学会員。

 「ICT(情報通信技術)には新しいビジネスを生み出す力がある。経営戦略のなかで利用を考えるべきもので、単なる合理化ツールではもはやない」

 「企業はICTに投じている費用を回収できていない。スマートフォンやタブレットを社員に持たせると、かえって生産性が落ちてしまう。むしろ“ICTを断つ”ことを検討したほうがよい」

 ICTの利用に関して、こうした指摘を時折目にする。経営者としては迷うところだ。「ICTで前向きな取り組みが本当にできるなら検討してもよいが、ICT依存の弊害を指摘されるとその通りと思ってしまう」。この辺りが多くの経営者の本音であろう。

ICTの“減らす効果”を過小評価してはならない

 ただし、紹介した二つの指摘は正反対の指摘のようだが共通点がある。「減らす」ツールとしてのICTを過小評価していることだ。この点は注意すべきである。

 前者の指摘は、新事業の創出や現場の活性化といった「増やす」効果を強調するあまり、ICTによるコスト削減はやり尽くしたかのような印象を与えかねない。後者の指摘は、喧伝されているICTの利点より欠点のほうが多いと断じているが、利点を数え上げるときに「減らす」効果を入れていないことが多い。

 ICTは魔法の杖ではないから利点と欠点がある。利点は減らすことと、増やすことである。ICTはもともと、自動化やコスト削減のために企業で使われ出したものだが、「減らす」取り組みはまだまだある。

 営業担当者にモバイル機器を持たせ、社外にいても見積書を取り出せるようにする。テレビ会議を使って遠方の顧客と対話する。営業担当者の無駄な移動時間を減らせ、直行直帰が可能になり、時短につなげられる。

 複数の店舗や取引先にある製品の在庫状況をどこからでも確認可能にして、販売機会の損失と在庫を減らせる。取引先との受発注をEDI(電子データ交換)を使って自動化すれば、受発注に伴う人手による確認作業やデータ入力作業をなくせる。

 一方、増やす効果は減らす効果に比べると見えにくいところがあるものの、インターネットを使った販売を取り入れることで売り上げを伸ばしたり、顧客からの問い合わせに担当者だけではなく情報システムで自動応答することで、1日に対応できる顧客数を増やしたりできる。

 以上の減らす効果と増やす効果を足し合わせ、そこからICTにかかるコスト、欠点を補うためのコストを引き、プラスになるならICTにお金を投じるべきである。欠点を補うためのコストとは、例えば情報セキュリティ対策など「守る」ためのものである。

 ちなみに「スマートフォンやタブレットを社員が見てしまい、仕事に集中できなくなる」というのは、ICTの問題というより社員の姿勢の問題であって、ICTを断てば解決するわけではない。

「減らす」におけるICT利活用

ICTにおいても“まとめ買い”は有効

 技術革新によってICTの価格性能比が飛躍的に上がったとはいえ、無償でICTを使えるわけではない。ICTを使ってビジネスの無駄を減らしつつ、ICTそれ自体にかかるコストを減らしていくことが求められる。

 ICT利用にかかるお金は、コンピュータや通信ネットワーク、ソフトウエアパッケージなど価格が付いている製品やサービスを買うお金と、業務に合ったソフトウエアを専門会社に依頼して開発してもらうためのお金に大別できる。

 製品やサービスの場合、通常の購買と同じであり、まとめて購入すれば安くできる。部門ごとにパソコンを買っていたなら一括購入する。事業所ごとに別々のインターネット接続サービス会社と契約していたなら一本化する。

 ソフトウエア製品については事情が少々複雑になるが、コンピュータハードウエアや通信サービスの場合、最新の製品やサービスになればなるほど価格性能比が向上しているから新しいものをまとめて買うことで、月々のリース料やサービス料を現状通りか、あるいは減らしつつ、しかも処理性能や通信速度を引き上げることができる。

 もっとも、経営者が「ICTは金食い虫」と言うときは、ソフトウエアを指していることが多い。パッケージソフトの保守料金や切り替えにかかる費用、開発を委託した場合にしばしば起きる対価の増大、といった点が槍玉に上がる。残念ながら、こちらについて費用を抑える特効薬は無い。まずは「ICTで何をするのか、目的をはっきりさせてから発注する」といった基本を守ることからである。

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