なぜ利用されない? なぜ失敗する?スマートデバイス活用の処方箋

「守り過ぎ」や「リスクの恐れ過ぎ」は失敗のもと セキュリティと利便性の両立が活用のカギ新しい使い方を試みるも攻めきれずに失敗!現場ニーズを満たした利用環境を構築せよ

新しい使い方を試みるも攻めきれずに失敗!現場ニーズを満たした利用環境を構築せよ

新しい活用法が見いだせない典型的なパターンとは?

失敗例その1目的のない導入で“宝の持ち腐れ”で終わってしまう

企業は社員の生産性向上や業務改善、あるいはワークスタイルの変革を目指して、スマートデバイスを導入する。しかし新しい使い方を模索するものの攻めきれずに失敗するケースが後を絶たない。

その1つが利用目的を明確にしないまま導入したことにより、使われなくなってしまうケースだ。「ライバル企業が導入したから」「トップの鶴の一声で」といった理由で導入すると、失敗プロジェクトに陥りやすい。

ある企業では、スマートデバイスを役職者のみに配布した。スマートデバイスはコンシューマー向けのデバイスだが、誰もがすぐに使いこなせるわけでもないし、役職者の場合その必要性を感じていない人もいる。その結果、Webの閲覧やニュースアプリの利用にとどまってしまい、中には数回使ったきり会社の机の中にしまいっぱなしの人もいたという。

失敗例その2使い勝手が悪ければ手数が増え、業務効率も高まらない

せっかくのスマートデバイスの導入が逆に業務の“足かせ”になってしまう場合もある。持ち歩くデバイスの数がさらに増えてしまい、それらの間でデータをやり取りする手間がかかるようになるケースはその代表例だ。

外出の多い営業担当者は、PCや携帯電話、個人のスマートフォンを持ち歩いている場合が多い。そこに最近、支給されたタブレット端末が加わるようになった。資料提示などの場面で利便性は高まったものの、持ち歩く機器は増え、PCと連携してデータを移行させるといった手間が発生。さらに、どこに必要なデータがあるのか複数のデバイスを探すことも増えた。複数の機器を使い分けなければいけない利用環境では、煩雑な業務フローを発生させてしまう。それを回避するには、単にデバイスを渡すだけでなく、デバイス間のデータ共有の仕組みやデータ管理のルールを整えておく必要がある。

また、保守員をはじめとしたフィールドワーカーの中には、作業現場をデジカメなどで撮影。事務所に持ち帰って、撮った画像データをサーバーにアップするという作業フローを行う担当者も少なくない。

こうした際、デジカメの代わりにスマートデバイスのカメラ機能を利用すれば、持ち歩くデバイスの数を減らすことができる。しかし、単にデジカメの機能をスマートデバイスに置き換えるだけでは、保守員の負担はほとんど変わらない。

スマートデバイスからセキュアに社内のサーバーに接続できる環境があって、はじめて、保守員の負担を軽減できる。事務所に持ち帰る手間がなくなり、スマートデバイスの盗難・紛失、悪意ある従業員による改ざんの心配もない。このような後工程のセキュリティや作業効率までを考慮しなければ、従業員がスマートデバイス本来の利便性を享受し、業務効率を高めていくことはできない。

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ユーザーの利便性とセキュリティを両立するKAITOシリーズ

従業員にスマートデバイスの活用を促し、業務効率を高めてもらうためには、セキュリティを担保しつつ、使うメリットを感じてもらうための仕組み作りが必要だ。もちろん導入コストを抑えることも考えなければならない。

株式会社ジェーエムエーシステムズ 事業企画部 プロダクト企画グループ 統括マネジャー モバイルソリューション部 部長代理 中居 郁氏
株式会社ジェーエムエーシステムズ 事業企画部 プロダクト企画グループ 統括マネジャー モバイルソリューション部 部長代理 中居 郁氏

こうした課題を解決するために多くの企業や組織が活用しているのが、ジェーエムエーシステムズ(JMAS)の提供するセキュリティ製品群「KAITOシリーズ」だ。スマートデバイス用のセキュリティブラウザ「KAITO セキュアブラウザ」、スマートデバイス用カメラの「KAITO セキュアカメラ」、スマートデバイス用ボイスレコーダの「KAITO セキュアレコーダ」の3つをラインアップ。スマートデバイスのセキュリティを担保しつつ、利便性を高めることを支援している。

「KAITOシリーズは、スマートデバイスのセキュアな利用環境を提供するとともに、エンドユーザーの利便性を高めるという2つのメリットを同時に提供する製品群です。既存のシステムに変更を加えるなどの大きな投資は不要で、会社支給の端末、個人所有の端末(BYOD)のどちらでも利用することができ、IT部門の運用負荷の増加を最小化することができます」とJMASの中居 郁氏は説明する。

まず注目したいのは、マルチOS対応で、スマートデバイスごとのOSの違いや機種の違いを吸収してくれる点。これによりデバイスごとに業務アプリやUIを作り込まなくても済む。

次に使い勝手にも優れる。エンドユーザーは利用する端末にアプリをインストールするだけで利用可能。UIや機能がシンプルであるため、教育コストもかからない。まずは特定部門から利用を始め、使い勝手を実感した上で全社展開、さらには他のグループ企業へと利用を拡大していくというロードマップも描きやすい。低コストかつスピーディに、スモールスタートを切りたい企業にとっては有効なソリューションの1つだといえるだろう。

例えばKAITO セキュアカメラやKAITO セキュアレコーダを利用すれば、スマートデバイスで撮影した画像データや録音した音声データを、安全かつ確実にサーバーに転送し、保管/管理することができる。もちろんデバイス側にデータは残さないので、万が一スマートデバイスを紛失した際や不正アクセスを受けた際でも、情報漏洩を心配する必要はない。

「撮影した画像データは、我々のKAITO Secure Transferという非同期セキュア通信技術(特許申請予定)を使ってスマートデバイスから直接サーバーに転送されるので、仮に送信途中で通信が切れても、電波状態が復帰すると同時に転送を再開します。もちろん、データの改ざんや盗難の心配もありません」とJMASの西森 厚心氏は話す。先述したフィールドワーカーによる作業現場での写真撮影の例でいえば、KAITO セキュアカメラを利用することで、わざわざ事務所に戻ってスマートデバイスにケーブルをつなぎ、PCやサーバーにアップするという手間が一切不要になるわけだ。音声データの場合は、KAITO セキュアレコーダを利用すればよい。

また「社外からCRMやSFAといった機密性の高い情報を閲覧したい」「業務の関係のないサイトとの接続を制限したい」という場合はKAITO セキュアブラウザが有効だ。KAITO セキュアブラウザは、iPhone/iPad/Android/Windowsに対応したスマートデバイス専用のWebブラウザ。2016年6月30日時点で460社/66,000ライセンスという導入実績を誇る。

「現在のKAITOシリーズは、ブラウザ、カメラ、ボイスレコーダなど、以前からあるツールに“セキュリティと利便性を付加する”というコンセプトで開発してきたものです。現在では、メール、チャット、ストレージの開発を進めていますが、こうしたKAITOシリーズの各製品を組み合わせてご利用いただくことで、現場の皆様の業務はより便利になり、かつ安全に運用していただくことが可能になると考えています」(西森氏)。

図:KAITO セキュアカメラの概要

KAITO セキュアカメラは、撮影した画像データを分割/暗号化し、一旦スマートデバイス内に保管、サーバーへの転送後に自動削除する。これにより万一の端末紛失時や盗難時にも情報漏洩の心配はない。また撮影対象にマスクをかけた状態で撮影したり、撮影後に手書き文字などを書き加えたりすることもできる

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KAITOシリーズの活用で業務効率の大幅アップを実現!

株式会社ジェーエムエーシステムズ 事業企画部 プロダクト企画グループ マネジャー 西森 厚心氏
株式会社ジェーエムエーシステムズ 事業企画部 プロダクト企画グループ マネジャー 西森 厚心氏

KAITOシリーズを利用して、実際に業務効率の向上を果たした企業も多い。

例えばある保険会社はその一例だ。一般的に保険の外交員は、顧客に新たな保険商品を提案する際、既に加入している全保険のコピーを提供してもらい、それらを勘案して最適な商品を提案するというプロセスを踏む。しかし顧客によってはコピーを取ってくれなかったり、また、外交員自身が受け取ったコピーを落とすリスク対策も必要だ。

「そこでこのお客様はKAITO セキュアカメラを導入。外交員の方のスマートデバイスで保険証券を撮影してもらい、会社側のサーバーに転送して保管するという仕組みを完成させました。撮影した画像データは、スマートデバイス内に残ることはなく、改ざんされる心配もありません。かつ安全なネットワークを介してサーバーに転送、保管されるので、コンプライアンスの観点からも安心です」(中居氏)

また顧客に商品の説明をする際、担当者が正しく説明できたかを記録し、保存しておくためにKAITO セキュアレコーダを利用する企業も多い。例えば、金融商品や不動産の契約のようなケースでは、適正な説明が必須な場合があるからだ。KAITO セキュアカメラの利用時と同じく、スマートデバイスで録音された音声データは、セキュアにサーバーに転送・保管され、改ざんの心配もない。

KAITO セキュアカメラやKAITO セキュアレコーダを使って、同様の仕組みを構築し、ワークスタイル変革に利用する企業もある。外出先から必要なデータを送ることができるのであれば、わざわざ会社に戻る必要もなくなるからだ。

さらにKAITO セキュアブラウザを採用し、社員の会社に対するエンゲージメントを高めた企業もあるという。

「あるシステム開発会社様では、システムエンジニアの人たちが顧客先に常駐し、社内に戻るのは週に1回、2時間だけというような場合が多々あります。セキュリティを守るために、社外からの社内掲示板などへのアクセスを不可にしている企業もあり、その際には顧客先にいる人と社内で働いている人との“情報格差”は広がる一方です。そこでKAITO セキュアブラウザを導入し、顧客先にいるエンジニアの人たちも自分のスマートフォンなどを使って社内の情報にアクセスできるようになり、全従業員が同じスピード感で、同じ情報に接することができるようになりました。これによって、従業員同士のコミュニケーションも活性化したと聞いています」(西森氏)

さらに今まで営業担当者がPC、携帯、タブレット端末、ICレコーダ、デジタルカメラを持ち歩いていた状況を、KAITOシリーズを採用し、スマートフォン1台に集約した企業もあるという。

「それまで各端末を用途ごとに使い分けていましたが、スマートフォンにも録音機能やカメラがあります。それができなかったのは、セキュリティポリシーをデバイス横断で統一できなかったから。KAITOシリーズであれば、端末にデータを残さず、OSやデバイスの違いを意識しないで済むためこうした運用が可能になったのです」と中居氏は話す。

従業員にスマートデバイスの活用を促し、業務効率を高めてもらうためには、使うメリットを感じてもらうための仕組み作りが必要だ。BYODの導入を検討する企業も増えているが、別途セキュリティ対策としてMDMなどを導入し、全従業員の端末に専用アプリを入れる必要があるなど、その管理方法に抵抗感を感じる人も少なくない。配布端末/BYOD端末の違いを意識することなく、安全かつシンプルなスマートデバイスの利用をどう実現するか――。これを可能にする1つの解が、KAITOシリーズなのである。

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