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今さら聞けないICTキーワード グループウエア

今さら聞けないICTキーワード
グループウエア

 グループで協力して仕事を進めるために情報共有化を図るソフトウエア。組織の生産性向上を狙い、会社や部門、取引先などグループ単位で導入する。1人1台のパソコン環境が2000年ごろから広まると、グループウエアはそれに歩調を合わせて急速な勢いで浸透した。最近はスマートデバイスの普及に伴い、スマートフォンやタブレット端末にも対応したグループウエアが増え始めた。

 グループウエアには「この機能がなければならない」という厳密な定義はないため、製品ごとに機能に若干の違いはあるが、文書管理、メール、行動予定表(スケジュール管理)、掲示板、設備予約といった機能が代表的なものだ。このうち、行動予定表と掲示板はほとんどの製品が備えている機能だ。

 行動予定表はグループで共有するスケジュール帳のようなものである。社員一人ひとりが「いつ」「どこで」「誰と」「どんな予定があるのか」を入力して社内に公開する。突発的なトラブルの発生で担当者に緊急連絡する際にも予定表に行き先などが書き込まれていれば、それを頼りに効率的に連絡できる。会議の必要性が生じたときなどには、グループウエアの行動予定表を見れば、全員の予定が一目瞭然に分かる。

 一方、掲示板は社員に知らせるべきことを書き込むホワイトボードのようなものだ。通達事項を書き込んだり、特定のプロジェクトに携わるメンバーに限定して関連情報を知らせたりするといった使い方ができる。グループウエアを導入すると、毎日の報告や連絡がスムーズになる。

SNS文化を企業に広める武器にも

 グループウエアによって得られる効果はそれだけではない。社員個人がバラバラに持つ知識や経験を社内で共有して、創造的な仕事につなげるナレッジマネジメント(知識管理)の実現にもグループウエアは威力を発揮する。「三人集まれば文殊の知恵」ということわざの通り、一人では到底対処できなかったことでも同僚や仲間の知識やノウハウを拝借することで的確な行動がとれるようになる。

 成功した営業活動のプレゼンテーション資料や最新の製品カタログなどをグループウエアに登録し、関係者全員が参照するといった使い方はその一例だ。会議そのものをグループウエア上で進めたり、届出文書の提出やりん議の回覧などもグループウエア上で処理している企業もある。

 ナレッジマネジメントによって、日常のビジネス活動で得た経験則やノウハウである様々な「知識(ナレッジ)」をうまく再利用できれば、顧客からの問い合わせに素早く対応したり、製品開発力の強化やサービスの向上にもつなげたりすることができる。

 とりわけ仕事のアイデアは画期的なものになればなるほど雑談といった何気ない会話の中から生まれるという傾向がある。この点に着目し、気軽に情報交換できる場をイントラネット上につくり出す社内SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)が最近脚光を浴びている。社内SNSは個人向けに普及したSNSを社内向けに改良したものだ。SNSには、誰もが自由に自分の考えを書き込み、それに他人がコメントを付けられる、といった気軽さがある。この文化を企業に採り入れることで、社員の自発的な利用が期待できる。そのため、普段の職場と異なる場所や人間関係による刺激が効果をもたらす社内SNSの機能を採り入れるグループウエアが増えている。

情報共有化を推進するグループウエア

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